Zet een paar mensen aan tafel die u iets willen verkopen, en u weet: zij zullen over elkaar heen buitelen om toch maar vooral duidelijk te maken dat hun eigen product het allerbeste is; ieder van hen zal beweren dat hij of zij het meest gunstige aanbod heeft - denk maar aan autoverkopers. Maar hoe zit het met mensen die juist voor u willen inkopen? Verrassend genoeg kunnen zij heel goed met elkaar door één deur. Saai? Nou nee, dat niet. Want er blijven natuurlijk verschillen.
Aan tafel: Colàs van de Valk, algemeen directeur van Fletcher Hotel Group (negen hotels in Nederland, drie in België) en - daar gaat het nu vooral om - tevens de baas van BestBuy Horeca Group, een onderdeel van Fletcher; Gerlof Menkveld, managing director van hotel-purchase.com (een nieuw initiatief; begin augustus opgericht); Ellen Witte, purchase department manager van Bilderberg Hotels & Restaurants (in die hoedanigheid nauw betrokken bij Fanove, de inkooporganisatie van Best Western en Bilderberg; 53 deelnemende hotels); Gerard Veger, registeraccountant en partner van PricewaterhouseCoopers (biedt de hotelsector diensten en advies aan op het vlak van administratieve en fiscale zaken).
Volwassen
Het is geen geheim dat veel hôteliers rasechte Einzelgängers zijn. Samenwerking staat niet hoog in het vaandel van de hotellerie; openheid evenmin (‘benchmarking’ vervult menig hôtelier met afgrijzen). ‘Aan mijn lijf geen polonaise’ is de gemiddelde hôtelier op het lijf geschreven. - Betekent het toenemende ‘gewicht’ van inkooporganisaties een ommekeer? Wordt de branche volwassen?
‘De ketenhotels hadden uiteraard al wel hun eigen inkooporganisatie’, zegt Van de Valk, ‘maar de onafhankelijke hotels moesten het zonder stellen. Toch bestond er wel degelijk behoefte aan zo’n organisatie. Fletcher wilde van meet af aan - we bestaan nu vier jaar - de inkoop geprofessionaliseerd hebben. Eerst dachten we daarbij alleen aan ons eigen clubje, maar al snel besloten we om het pakket van BestBuy zo breed te maken dat niet alleen Fletcher, maar ook de rest van de horeca - dus niet enkel hotels - ervan kan profiteren.’
Gerlof Menkveld is al veertien jaar actief in het inkoopmanagement, onder andere voor Golden Tulip. ‘De laatste jaren is de erkenning voor inkoop als professie aan het toenemen,’ oordeelt hij. ‘Dat begon in de reserveringsindustrie; accountancy volgde; sales en marketing bleven niet achter. Inmiddels wordt ook binnen het inkoopmanagement een professionaliseringsslag gemaakt. Zeker op het gebied van margemanagement kan gezamenlijke inkoop een prima instrument zijn.’
Van de Valk: ‘Er zijn vaak genoeg initiatieven ontplooid, maar een echte organisatie kwam telkens toch net weer niet van de grond. Onlangs sprak ik met zeven hôteliers in Zeeland die al vijftien jaar zitten te bekokstoven hoe ze gezamenlijk zouden kunnen inkopen.’
Er is dus sturing van bovenaf nodig? Ellen Witte: ‘Je kunt wel richtlijnen geven. Wij laten echter de hôtelier vrij in wat hij afneemt, waarbij we inzichtelijk maken wat zijn besparingen kunnen zijn. We rekenen dat daadwerkelijk uit voor wat betreft de volumepakketten; dus waar de bulkomzet in zit.’
Het woord zegt het al: volume. Waar ligt de kritische grens? Met andere woorden: voor welke hôteliers levert een inkooporganisatie significante voordelen op? Van de Valk: ‘In ieder geval voor bedrijven uit het middensegment, dus met een omzet van twee tot vijf miljoen. Maar ook daaronder: zeven ton, een miljoen... Juist bij de wat kleinere ondernemers hebben we een grote behoefte geconstateerd om zich aan te sluiten.’
