In een stad als Parijs wordt bijna de helft van alle hotelovernachtingen geboekt door bezoekers van congressen, beurzen en evenementen. Het is daarom niet verwonderlijk dat de markt voor Meetings Incentives Conferences en Events (MICE) druk nadenkt over de toekomst.
In de studie Convention 2020, The Future of Exhibitions, Meetings and Events brengen onder meer het International Congress and Convention Association (ICCA), onderzoeksbedrijf Fast Future Research, en organisator van vakbeurzen voor de congresmarkt IMEX de huidige stand van zaken in beeld.
Doel van het onderzoek is onder meer om de waarde van de congresbranche in de toekomst te waarborgen. De studie moet verder inzicht bieden in hoe live meetings in de toekomst kunnen evolueren. En wellicht het belangrijkst: de studie helpt directeuren en managers van evenementen- en congreslocaties om beter in te spelen op de wensen en eisen van bezoekers en gasten in de toekomst.
Huidige markt
De meeste kritiek die de MICE-markt anno 2010 krijgt, betreft de hoge kosten om bijeenkomsten en congressen bij te wonen, de slechte organisatie vooraf en tijdens evenementen en het gebrek aan focus bij het ontwerp en design - zowel qua uiterlijk als van een evenement. Het oog en de logica willen immers ook wat.
Aanjagers van positieve ervaringen onder beursbezoekers zijn heden ten dage: de kwaliteit van de inhoud die wordt geboden, interactie met sprekers, experts en andere bezoekers, het gebruik van moderne technologie en fysiek netwerken voor, tijdens en na een bijeenkomst.
Vraag en aanbod
Net als nu zal in 2020 de kwaliteit van de inhoud de belangrijkste factor zijn om een congres of evenement te bezoeken. Dit geldt voor driekwart van de 1.125 respondenten uit 76 landen die aan het onderzoek deelnamen. Voor de helft van de respondenten zijn kosten een factor die meegewogen wordt bij de beslissing wel of niet gaan. Slechts 1 procent verwacht in 2010 niet meer naar fysieke bijeenkomsten te gaan.
Het is ook oppassen geblazen voor MICE organisatoren. Driekwart van de deelnemers aan de studie verwacht dat hun bedrijf het investeringsniveau om naar fysieke bijeenkomsten gaan zal handhaven. Dat betekent tegelijkertijd dat er een kwart van de reisvraag weg zal vallen. Bijna de helft van de respondenten verwacht dat men door gebrek aan geld en tijd in 2020 minder tot geen delegaties meer zullen afvaardigen naar congressen en vakbeurzen. Net geen 60 procent van de deelnemers verwacht dat de organisatie waarvoor men werkt in de komende tien jaar meer zal investeren in alternatieven voor live events.
Aan de aanbodkant wordt verwacht dat er een toename zal zijn in de groei van kleinere meer gespecialiseerde bijeenkomsten (79% van de respondenten), dat er minder maar grotere events worden gehouden (49%) en dat er een explosieve groei kan ontstaan in het aantal van gratis of bijna gratis bijeenkomsten op goedkope locaties (48%).
Achteraf betalen
Op het gebied van businessmodellen voor toekomstige congressen en evenementen wordt verwacht dat door te sturen op prijs gebaseerde incentives de juiste delegaties aangetrokken zullen worden. Daarbij is er een stellige overtuiging (bij 60% van de respondenten) dat het betalen per deelsessie op een congres en betalen na afloop in opkomst zal raken ten faveure van het traditionele vooraf een kaartje kopen.
Qua technologie zal er in 2020 de mogelijkheid bestaan om live videobeelden te streamen naar ‘bezoekers’ die niet fysiek op een beurs- of congreslocatie aanwezig zijn. Daarnaast zullen tijdelijke sociale netwerken en community groepen online alom present zijn. Voor, tijdens en na een bijeenkomst. Alle aangeboden content kan worden gedownload voor gebruik/raadpleging op smartphones.
Hoewel technologische ontwikkelingen in het onderzoek niet hoog scoren op het gebied van baanbrekende veranderingen, spelen ze wel een rol bij het personaliseren van bezoeken aan meetings en events. 79 procent verwacht in 2020 namelijk compleet gepersonaliseerde bezoeken. Internationale vakbeurzen en congressen kunnen dan wel massaal zijn in bezoekersaantallen, ze worden persoonlijk dankzij toegepaste technologie; 70% procent van de respondenten verwacht zelfs dat tot op het niveau van food & beverage er een aanbod per individu kan plaatshebben.
