In de crisis werd er niet naar omgekeken, maar in tijden van economische voorspoed is het onomstreden: de banquetingafdeling is in beweging. En hoe. De meningen over verkoop zijn verdeeld. Nogal. Maar dat er kansen liggen binnen de banquetingafdeling is een feit. De leisuremarkt trekt aan en de jonge generatie ondernemers is bereid flink te spenderen voor een goed event. De vraag is: hoe krijg je die klanten naar binnen? Zelf doen, een expert inhuren of uitbesteden?
Zelf doen
Het is een vraag waar Ralf Meppelder, directeur van Kasteel de Wittenburg in Wassenaar, een aantal jaar geleden noodgedwongen serieus aan moest denken. Het kasteel werd gedragen door leden, die exclusiviteit hadden op toegang tot de zalen. Het ledenaantal liep terug en de omzet uit de banqueting daarmee ook. “Een kleine acht jaar geleden haalden we twintig procent van onze omzet uit de banquetingafdeling.” Een omslag in de identiteit van het kasteel volgde: ook niet-leden waren welkom. Een geschenk. Want anno 2018 komt de helft van de omzet uit de afdeling die acht jaar geleden nog op sterven na dood was. “En als we zo doorgaan komt er in de komende jaren waarschijnlijk zestig procent uit de banqueting”, vertelt een opgewekte Meppelder.
Het vermarkten van zijn twaalf zalen werd prioriteit. Een marketingafdeling werd opgezet, pers werd benaderd er werden budgetten vrijgemaakt om advertenties te plaatsen. “Alles om de unieke zalen die we hebben in de picture te zetten. Het is een flinke investering geweest, maar het werkt. De generatie ondernemers van tegenwoordig houdt er bij ons een extravagantere manier van vergaderen op na dan voorheen. Daar profiteren wij van. Daarnaast boeken wij ontzettend veel bruiloften. Daar is het verzorgen van beeldmateriaal essentieel voor de marketing. Ik ben sowieso van mening dat beeld nu, maar helemaal in de toekomst, dominanter wordt ten opzicht van tekst. Kijk alleen al naar Instagram. Wij hebben nu een chef-kok in dienst die rekening houdt met het feit dat er foto’s van zijn eten worden gemaakt. Maar ook de opstelling van de evenementen krijgt visueel meer aandacht. Wij denken er serieus over na om onze social media uit te besteden om een nog groter bereik te creëren.”
De expert
Dat social media een belangrijke tool is binnen de marketingstrategie, is geen geheim meer. De kracht zit in de persoonlijke benadering. Althans, dat is de mening van Mihaly Laszlo van adviesbureau Laszlo en De Witte, gespecialiseerd op het gebied van sales en klantgerichtheid, vooral binnen de hospitalitybranche. “Het begint altijd met het inleven in de klant. Stuurt een potentiële klant jou een e-mail met de vraag om een offerte te sturen van een van jouw zalen? Bel direct terug. Zo krijgt de klant een persoonlijke binding met het hotel en kan er een offerte op maat worden gemaakt, omdat de wensen van de klant direct genoteerd kunnen worden. De klant heeft al goed onderzoek gedaan en is geïnteresseerd in die ene zaal. Trek hem of haar over de streep door een persoonlijke aanpak.”
Een tweede ergernis van Mihaly is de communicatie tussen de banquet sales afdeling en de operationele afdeling. “Die is vaak niet goed afgestemd. Het gebeurt dat sales beloftes maakt die operationeel onhaalbaar zijn, dan zijn er alleen maar verliezers. Stem goed af. Zet de managers van de operationele afdeling, de salesafdeling en de F&B-afdeling bij elkaar om de wensen van de klanten door te nemen en om te kijken wat haalbaar is. Het laatste wat je wilt is een teleurgestelde klant.”
Uitbesteden
De laatste optie is het uitbesteden van het event. Hotels kiezen er soms voor om een cateraar in te huren. Famous Flavours is zo een bedrijf dat in kan springen naar de behoefte van het hotel. “Maar het gebeurt ook vaak genoeg dat het hotel de wensen van de opdrachtgever niet kan beantwoorden. Samen met het hotel komen wij dan tot een oplossing.”
Tobias Overgoor startte 9 jaar geleden het bedrijf en is in korte tijd uitgegroeid tot grote cateraar. Hij heeft als vaste klanten het Krasnapolsky en vele NH hotels in zijn bestand. Toch denkt hij dat hotels te allen tijde hun events het liefst zelf organiseren. “Op dit moment denk ik dat ongeveer vijf procent van onze omzet uit de hotellerie komt, onze core-business ligt in de zakenwereld.”
De samenwerking met de hotels loopt altijd soepel. Bij toenadering van het hotel naar Famous Flavours worden de vragen van de opdrachtgever besproken en gekeken naar de mogelijkheden die de cateraar er aan toe kan voegen. “Dan moet je denken aan personeel, creatieve ideeën of de samenstelling van het hele menu.”
Vanaf dag één probeert Overgoor op een duurzame manier zijn bedrijf te leiden. Dat doet hij om twee redenen. “Ten eerste vind ik dat je als ondernemer een bepaalde verantwoordelijkheid hebt richting het milieu, zo werken wij niet met tonijn. Ik wil niet werken met een bedreigde diersoort. En daarnaast is het ook gewoon uit commercieel oogpunt verstandig om zo min mogelijk restproducten te hebben, af en toe word ik wel erg moe van het hele ‘no-waste verhaal’, natuurlijk is het goed rekening te houden met het milieu, maar hoe minder je weg moet gooien, hoe meer geld je overhoudt.”
Famous Flavours haalt veel van zijn producten bij Instock vandaan. Het distributiecentrum van Ahold. “Daar liggen producten die nog maximaal vijf dagen goed zijn. Het duurt een aantal dagen voordat deze in de schappen van de supermarkt liggen, vandaar die vijf dagen. Vaak wordt niet alles verscheept naar de supermarkten. Wij kopen die restpartijen op. Wij werken veel met deze producten, maar weten daardoor vaak niet van tevoren waar we precies mee kunnen werken, het is een uitdaging voor onze chefs om dan in samenwerking met de opdrachtgever tot een mooi event te komen.”
HM302018
