Wanneer in januari 1998 de inkooporganisaties van Best Western Hotels (Fanové, voorheen Progros) en de Bilderberg Hotels & Restaurants besluiten gezamenlijk de inkoop te gaan verzorgen, ontstaat een grote en voor leden en leveranciers aantrekkelijke inkooporganisatie. In dit artikel laten we drie leden en leveranciers aan het woord over de samenwerking en de beoogde effecten. En een reactie hierop van Marcel Knols, directeur van Best Western Hotels Nederland.
Ellen Witte, sinds september 1998 als inkoopmanager betrokken bij het samengaan van de twee inkooporganisaties: 'Wij zijn begonnen met een inventarisatie waarbij wij een exact beeld wilden krijgen van de inkoop van onze leden versus de Bilderbergleden. Je ziet de verschillen; zij hebben hun eigen producten, maar het aardige is, dat ze elkaar niet bijten. Met allerlei aanpassingen brengen wij steeds meer structuur in de organisatie. We bezoeken daarvoor de hotels, en kijken wat de wensenpakketten zijn. Je ziet vanzelf wat ze met elkaar gemeen hebben. De inkooporganisatie telt op dit moment 69 leden, bestaande uit Bilderberg, Best Western en individueel aangesloten leden.'
Martina de Groote, hotelmanager en bedrijfsleider van Best Western De Giraf Hotel en Conferentiecentrum: 'We zijn nu ruim een jaar bij Best Western aangesloten en waren voorheen zelfstandig. Vanaf 1 juli van dit jaar zitten wij bij Fanové. Onze inkoopprocedure is daarmee niet veranderd. De leveranciers zijn dezelfde gebleven, alleen leveren zij nu onder de Fanovévlag. Daar wij behalve hotel ook conferentiecentrum en sporthotel zijn, hebben we een bepaalde afname kunnen realiseren en genieten we bij onze vaste leveranciers grote kortingen. De kortingen bij Fanové zijn vooraf geregeld. We weten nog niet welke van de twee procedures voor ons het meest voordelig is ‑ daarvoor zijn we nog niet lang genoeg lid. In de afweging zal natuurlijk ook het lidmaatschapsgeld moeten worden meegenomen'
Geen klagen
Jack van den Eeckhout, directeur van Best Western Zutphen Museumhotel en Best Western Delft Museumhotel, kende Fanové al voordat hij in mei 1998 met hen in zee ging: 'Met Fanové had ik al een aantal jaren ervaring, mede als bestuurslid van de Best Western organisatie. De voordelen als lid liggen voornamelijk in de collectieve afspraken tussen leveranciers en Fanové. Voor beide hotels koop ik, conform de gemaakte afspraken bij Fanové leveranciers. Het resultaat is een substantiële tijds‑ en kostenbesparing. Tot nu toe heeft het lidmaatschap met Best Western tot aanzienlijke financiële voordelen geleid.'
Ook Graaf Bernstorff Hotel Appartementen op Schiermonnikoog (niet aangesloten bij Best Western of Bilderberg) profiteert sinds mei 1998 van de voordelen van het lidmaatschap. Directeur André Zandt: 'Wij zitten op het eiland. Die positie alleen al maakt het voeren van een eigen beleid noodzakelijk. Wij kijken niet voortdurend in het inkoopboek om te zien wie het voordeligst is. Wij maken deels gebruik van locale leveranciers en van leveranciers die ook redelijke transporttarieven berekenen. Binnen Fanové maken wij gebruik van ISPC, maar daarbuiten dus ook van andere leveranciers. Ik ben tevreden over de winstgevendheid van de inkoopprijzen. Het scheelt veel werk, je hoeft niet zelf te onderhandelen. Alleen de communicatie tussen de leden en het bestuur is nog niet optimaal. Ik had verwacht dat wij een hechte band zouden krijgen, dat wij samen strategieën zouden bedenken, en dat er meer overleg zou zijn met de leden.'