Mooie kans
Het milieu wordt ook in 2020 niet vergeten. Van de deelnemers aan het onderzoek verwacht 70% dat beslissingen om te afreizen naar een bijeenkomst zullen worden gemaakt louter op etnische en milieutechnische gronden.
Belangrijke nieuwe concurrenten kunnen aanbieders van congres- en vergaderlocaties in de nabije toekomst verwachten uit de hoek van scholen en universiteiten (63% van de respondenten), musea, kunstexpositieruimtes en bibliotheken (56%), en kantoorgebouwen met uitgebreide meetingfaciliteiten (50%).
De trends in ogenschouw nemend, kan gesteld worden dat de hotellerie een mooie kans maakt om tussen nu en 2020 veel individueel goedverzorgde, kleinschalige, betaalbare, inhoudelijk goede, lokale bijeenkomsten en congressen binnen te halen.
De digitale vergadering
Internet- en videoconferenties bieden een relatief goedkope manier waardoor mensen over de hele wereld met elkaar kunnen vergaderen terwijl ze elkaar zien. Er zijn ook een aantal specifieke uitdagingen. Wat zijn de grootste verschillen tussen een virtuele en een fysieke vergadering? The New York Times publiceerde onlangs over wat wel en niet te doen tijdens een digitale vergadering.
Wanneer u niet samen in dezelfde kamer bent met andere mensen, mist u de non-verbale tekens die wijzen op ongemak, verwarring, instemming of een meningverschil. Daardoor moet u extra waakzaam zijn voor misverstanden tijdens videoconferenties. Kijk in de camera en gebruik dezelfde lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen als in een fysiek gesprek van mens tot mens.
Deelnemers aan een virtuele vergadering voelen vaak een verlaagde verantwoordelijkheidszin. Bij een fysieke meeting dagen mensen echt op, niet enkel fysiek maar ook mentaal. Ze komen naar de vergadering en zijn bereid om actief te participeren. Mensen doen soms zaken in een virtuele vergadering die ze nooit face-to-face zouden doen, zoals het tussentijds checken van sportuitslagen, een niet gerelateerde conversatie voeren of zelfs nagels knippen of haren kammen.
Als u in een virtuele samenkomst bent waarbij je enkel moet luisteren, is een beetje multitasking geoorloofd. Maar algemeen gesproken is het beter om geen andere zaken te doen. Wanneer steeds vragen herhaald moeten worden of verduidelijking moet worden gegeven, geef je de indruk weinig aandachtig te zijn en kom je onprofessioneel over.
Wees voorbereid en actief geëngageerd, stel vragen en geef je mening. Het is vooral in videoconferenties zo dat er vaak gewacht wordt tot iemand anders het woord neemt. Wees niet bang de eerste te zijn.
Gebruik de mute knop om achtergrondgeluiden te blokkeren. Zeker wanneer u even iets eet of naar het toilet moet.
Er zit vaak een korte vertraging op de stem tijdens een teleconferentie, waardoor mensen 'over elkaar heen' praten. U kunt in een discussie ingrijpen zonder onbeleefd te zijn door eerst een teken te geven. U zegt dus eerst iets als ‘excuseer' of ‘ik heb een vraag' en wacht dan enkele seconden voor u verdergaat.
Tot slot nog enkele kledingtips. Vermijd streepjes, die worden niet goed weergegeven op beeld en kunnen door de camera ook gezien worden als beweging waardoor deze zichzelf blijft instellen. Opzichtige blinkende juwelen zijn ook geen aanrader aangezien die op camera vaak licht reflecteren. Draag vlakke, effen kleuren met opmerkbare accenten en kleed u naar uw publiek.
Rekensommetje van The Daily Telegraph
Aan de recent gehouden klimaattop in het Mexicaanse Cancun deden alle leden van de VN mee (195). Alle delegaties, NGO’s (honderden), journalisten (duizenden) bij elkaar opgeteld: 15.000 deelnemers. Een vliegretourtje in de economyclass veroorzaakt 2 ton CO2, gelijk aan een dieselauto die 16.000 kilometer rijdt. Het verblijf (hotel, eten, drinken, lokaal vervoer, et cetera) is nog eens een ton. De ecologische voetafdruk per persoon telt samen 3 ton CO2. Dat is meer dan drie keer wat de gemiddelde burger per jaar uitstoot. Vermenigvuldigd met het aantal deelnemers, stootte de conferentie net zo veel CO2 uit als Marokko in een heel jaar.
HM302010
