De MICE-markt heeft vanwege de coronacrisis harde klappen gekregen. De storm die nu wordt getrotseerd roept veel vragen op, zoals de vraag of de markt ooit weer op niveau komt en op welke manier. We stelden experts en stakeholders vragen hierover. Zij schetsen de situatie nu en kijken vooruit.
Het CBS heeft berekend dat het totaal aantal zakelijke overnachtingen in Nederland van ruim 1,5 miljoen in 2019 in 2020 gedaald is naar 330.000. Dit houdt in dat er ruwweg een vijfde van het aantal zakelijke overnachtingen is overgebleven, maar in Noord-Holland – de provincie die het zwaarst getroffen is in dit opzicht - zien we dat er zelfs 7,5 keer minder zakelijke overnachtingen hebben plaatsgevonden. Een hotel biedt meer dan overnachten alleen, wat goed duidelijk wordt nu het internationaal zakenverkeer op een laag pitje staat en grootschalige bijeenkomsten geen doorgang vinden. Daarom kijken we ook naar meetings, incentives, congressen en events. Is er terughoudendheid in het boekingsgedrag of durft men alweer te boeken?
Riemer Rijpkema is directeur van branchevereniging CLC-VECTA (Centrum voor Live Communication) en ziet wel boekingen binnenkomen, ook nog voor dit jaar. “Er zijn zeker boekingen, met name voor het najaar, maar die zijn wel vaak onder voorbehoud. Daar moet je als organisator rekening mee houden. Er zijn nog zo veel onduidelijkheden, zoals de maatregelen ten opzichte van de pandemie en de voortgang van het vaccinatieprogramma. Moet een bezoeker twee keer gevaccineerd zijn straks en laat je op dat moment alles los? Dat zijn allemaal onzekerheden die het boekingsgedrag beïnvloeden; we zien nog een zekere terughoudendheid.”
Hybride evenementen bieden kansen
Jos Vranken, algemeen directeur van het NBTC over de toekomst van de zakelijke markt: “Er is een deel van de zakelijke markt dat ook na corona niet terugkeert. De corporate zakelijke markt wordt ‘zakelijker’: niet-noodzakelijke reizen vervallen, er wordt minder gereisd en er wordt vooral gerichter gereisd. Zakelijk reizen moet gelegitimeerd worden en wordt gerationaliseerd. Wanneer we kijken naar meetings en congressen, dan zijn er zeker kansen. Er zullen meer hybride en digitale events plaatsvinden, maar het aantal grootschalige evenementen zal afnemen. Dit biedt kansen voor middelgrote steden en venues, die ineens een partij kunnen zijn.”
Dit betekent dat het organiseren ervan niet langer voorbehouden zal zijn aan grote steden en partijen. “We zien straks minder bijeenkomsten voor 10.000 mensen die fysiek op dezelfde locatie langskomen, maar wel events met 500 tot 1000 fysieke gasten, met daarbij een hybride event. Dit biedt kansen voor een regio zoals Twente, waar geen klassieke congres-infrastructuur is, maar wel de aanwezigheid van de TU. De aanwezigheid van een netwerk rondom een maatschappelijk thema of vraagstuk, met netwerken van ‘peers’ die aanwezig zijn, net als bedrijven die ertoe doen op dat vlak, biedt kansen.”
Datzelfde ziet Rijpkema, zeker op kortere termijn. “Met name binnen het segment van beurzen zie je deze ontwikkeling sterk terug. Daar wordt het aantal vierkante meters kleiner en zie je een opkomst van hybride evenementen. Maar ook hier is veel onduidelijkheid, want wat je nu hoort en ziet kan een maand later weer helemaal anders zijn. Hybride evenementen kunnen het voordeel geven dat je meer mensen aan je onderwerp kunt - en moet - verbinden dan met een live event alleen. Vooralsnog zijn en blijven de live events bescheidener van aard, maar kan live ook weer teruggroeien naar het niveau van voor de coronapandemie.” Het grote afwachten blijft, dat ziet Rijpkema terug in de cijfers. In een eerder interview vertelde hij dat in de tweede helft van 2021 de branche op een omzet van zestig procent van de normale omzet zou zitten, maar dat valt tegen. “Het gaat beter, maar niet significant. Die zestig procent is niet meer haalbaar dit jaar. Zolang er geen duidelijkheid is over de mate van de belemmeringen na de zomer, blijven de partijen afwachten. Binnen onze branche zien we hetzelfde als bij de campings; er wordt alvast geboekt met het idee ‘dan heb ik in ieder geval iets’, en als de situatie verandert, dan wordt de boeking geannuleerd. Dat is een risico.”
Congressen
Er zijn congressen die vanwege de aard in fysieke vorm zullen blijven voortbestaan, aldus Vranken: “Wetenschappelijke congressen bijvoorbeeld. Daar bestaat de noodzaak om elkaar op te zoeken om nieuwe kennis op te doen en kennis te delen, alhoewel ook daar de hybride vorm zal blijven. De vormen veranderen, maar de drang blijft. Positief is dat het ESC Congres voor cardiologen zich voor de komende jaren heeft gecommitteerd aan de RAI, net als het IBC.”