Additionele ‘deal’
PricewaterhouseCoopers is - in dit gezelschap - een vreemde eend in de bijt: dit bedrijf is louter een dienstverlener; geen inkoper van diensten of producten. PWC kijkt dus iets anders tegen de zaken aan. Hoe kijken zij naar de hôteliers? Welwillend uiteraard, maar vormen hôteliers een aantrekkelijke doelgroep? Veger: ‘Als je naar een aantal onderzoeken van de afgelopen jaren kijkt, binnen de hotelbranche, zie je dat de meeste hôteliers een strategische horizon hebben van een beperkt aantal jaren: zij denken onvoldoende na over wat er in het verschiet ligt. Een inkooporganisatie opzetten vergt evenwel een visie op langere termijn, en een betrokkenheid die zich uitstrekt over meerdere jaren.’
Dat moge zo zijn, maar steeds meer hôteliers sluiten zich aan bij ketens, samenwerkingsverbanden, franchiseorganisaties... Zwemmen inkooporganisaties zoals BestBuy, Fanove en hotel-purchase.com niet een beetje tegen die stroom in? Of is het denkbaar dat de franchisenemers van bijvoorbeeld Mercure zich bij een van deze drie aansluiten?
‘Wij gaan met Holland Hotels samenwerken,’ vertelt Ellen Witte. ‘Zij hebben een vereniging opgericht die op inkoopgebied en dienstverlening het een en ander voor de aangesloten hotels moet gaan betekenen, maar binnen die vereniging mist men de deskundigheid. Samenwerking met ons moet uitkomst brengen.'
Van de Valk: ‘Het kan heel goed dat ketenhotels zich bij BestBuy aansluiten. Meestal zijn hotels niet verplicht om alles via de keten in te kopen.’ - Menkveld: ‘Zoals ik er naar kijk, is Fanove een organisatie die weliswaar bij Bilderberg hoort, maar hij is vooral in het leven geroepen - met een commercieel oogmerk - om de niet als Bilderberg “gebrande” hotels te accommoderen, met Best Western als grootste groep; net zoals de deuren van BestBuy open staan voor hotels die niet tot de Fletcher Group behoren. Voor hotel-purchase.com geldt dat wij geen contracten afsluiten waarbij we volumedeals gaan maken voor ketens; dat is een heel ander verhaal. Wij bieden een virtuele marktplaats waar ieder hotel gewoon op kan. Daar zullen de leveranciers zichzelf gaan presenteren. Ik denk, op basis van een jarenlange ervaring, dat het lastig wordt om substantiële kortingen te bedingen bij leveranciers als je geen verplichte winkelnering kunt toepassen. De logistieke kosten die leveranciers moeten maken, kunnen immers niet meer omlaag: de technologie is inmiddels uitgekristalliseerd. Wanneer je een stop moet maken voor een hotel met vier kamers of voor een hotel met vierhonderd kamers... Dat scheelt natuurlijk enorm voor een leverancier. Dat kun je als inkooporganisatie voor je leden gaan uitmiddelen; dan heb je een gemiddelde goede “deal”. Heel plezierig voor het hotel met vier kamers, maar niet voor het grote hotel. Ik kan mij goed voorstellen dat leveranciers voor een groot hotel een additionele inspanning willen leveren. Op onze virtuele marktplaats kunnen ze eenvoudig met aantrekkelijke klanten in contact treden.’
Omzeilen
Het is reeds gezegd: PricewaterhouseCoopers is een toeleverancier. Naar eigen zeggen werken zij met vaste prijzen voor een aantal basismodules (administratievoering, jaarrekening, fiscale aangifte...). Die vaste prijzen horen bij een bepaalde omvang van een hotel. Vegers: ‘Wanneer de vertegenwoordiger van een respectabel aantal hotels op de stoep staat, valt over die prijzen natuurlijk te praten, maar we hebben veel expertise gebundeld om tot een kwalitatief hoogstaand product te kunnen komen, en daarbij hebben we ons gecommitteerd aan een bepaalde prijsstelling.’
