De horecabranche was lange tijd 'digibeet'. Nu de grotere ketens koersvast de efficiëntie aan het verhogen zijn door middel van automatisering, gaan ook de middelgrote en kleinere bedrijven overstag. Langzaam weliswaar, maar die lage automatiseringsgraad is eigenlijk een 'blessing in disguise'. Dat meent althans Peter Zwakhals van het bedrijfschap Horeca en Catering. Zwakhals: 'Daardoor zijn er binnen de horeca veel minder problemen te verwachten dan in branches die al veel langer geautomatiseerd werken.'
Hospitality Management columnist Ewout G. Hoogendoorn was in de vorige uitgave somber gestemd over de innovatiedrang van de kleine hôteliers: zij zien volgens hem onvoldoende het belang in van automatiseren. Tegen zijn principes in overwoog hij zelfs te pleiten voor een overheidsbemoeienis teneinde de automatisering te stimuleren.
In de typisch Nederlandse politieke traditie van corporaties (waarin werkgevers en werknemers de vraagstukken samen moeten oplossen) nam het bedrijfschap Horeca en Catering, samen met Koninklijk Horeca Nederland, in 1993 de rol van 'afdwinger' op zich nam, want sinds begin dit jaar heeft het bedrijfschap het project Automatiseringsservice Horeca (AsH) verzelfstandigd. 'Na de introductiefase en de groeifase van de Automatiseringsservice Horeca, acht het Bedrijfschap als initiatiefnemer de tijd rijp om de individuele advisering over te laten aan de markt,' klinkt het optimististisch in de AsH Nieuwsbrief van april van dit jaar.
Fasen
Volgens het rapport Automatisering In de Horeca (Zoermeer, juni 1996) steeg de automatiseringsgraad van 16% in 1991 tot 42% in 1996. Dat lijkt een forse sprong voorwaarts, maar ‑ zo relativeert het rapport meteen ‑ er moet geconcludeerd worden dat voor de automatiseringsgraad, inclusief de kasregisters, de groei eruit is. Zo'n 25 tot 30% van de horecabedrijven ‑ vooral de kleine ‑ blijkt niet vatbaar voor enige vorm van automatisering.
Dat zijn toch al gauw zeven‑ tot negenduizend bedrijven. Het bedrag dat tussen 1994 en 1996 geïnvesteerd werd, was gemiddeld ruim 18.000 gulden. 'In dat beeld is niet veel verandering gekomen,' zegt Peter Zwakhals. Hij is een nieuw onderzoek naar de automatiseringsgraad aan het afronden. 'Je kunt bij automatisering eigenlijk drie fasen onderscheiden. Per bedrijfsonderdeel wordt ontdekt wat de voordelen zijn van automatisering, maar ieder onderdeel draait nog los van elkaar. De laatste jaren zijn met name de financiële administraties en de food & beverage afdelingen geautomatiseerd. In de tweede fase vindt er een interne integratie plaats. Tijdens de derde fase worden computersystemen ook gebruikt om extern mee te communiceren. Je ziet dat veel van de middelgrote bedrijven nu in de tweede fase beland zijn. Een deel van de grotere ketens zit al in fase drie. Er zijn dus verschillende gradaties van automatisering die zich tegelijk afspelen. De achterstand die de branche had, blijkt nu een voordeel te zijn. Het ziet er bijvoorbeeld naar uit dat het millenniumprobleem door de relatief nieuwe hard‑ en software bij de meeste horecabedrijven minder groot is dan in andere branches.'
Hoewel het verzelfstandigde AsH Bureau nu zorgt voor de praktische ondersteuning van horecabedrijven die willen automatiseren, blijft het bedrijfschap wel actief op het onderzoeksvlak. Het 'pilotproject' in hotel Figi te Zeist bijvoorbeeld, was bedoeld voor het onderzoeken van het millenniumprobleem. Het bureau Beerenschot inventariseerde bij de diverse horecafuncties van dit hotel (hotel, restaurant, café, zaalverhuur, et cetera) tachtig millennium gerelateerde aspecten, waarvan dertig tot veertig urgent. De 'millenniumbug' kan toeslaan in liften, pc's, telefooncentrales, enzovoort. Een checklist voor horecabedrijven is in de maak. Een nieuw onderzoek naar de mate van automatisering van horecabedrijven wordt dit najaar gepresenteerd.
Beurs
Het Millennium Platform heeft berekend dat de kosten van de eeuwwisseling voor bedrijven tot twintig werknemers gemiddeld 22.000 gulden kost. Een ander probleem dat ook een relatie heeft met automatiseren, is natuurlijk de komst van de euro. Dat is een softwarematig relatief eenvoudig op te lossen probleem, maar moet toch niet onderschat worden.
In het Mercure Hotel in Nieuwegein vindt op 16 november van 10.00 tot 17.30 uur wederom de AsH beurs plaats. AsH staat voor Automatiseringsservice Horeca. Dit jaar is deze beurs klein en overzichtelijk van opzet. De kern van de beurs wordt gevormd door de AsH horeca‑automatiseringsleveranciers die onder auspiciën van het bedrijfschap Horeca en Catering zijn beoordeeld op kwaliteit, service en continuïteit. Zij mogen het keurmerk AsH dragen.