Best Western en Bilderberg kopen gezamenlijk in bij ISPC. Jan Larmit, projectcoördinator bij deze horecatotaalleverancier, is onder meer verantwoordelijk voor de 24 Bilderberghotels. 'Centralisatie is zeker zinvol,' beweert hij. 'Daarbij zijn wel twee partners nodig. Deze dienen dan niet, zoals vroeger, tegenover elkaar te staan als de slimme koper en de domme leverancier; zij moeten gezamenlijk doelstellingen formuleren en verwezenlijken. Voor de chef‑kok, die in eerste instantie niet blij zal zijn met centraal gestuurde inkoop, betekent het een omschakeling. De vrijheid die hij gewend was bij het locaal betrekken van zijn producten is een gezamenlijke inspanning en een regionaal gebeuren geworden. Wij komen twee tot drie keer per maand bij elkaar ‑ vaker indien nodig ‑ voor een evaluatie van de voorliggende periode. Leren van eigen gedrag en zien hoe een ander het doet is een goede zaak. Wij werken ook aan een automatiseringsproject: een systeem waarmee de gebruiker vanachter zijn eigen computer bij ISPC kan bestellen. Verder zijn er workshops om nieuwe producten onder de aandacht te brengen voor verbreding van het assortiment. Een hotel mag immers nooit achterlopen op kwaliteit, assortiment en prijs.'
Respect
Top Bakkers, het overkoepelend orgaan van tachtig ambachtelijke kwaliteitsbakkers, onderhoudt al ruim negen jaar een uitstekende relatie met de inkooporganisatie van Bilderberg. Met Fanové nu anderhalf jaar. Wim Doedens, directeur bij Top Bakkers: 'Onze organisatie profileert zich met een breed assortiment. De kwaliteit die je bij de warme bakker aantreft, verzorgen wij ook voor hotels. Het brood dat 's morgens uit de oven komt, ligt dezelfde ochtend op de ontbijtbuffetten. Verser kan niet. Wij geven bovendien voorlichting, bezoeken de diverse hotels, zorgen voor een vergelijkend of proefassortiment, en doen de promotie. Onze accountmanagers, die regelmatig een bezoek aan de hotels brengen en klanttevredenheidsonderzoekjes doen, houden een vinger aan de pols. Overigens zijn niet alle hotels van Fanové bij ons aangesloten. Een aantal van hen heeft al een relatie opgebouwd met een plaatselijke leverancier. Dat respecteren wij uiteraard.'
Op de lijst van Fanovéleveranciers prijkt ook de naam Quadriga. Hans Maliepaard, senior accountmanager: 'Quadriga is Europa's grootste leverancier van interactieve systemen voor hotels (waaronder pay‑tv). Met onze unieke interactieve Roadshow rijden wij bij de klant voor en demonstreren wij voor de deur van het hotel de modernste technologie voor hotelkamers. Een greep uit de vele mogelijkheden: hotelgasten kunnen de menukaart van het restaurant inzien en kunnen informatie opvragen over vrijetijdsbestedingen en conferentiegelegenheden tot en met het gebruikmaken van de roomservice. Daarnaast kan de gast via de tv van Internet gebruikmaken. Voor de hotelreceptie en voor de "housekeeping" biedt het systeem informatie over de staat van de kamers en de inhoud van de minibars.'
André Mijderwijk, sales & marketing manager: 'Mede daarom hebben de beide inkooporganisaties ons als partner gekozen. Wij hebben vooral met de Bilderberghotels te maken; met deze groep zijn integrale overeenkomsten van acht jaar gesloten. De onderhandelingen met de Best Western hotels zijn volop gaande. Momenteel zijn we present in elf hotels van Bilderberg en acht hotels van Best Western.'
Spannend
Marcel Knols, directeur Best Western Hotels Nederland, komt nog even terug op de kritiek van André Zandt: 'Door een wisseling van de wacht en het inwerken van nieuwe medewerkers hebben wij minder met onze deelnemende hotels gecommuniceerd dan we ons voorgenomen hadden. Maar daar gaan wij verandering in brengen. Door een periodieke en professionele communicatie willen we nog beter in staat zijn ons dienstenpakket aan te laten sluiten bij de eisen en wensen van onze deelnemers. Op die manier wordt het inkoopproces voor hen nog eenvoudiger en kan er meer tijd aan de gast besteed worden.'
Het samengaan van de inkooporganisaties van Best Western Hotels en Bilderberg Hotels & Restaurants was in januari een spannend moment, maar het is goed uitgepakt. 'Onze omzet is in de afgelopen twee jaar verdrievoudigd en in totaal kopen wij nu in voor 45 miljoen gulden per jaar,' aldus Knols. 'Wij streven naar een subtiele groei van het aantal hotels om het geheel, ook bij een eventuele wijziging van het bestuur, goed bestuurbaar te houden. Hierbij is het vertrouwen dat de hôtelier heeft in onze prestaties van doorslaggevend belang. Dit vertrouwen moet groeien en kost dus tijd. Het gaat erom duidelijk te maken dat inkoop weinig te maken heeft met emotie. Je moet daar inkopen waar je het juiste product, met de juiste service tegen de juiste prijs kunt krijgen.'
Auteur: Winny Cloesmeyer