Op de website van de RAI lezen we dat cardiologencongres ESC in 2023 inderdaad terugkeert naar de RAI in Amsterdam. Voor de coronacrisis trok dit congres ongeveer 30.000 deelnemers uit 140 landen. Straks kunnen de deelnemers er ook voor kiezen om het evenement digitaal te volgen, zo maakt de RAI bekend. Vranken: “De MICE-markt moet duidelijk nadenken over nieuwe verdienmodellen die bereikt kunnen worden door het bieden van een hoogwaardige digitale ervaring. Anderzijds heeft Nederland een concurrentievoordeel ten opzichte van andere landen vanwege de goede infrastructuur, de aanwezigheid van netwerken rondom kennisclusters en – uiteraard – het decor.”
De gemeente Amsterdam gaat 28 miljoen euro investeren om de door de coronacrisis zwaar getroffen economie van de hoofdstad een impuls te geven. Hierbij geeft amsterdam&partners de komende vier jaar invulling aan het proces met een strategisch meerjarenplan voor congressen in de stad. De gemeente wil met name de zakelijke gast naar de stad laten terugkeren en wil het imago van een ‘duurzame en innovatieve congresstad’ krijgen. Met het nieuwe plan wordt een andere weg ingeslagen; voorheen was er in het congresmodel vooral aandacht voor kwantiteit, terwijl in het nieuwe model meer aandacht is voor kwaliteit. Er komt meer aandacht voor LSH (Life Sciences & Health), Tech en A.I. (kunstmatige intelligentie).
Incentives
De tweede letter van MICE, de I, staat voor ‘Incentives’. Bestaat die markt eigenlijk nog? Vranken: “Ook hier zal de noodzaak ervan onder de loep genomen worden. Grote bedrijven sturen binnen deze markt de zogenoemde ‘high performers’ op pad, waarbij het half leisure en half zakelijk is. Ik vermoed dat deze markt zeker door de mangel gaat, maar dat het voor een deel wel zal blijven bestaan, waarbij goed wordt gekeken naar de noodzaak ervan.”
Rijpkema ziet dat de behoefte aan incentives zal blijven, maar dat de budgetten daarvoor wel zullen veranderen. “De behoefte om aan dit soort dingen mee te doen blijft, maar de vraag is in welke mate en wanneer? In algemene zin durf ik te stellen dat er zeker wat verandert, ook op budgettair vlak. Het is net als bij de Zoom-calls; iedereen ziet hoe efficiënt die zijn, maar op een gegeven moment ben je er wel klaar mee. Deze manier van communiceren zal zeker blijven voor de snellere meeting, waarbij de deelnemers elkaar vroeger langs de weg ontmoetten in een restaurant of bij een tankstation. Die verandering heeft zeker invloed op locaties zoals wegrestaurants. Thuiswerken wordt het nieuwe werken, het wordt geaccepteerd en zal deels de tijd op kantoor vervangen. Dat heeft invloed op het aantal bijeenkomsten, meetings en afspraken buiten de deur.”
Meetings
Hotels zijn populaire locaties voor meetings vanwege de goede bereikbaarheid en de uitstekende faciliteiten. Meetingselect brengt online de vergaderruimtes en klanten bijeen en heeft wereldwijd meer dan 500.000 vergaderlocaties in het bestand. Anouk Roohé is medeoprichter van het platform. “Ons platform richt zich vooral op de ‘M’ in MICE. Meetings zijn onze belangrijkste bron van inkomsten, maar als een vaste klant een eindfeest wil boeken, dan kan dat ook. In dat geval heb je het over een event. De afgelopen periode heeft het internationale zakenverkeer behoorlijk stilgelegen, maar nationaal zien we positieve ontwikkelingen. Wat we nu zien, is eenzelfde trend als tussen de eerste en tweede lockdown; toen kregen we meer aanvragen dan voor COVID, net als nu. In feite is er zicht op de mogelijkheid om elkaar ook binnen weer te kunnen ontmoeten en daar wordt duidelijk op geanticipeerd door degenen die boeken.”
Het aantal aanvragen is nu groter dan voor corona, hoe komt dat? “Tijdens de tweede lockdown zagen we dat noodzakelijke meetings doorgang vonden, zoals die van de overheid en corporate klanten die een absoluut noodzakelijke training moesten geven. Nu er weer meer mag, wordt een meeting ‘het nieuwe uitgaan’. Lekker weer even in de auto naar een andere plek en mensen zien. Daar is men wel aan toe.” Maar natuurlijk wel onder veilige omstandigheden, waarbij hygiëne en ruimte essentieel zijn. “Ik denk dat hygiëne altijd al belangrijk is geweest en dat goede vergaderlocaties daarin al goed bezig waren. Afstand kunnen garanderen en goede ventilatie zijn bepalender voor een boeking. Wat mij opvalt aan de term ‘MICE’, is dat er geen ‘T’ in zit. De ‘T’ voor trainingen, wat voor hotels en andere vergaderlocaties een belangrijk onderdeel is. Trainingen vergen een andere aanpak dan andere meetings en staan vaak voor een heel jaar in de boeken, bijvoorbeeld om de week. We zien in ons systeem dat trainingen een substantieel onderdeel van de mogelijke omzetmix kunnen zijn.”