Nieuw dit jaar is het AsH Theater waarin een doorlopend programma wordt gepresenteerd over de nieuwste automatiseringsontwikkelingen in de horeca en over actuele automatiseringszaken zoals het millennium, de euro, beveiliging, Internet en kostenbeheersing middels automatisering. Het programma bestaat uit aparte sessies voor hotels, restaurants, fast food, café/bars en discotheken.
Hoofdthema van het AsH Theater is 'De baas over uw bedrijfsautomatisering.' Het programma wordt gepresenteerd in de vorm van interviews, afgewisseld met korte productpresentaties. Zaken als de euro en het millennium worden op een praktische wijze behandeld.
Grote achterstand
'De overgang naar de euro is nog maar één van de problemen waar de horecabranche tegenaan loopt,' zegt Jan Hoek van automatiseerder Datavision International. 'Ook daarover wordt, net als over het milleniumprobleem, te licht gedacht.' Hoek is niet echt optimistisch over de automatisering binnen de horeca: 'Datavision is al vanaf 1979 actief in de hotelautomatisering, maar we opereren ook in andere sectoren. Dan zie je dat daar heel anders over automatisering wordt gedacht. Een recent onderzoek maakte duidelijk dat de horeca, samen met de landbouwbranche, het verst achter loopt als het gaat om automatiseren. Dat geeft te denken.'
De bedrijfscultuur in de horecabranche brengt volgens Hoek met zich mee dat automatisering niet echt leeft. 'Het is een "peoples business". Er wordt gedacht vanuit de gast. Daardoor is er een lange traditie van improviseren. En eigenlijk is dat nergens voor nodig. Veel processen binnen een hotel kunnen voor 80 tot 90 procent vastgelegd worden in een protocol. Automatisering is daarbij essentieel. Daarnaast worden veel hotels op een intuïtieve manier bestuurd, een soort "management door rond te lopen". Het managementteam vertrouwt ‑ vaak terecht‑ op de expertise van de verschillende afdelingen en geeft ze grote zelfstandigheid. Dat betekent dat ‑ als er al geautomatiseerd wordt ‑ iedere afdeling z'n eigen systeempje uitzoekt.'
Men communiceert dus niet onderling. Men blijft improviseren. Hoek: 'Terwijl alleen al vanuit een rendementsoogpunt een geïntegreerd automatiseringssysteem zich binnen korte tijd terugverdient. We hebben het over een rendementsverbetering van minstens vijf procent. In de praktijk hebben we ervaren dat het nog veel hoger is.'
Geïntegreerde automatisering levert niet alleen geld op. Het verhoogt ook de efficiëntie van de bedrijfsvoering, meent Hoek. 'Op het moment dat je als managementteam overzicht hebt op alles wat er gebeurt in je hotel, kun je de foutenmarge minimaliseren en de efficiëntie verhogen. Je kunt afdelingen veel beter aansturen, duidelijker doelen stellen en je mensen eenvoudiger motiveren. Afdelingen weten onderling ook veel beter van elkaar wat ze doen. Misschien is dat wel een van de redenen dat de automatisering in de horecabranche zo traag verloopt. Als je van elkaar weet wat je doet, kun je elkaar op fouten aanspreken. Zolang het eilandjes zijn met elk hun eigen software komt dat niet aan de oppervlakte. En zolang hotelscholen weinig aandacht blijven besteden aan automatiseren, blijft die improvisatiecultuur bestaan.'
Te laks
Of onder de druk van het milleniumprobleem en de invoering van de euro de automatisering een impuls krijgt, betwijfelt Jan Hoek. 'Het milleniumprobleem is al sinds het begin van de jaren '80 bekend. Onze software is allemaal "2000 compliant". Maar horecabedrijven kunnen veel automatiseerders in de ogen kijken en zeggen dat ze als leverancier gefaald hebben. Er zijn immers zoveel onderdelen in een hotel die beïnvloed worden als het jaar 2000 aanbreekt. Tot aan de ovens toe. Je bent inderdaad al gauw zo'n 20.000 gulden kwijt om al die problemen te voorkomen. Maar bij wie moet je aankloppen om dat probleem op te lossen? Automatiseerders die al die jaren niet‑millenniumproof software leverden, hebben nu enorme wachtlijsten. Ik weet niet of die nu echt staan te trappelen om een kleine branche ‑ qua automatisering ‑ als de horecabranche meer prioriteit te geven.'
Hoek denkt dat invoering van de euro de automatisering eerder zal belemmeren dan bevorderen: 'De automatiseringsgraad is het hoogst bij de financiële administraties. Maar de software daar is vaak niet geschikt voor omrekenenen. Om die daarvoor wel geschikt te maken, heb je automatiseerders nodig met lange wachtlijsten. Veel horecabedrijven zullen dus noodgedwongen een nieuw systeem aanschaffen. Dat is een ad hoc besluit dat onder de druk van de omstandigheden genomen wordt. Tijd om na te denken over hoe het kasregister deel kan uitmaken van een geïntegreerd automatiseringssysteem is er dan niet.'
Auteur: Jossi Batlen
HM30JAAR HM301998
