De werkkostenregeling

In het Belastingplan 2010 is een ingrijpende wetswijziging opgenomen omtrent het vergoeden van kosten aan de werknemers. Met ingang van 1 januari 2011 zullen de meeste bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen worden vervangen door een nieuwe regeling: de werkkostenregeling.

Op basis van deze regeling kunt u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon (de vrije ruimte) naar eigen inzicht besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Alle vergoedingen boven het bedrag van de vrije ruimte worden tot het belastbare loon gerekend; u dient over het meerdere 80% loonbelasting af te dragen. Deze loonbelasting is een zogenaamde eindheffing, hetgeen betekent dat deze voor uw rekening komt en dus niet wordt ingehouden op het salaris van uw werknemer. U kunt u nog wel bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen (zoals zakelijke reiskosten en studie-/opleidingskosten).

Voorbereiden

Voor sommige werkgevers zal de invoering van de werkkostenregeling een hogere belastingdruk met zich mee brengen; anderen zullen optimaal gebruik kunnen maken van de vrije ruimte. De werkkostenregeling gaat volgend jaar, maar u bent niet verplicht om dan al gebruik te maken van deze regeling. Tot en met 2013 mag u de bestaande regels blijven hanteren. Vanaf 1 januari 2014 zal vervolgens de werkkostenregeling voor ieder bedrijf gelden.  Toch adviseren we u om u nu alvast te gaan voorbereiden.

Om een goede keuze te kunnen maken is het verstandig om op korte termijn na te gaan denken over uw arbeidsvoorwaardenbeleid voor de komende jaren, en ook over de wijze waarop uw bedrijfsadministratie rondom de vergoedingen is ingericht. Mocht u gebruik willen gaan maken van de werkkostenregeling, dan dient deze keuze vooraf in uw administratie te zijn vastgelegd, evenals een opstelling met de vergoedingen en verstrekkingen die u wilt onderbrengen in de vrije ruimte.

Voorbeeld

Werkgever X heeft een loonsom van 500.000 euro . In totaal heeft X 25.000 euro uitgegeven aan vergoedingen en verstrekkingen waaronder 8.000 aan zakelijke reiskosten. De belastingheffing met de nieuwe werkkostenregeling valt voor X als volgt uit.

Werkgever X zal dus bij gelijkblijvende gegevens en toepassing van de werkkostenregeling geconfronteerd worden met een extra belastingheffing van 8.000.

De werkkostenregeling is bedoeld als een vereenvoudiging van de bestaande regelingen, maar of dit ook daadwerkelijk het geval zal zijn, moet nog in de praktijk gaan blijken.

Auteur: Mark Tamsma

HM302010