De toekomst van MICE
De toekomst van de MICE-markt laat zich nog lastig voorspellen. Met name door de opkomst van hybride en digitale events, thuiswerken, beperkingen op internationaal reizen en onzekerheid over de geldende maatregelen. Toch blijft er de behoefte om elkaar ‘live’ te zien. Rijpkema: “Live blijft gewoon bestaan. Live kennis delen, dingen beleven en elkaar zien en horen… Dát is waar de mensen naar snakken. De vraag is nu hoeveel tijd er nodig is om te recupereren, te herstellen. Wat betekent de opkomst van hybride evenementen bijvoorbeeld voor live-bezoekers? Dat weten we nu nog niet, maar hybride zal absoluut een toegevoegde waarde zijn en blijven binnen de markt. Er is wel duidelijk een verschil tussen publieksevenementen en zakelijke evenementen. Zakelijke events zijn beter te controleren op bezoekersstromen, maar de bereidheid van mensen om zich te laten testen speelt ook een rol. Het laten testen lijkt vanzelfsprekend, maar er is een groep mensen die er geen zin in heeft. In het geval van dagrecreatie is er onderzoek naar gedaan en in het geval van De Efteling bleek 14 tot 16 procent er geen zin in te hebben bij een betaalde test. Bij een gratis test steeg dit zelfs tot twintig procent. Het Fieldlab-evenement in de Efteling is zelfs afgeblazen omdat er te weinig animo voor was.”
Roohé is positief gestemd, want het animo om meetings te boeken is hoog: “Hoe fijn is het dat er weer dingen mogen? Er zijn mensen die bij een bedrijf zijn gestart en hun collega’s nooit hebben ontmoet. Tussen de eerste en tweede lockdown zagen we heel veel aanvragen voor teambuilding-activiteiten, want elkaar echt zien is toch anders dan via Zoom of Teams. Daarbij moet ik wel opmerken dat hotels wel volgeboekt kunnen zijn op het vlak van meetings, maar dat de omzet achterblijft ten opzichte van de situatie voor corona. In een ruimte waarin je voor corona aan vijftig man plaats kon bieden, kun je er nu maar twintig of vijfentwintig kwijt, omdat er nog een tijd afstand gehouden zal moeten worden. De klassieke theateropstelling is momenteel minder voor de hand liggend en we hebben een algoritme ontwikkeld waarmee we in het aanbod kunnen tonen hoeveel mensen er in een ruimte aanwezig kunnen zijn met tussen hen in genoeg ruimte en uiteraard goede ventilatie. Bij elke aanvraag voor plaatsing in ons systeem gaat een vragenlijst mee en daar is standaard de ventilatie in opgenomen. Dat is belangrijk gezien de situatie.”
Werkplekken in hotels en digitalisering
“Een trend die wij zien, is het boeken van werkplekken, ook in hotels”, vertelt Roohé. “Wanneer hotels ruimtes flexibel inzetten, dan biedt dit kansen. Flexibiliteit wordt sowieso belangrijker; iedere aanvraag moet flexibel beheerd kunnen worden. Kijk maar naar Eurovision, waar Duncan Laurence vanwege een coronabesmetting ineens niet live op het podium kon staan. Dan wordt er een andere oplossing gezocht en gevonden. Dat kunnen hotels ook aanbieden: een hybride mogelijkheid, waardoor men er toch bij kan zijn. Dat verhoogt de kans op een boeking, omdat er zekerheid is over de doorgang van de meeting. Overigens mag de hotellerie nog wat meer en sneller vernieuwen in digitale zin; de hotelbranche loopt achter op dat vlak. De mensen die nu als professional aan het werk zijn, en meetings boeken, zijn vaak millennials. Zij sturen geen e-mail en pakken zeker niet de telefoon, maar willen eenvoudig online kunnen boeken via een boekingsmodule. Het voordeel van boekingen via een online booking module is dat je geen personeel nodig hebt om deze aanvragen in te boeken. Hotels hebben nu al minder personeel in dienst en automatisering zorgt ervoor dat het allemaal nog efficiënter kan. Net voor COVID bleken veel hotels daar nog niet klaar voor, maar velen hebben het licht nu wel gezien, zowel in boekingsmogelijkheden als het aanbieden van hybride meetings. Een andere manier om je te onderscheiden is het aanbieden van co-working spaces, maar ook meer aandacht voor de buitenruimte. Waarom zou je het terras niet in de markt zetten als vergaderruimte? Een vergaderopstelling buiten is inspirerend bij mooi weer. Als het weer niet zo goed is, kun je altijd nog naar binnen. Op die manier laat je zien dat je creatief en meedenkend bent.”
Blijf je graag op de hoogte?
Twee keer per week het actuele en relevante hotelnieuws in je mailbox? Schrijf je hier in voor onze digitale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