Veel leveranciers zullen inkooporganisaties proberen te omzeilen. Hoe eenvoudig is dat? Witte: ‘Op de meeste leveranciers van Bilderberg rust de verplichting dat zij zaken doen met het hoofdkantoor, niet met onze hotels of restaurants.’ - Menkveld: ‘Een aantal leveranciers zal juist zaken willen doen met inkooporganisaties. Enerzijds heb je natuurlijk de locale of nationale leveranciers die volledig afhankelijk zijn van de markt in Nederland; zij zullen heel graag bepaalde klanten willen hebben of behouden en daardoor niet altijd gecharmeerd zijn van inkooporganisaties. Anderzijds heb je de internationale merken die momenteel - in deze tijd van mondialisering - andere distributiemogelijkheden zoeken. Zij zoeken alternatieven voor de gevestigde agenturen en dealerstructuren. Daarin speelt de Europese wetgeving ook een belangrijke rol. Deze leveranciers staan zeker open voor initiatieven van inkooporganisaties en samenwerkingsverbanden. Men is dus bezig met de ontwikkeling van een nieuw marketingproduct.’
Maar is het in veel gevallen niet zo dat de grote leveranciers hun klanten ‘sowieso’ wel zien komen? Nu gaan er inkooporganisaties tussen zitten, waardoor zij een deel van hun marge kwijtraken. ‘Het is juist dat zij een deel van de marge inleveren’, erkent Van de Valk, ‘maar zij krijgen er continuïteit voor terug. De periode waarin zij een klant normaal gesproken kunnen behouden, duurt gemiddeld drie jaar; via BestBuy kan dat vijf of zes jaar zijn. Wij laten contracten tekenen voor een bepaalde tijd. Ik heb tot nog toe alleen maar een positieve houding bespeurd bij de leveranciers.’ - ‘De toegevoegde waarde van onze bemiddelende rol is inmiddels wel bewezen,’ vult Menkveld aan. ‘We creëren immers een marktplatform waarop leveranciers hun klanten aanzienlijk makkelijker kunnen toucheren.’
Veger: ‘Het gaat natuurlijk om wat de klant wil. Als de hôtelier door dit soort initiatieven een betere bediening en een betere kwaliteit krijgt, zal hij daar best wat provisie of kosten voor over hebben.’
Partners
Alleen... Zijn het wel enkel de kosten die een mogelijke ‘belemmering’ vormen? Ervaart menig hôtelier zo’n overkoepelend orgaan niet als een keurslijf? Wellicht denkt hij: als ik in zee ga met een inkooporganisatie zit ik vast aan bepaalde leveranciers; aan een kwaliteit die ikzelf niet gedefinieerd heb... Van de Valk: ‘Wij zorgen ervoor dat we een heel breed pakket hebben; we werken met grote, landelijke leveranciers. Je kunt natuurlijk een hôtelier niet verplichten om alle producten en diensten bij jou af te nemen, maar je kunt hem wel helpen - we hebben ook een adviserende rol - om een fikse korting te behalen op een bepaald volumepakket. Op 25 procent mag hij in ieder geval rekenen.’
Ellen Witte: ‘Bij ons moeten ze 50 procent van het volumepakket afnemen via ons systeem. De hôteliers moeten een intentieverklaring invullen, en er kan gecontroleerd worden, maar dat levert hoogst zelden problemen op, want die andere 50 procent geeft nog veel vrijheid.’
De een biedt dus keuzevrijheid door middel van een breed pakket; de andere laat de deelnemers ‘half vrij’. Is de virtuele markt van hotel-purchase.com een echte ‘vrijplaats’? Menkveld: ‘Binnen de horeca bestaat zo nu en dan toch behoefte aan maatwerk: er zullen deals gemaakt moeten worden op basis van het volume van de individuele klant. Dat doen wij.’
BestBuy richt zich met name op kleine en middelgrote bedrijven. ‘Met een kant en klaar, beproefd pakket,’ aldus Van de Valk. - De grotere bedrijven, of bedrijven met complexe vragen, kunnen in ieder geval terecht bij Menkveld. ‘Wij zijn er niet alleen voor het bedingen van gunstige prijzen’, zegt hij, ‘maar ook voor pakketanalyses, assortimentmanagement, projectmatige en conceptuele herinrichtingen et cetera.’ - De doelgroep van Fanove verschilt niet of nauwelijks van die van BestBuy. ‘Het hoeft niet per se hotellerie te zijn,’ benadrukt Witte. ‘Momenteel zijn we aan het onderzoeken of het lidmaatschap van branchevreemde bedrijven voor ons en voor hen interessant kan zijn. Wij houden ons overigens uitsluitend bezig met inkoop; verder doen we niks.’
En dan, als een donderslag bij heldere hemel: ‘Gerlof wordt straks partner van BestBuy.’ (Colàs van de Valk met een zelfverzekerde glimlach.) Gerlof Menkveld: ‘Het zou kunnen. Of andersom natuurlijk.’ - Beide heren lijken geen enkele moeite te hebben met een dergelijke cohabitatie.
Is Fanove niet aanlokkelijker voor BestBuy? Had deze jonge telg van de Fletcher Group niet beter onmiddellijk bij Fanove in het bootje kunnen stappen? ‘Nee,’ zegt Van de Valk gedecideerd. ‘Ik heb er toch een iets andere kijk op. Ik wil breder bezig zijn. Volgend jaar heb ik 1500 leden.’ - Hij moet het even herhalen voor de anderen: ‘Eén vijf nul nul. Momenteel sluiten zo’n dertig bedrijven per week zich aan bij BestBuy. We leggen gewoon een pakket neer dat voor iedereen superduidelijk is, met heel goede afspraken. De waarde van ons inkoopvolume zal binnenkort de 400 miljoen overschrijden; straks een half miljard...’
Ellen Witte antwoordt desgevraagd dat het voor Fanove ‘iets minder’ zal zijn. (Gelach) Waarom is deze organisatie niet actiever de markt opgegaan? Met Bilderberg, Best Western en een lange ervaring kun je immers goede sier maken. ‘Misschien willen we dat wel niet,’ suggereert zij. ‘Fanove wil met tien hotels per jaar groeien; dat kunnen we behappen; aan zo’n aantal kunnen we voldoende service geven. Aan goede service hecht Fanove veel waarde. Als Holland Hotels erbij komt, moeten we daar secuur mee omgaan: een traject bepalen; wellicht voor die groep de formule iets bijstellen, omdat je over honderd hotels praat.’
De handen vrij
Hotel-purchase.com is puur een dienstverlener. Leeft bij Menkveld niet de gedachte dat zijn organisatie de wind een beetje uit de zeilen wordt genomen door dit soort voortvarendheid - de spectaculaire groei - van ‘de concurrenten’? ‘Nee hoor, dat denk ik niet,’ antwoordt hij onverstoorbaar. ‘Er bestaan verschillende groeiscenario’s: je kunt streven naar zo veel mogelijk leden, maar je kunt ook proberen de concentratiegraad te verhogen. Wij zijn onafhankelijk; dat is de kracht van onze organisatie. Onze doelgroep bestaat hoofdzakelijk uit hotels die tussen de twee en de tien miljoen omzet realiseren. Vaak zijn het familiehotels die we kunnen bijstaan inzake bedrijfsoverdracht of opvolging.’
Hoe het ook zij, en door wie het ook gebeurt; het gaat erom dat de hôtelier zijn handen vrij krijgt. Colàs van de Valk: ‘De horecaondernemer heeft niet alleen de behoefte aan een economisch rendement, maar ook aan een sociaal rendement. Of het nu om accountants van PricewaterhouseCoopers gaat, of om inkooporganisaties; wij nemen veel zorg weg, opdat de horecaondernemer zich volledig kan wijden aan de wezenlijke doelstelling van zijn bedrijf. En misschien wil hij eens wat vaker op vakantie.’
Maar vindt een hôtelier inkopen niet gewoon leuk? Stel nu dat hij een kamer echt ‘il disegno’ wil inrichten? - ‘We hebben een heel mooie BestBuy-kamer,’ riposteert Van de Valk. ‘Zonder gekheid, we hebben een kamer ingericht om te laten zien wat je met een relatief laag bedrag kunt bereiken in een hotel. Maar er zijn natuurlijk tal van mogelijkheden.’ - Menkveld: ‘Wanneer je door de ogen van de hôtelier naar het hotelproduct kijkt en goed beseft wat zijn beleving van dat product is, moet je constateren dat hij zich wil onderscheiden. Die onderscheiding is vaak terug te vinden in de details. Als inkooporganisatie kun je dus wel veel gaan regelen bij grote leveranciers, maar je zult de hôtelier tevens ruimte moeten geven voor eigen speurwerk.’
Contributie
Voor Fanove geldt dat F&B echt de hoofdmoot is; BestBuy Horeca Group doet zaken met een breed scala aan toeleveranciers; hotel-purchase.com concentreert zich in toenemende mate op dienstverlening. Is het voor een hôtelier voldoende om de visitekaartjes van Menkveld, Van de Valk en Witte op zak te hebben? Eigenlijk wel, want dit zijn de drie groten. Behoudens wat locale clubjes, hebben zij het rijk alleen. Zij kunnen dus als geen ander beoordelen of de Nederlandse hôteliers zich zorgen maken, nu de economie pas op de plaats maakt en de door Osama Bin Laden gezaaide drakentanden een deel van de wereld in hun greep houden. ‘Veel van mijn klanten willen nu heel graag assistentie met betrekking tot besparingsmodellen en bezuinigingsoperaties,’ zegt Menkveld. - ‘Hôteliers zullen juist nu gaan kijken waarop zij kunnen besparen,’ aldus Van de Valk. ‘Het is dus van belang om de exploitatie inzichtelijk te maken.’
Maar de hôtelier moet wel geld betalen aan de inkooporganisatie... ‘Bij ons niet,’ zegt Van de Valk onmiddellijk. ‘Ik vraag niks. BestBuy is drempelvrij.’ - Witte: ‘En waar eet jij van dan?’ - Van de Valk: ‘Dat is toch niet het probleem van de deelnemer? Dat is mijn probleem.’ - Witte: ‘Wij vragen een “fee” aan de deelnemer, want dat prikkelt hem om dat geld terug te verdienen door inkoop via ons systeem.' - Van de Valk: ‘Ik haal mijn centjes bij de leverancier.’ - ‘Commissie dus. Betalen de leden dan niet indirect?’
En toen werd het toch nog gezellig... Nee, in ernst: het bleef gezellig. Afsluitend laten we Menkveld aan het woord: ‘Er wordt terecht veel nadruk gelegd op leveringscondities, de prijsstelling en volume, maar de grootste bezuinigingen kunnen gerealiseerd worden door optimalisering van de bedrijfsprocessen. Daar kunnen wij in adviseren.’
En hier een advies van Hospitality Management: Ga met alledrie praten, hôtelier. Bij Fanove zult u ‘ketenvoordelen’ ontdekken, zoals leveranciers die wel degelijk bij heel kleine bedrijven komen voorrijden. BestBuy is veeleer een verband van onafhankelijke bedrijven die elk op hun eigen meritus (dus ook op volume) bekeken worden - indien geschikt, dan wel een gespreid bedje, zonder ‘fee’. Gerlof Menkveld is gaarne bereid om al uw bedrijfsprocessen onder de loep te leggen, en bij hem kunt u virtueel aan de slag. Bij alledrie in het vooruitzicht: besparingen en een hoger sociaal rendement.
HM302001
