De kracht van eventmanagement

Op het lommerrijke Papendal vond maandag 16 mei de AF&BM thema-bijeenkomst over events plaats. Na het welkomstwoord van Jochem Schellens vertelde Harry de Winter over zijn opleiding tot eventmanager, Mariska Woertman sprak vol vuur over de organisatie van de Redbull Air Races en Maikel Steur vertelt over zijn bedrijf Little Fish, producent van het 3FM Glazen Huis. Tot slot was er een debat over de rol van de F&B-manager.


~Het groene Papendal waar menig (sport)event wordt georganiseerd~

*Events organiseren is keuzes maken*
Dagvoorzitter Otto Wijnen spoorde het publiek aan om “te twitteren dat het een aard heeft” aan het begin van de middag. #afbm is dan ook niet te missen op de powerpoint presentatie. Een kort vragenrondje in de zaal leert dat de een verwacht dat vandaag duidelijk wordt hoe events worden opgezet en de ander voornamelijk ‘nieuwe info’ hoopt te horen. De eerste spreker is Jochem Schellens, manager van het NOC-NSF, hij vertelt over de organisatie van topsportevents. Schellens: “Keuzes maken is erg belangrijk in dit vak. Wij maken bijvoorbeeld keuzes voor topsporters. Het komt hier op Papendal vaak voor dat we een event moeten afzeggen omdat iemand hier op het terrein moet discus werpen. Wij wilden met z’n allen zo’n groot sportcomplex dan horen die afwegingen erbij.” Volgens Schellens, die voorheen werkzaam was in Taiwan en Zuid-Afrika, heeft Nederland nog een hele weg te gaan als het gaat om de organisatie van ‘originele evenementen’. “De staatssteun gaat minder worden komend jaar en over de Olympische Spelen van 2028 hoeven we het al helemaal niet te hebben.”


~Dagvoorzitter Otto Wijnen en Jochem Schellens, Manager van het NOC-NSF~

*Opleiding voor en door de event branche*
“Ligt je leven in de gruzelementen dan ga je in de evenementen,” aldus Harry de Winter, directeur van de opleiding Management in Events. Bij opleidingen als een HBO Communcatie en Hogescholen voor Toerisme vormt eventmanagement een te klein onderdeel volgens De Winter. “In gesprek met Arwin Touw van de TMF awards zei ik: ‘Het zou toch fantastisch zijn als die young professionals zelf de TMF awards zouden kunnen organiseren?’ ‘Be my guest’, zei Touw, en zo leren de studenten van De Winter in de praktijk.” "Verschillende strategische disciplines moeten worden gecombineerd," aldus De Winter. Dit onderstreept hij met een filmpje over Wyeth Sensation, waarin een erg jonge Wendy van Dijk dromen laat uitkomen. De Winter: "Het event onderstreept volgens dat het belangrijk is om aan ‘het feest’ een maatschappelijke functie toe te voegen." De opleiding van De Winter duurt vijf dagen en is ontwikkelt voor en door de eventbranche.


~Harry de Winter, directeur van de opleiding Management in Events~


~Tijdens de pauze werd veel gesproken over de presentaties~

*700.000 man publiek bij eerste Red Bull airrace*
“Wij waren vies van alles wat er op Papendal gebeurt,” vertelt Mariska Woertman voormalig marketing manager Red Bull en nu Corporate Event Manager Randstad na de pauze. “Red Bull Airrace had alles te maken met Extreme Sports Formule 3 en 3.000 races.” "Red Bull was na 22 jaar toe aan innovatie. Eigenaar Dietrich Mateschitz vond echter dat er niks aan het product gedaan hoefde te worden omdat nog niet iedereen ter wereld 22 blikjes Red Bull per dag dronk," vervolgt Woertman. Een ‘wild idee’ leidde ertoe dat het idee voor een airrace werd gelanceerd. Geen stad ter wereld wilde daar testcase voor zijn in 2005. Uiteindelijk is het gelukt om Rotterdam over de streep te trekken. De kick-off van een nieuw wereldkampioenschap vond plaats. “Competitie speelt hierbij een belangrijke rol”, vertelt Woertman, “daarnaast speelden precisie, snelheid, lifestyle en het ‘global’ aspect een grote rol.” De beste piloten ter wereld vlogen mee, zij waren van tevoren gescreend. Tijdens die eerste airrace hoopte de organisatie op 100.000 man publiek. Er waren echter 700.000 man op de been. Woertman: “De organisatie smeekte me of ik bij elk interview met de NOS of radio wilde vragen of er alsjeblieft niet meer mensen naar Rotterdam wilden komen. Mensen klommen zelfs in de Euromast!” Het event heeft na 2005 op diverse locaties plaatsgevonden, in St. Petersburg, maar ook in een Indianenreservaat en op vele andere plekken.


~Mariska Woertman voormalig marketing manager Red Bull~

*Veel verandering in drie jaar tijd*
Moest de organisatie in 2005 nog op de knieën om het evenement plaats te laten vinden in Rotterdam, in 2008 moest de Nederlandse organisatie smeken of het in Rotterdam gehouden kon worden, er was sterke concurrentie uit bijvoorbeeld Zweden. Uiteindelijk is het Rotterdam en Red Bull gelukt het event ook in 2008 naar de stad te halen. Woertman vertelt dat de samenwerking met de gemeente daarbij heel belangrijk is geweest. “De haven van Rotterdam moest vier dagen dicht voor het evenement, dat was een unicum. Ik geloof dat Ivo Opstelten het ook wel een mooi afscheidscadeau aan de stad vond.” Opstelten legde in die periode zijn burgemeesterschap neer. Woertman raadt ondernemers en organisatoren aan de naam van de gemeente veel te noemen in communicatie met media. “Zo krijgt de stad free publicity en het werkt handig bij vergunningverlening.” Het is volgens Woertman belangrijk om transparant te maken wat een evenement kan doen. "Wij verzekerden de gemeente bijvoorbeeld dat we niet boven of in de richting van het publiek vlogen,” besluit Woertman enthousiast.


~De zaal is een en al oor~

*Timing, geloven in wat je wil en doorzetten*
“We brengen media naar het bedrijfsleven,” vertelt Maikel Steur, eigenaar van Little Fish en producent van 3FM Glazen Huis en Noordpool.FM. Little Fish produceert vanuit een creatieve gedachte. “Er is geen monoloog maar een dialoog.” Ook stelt het bedrijf vragen via social media. Steur: “Het lauwe bier en de muffe toastjes zijn sneller op Twitter dan in de keuken. Een goed concept mag volgens Steur wat kosten en hij acht het belangrijk dat er zo goed mogelijk over alles is meegedacht. “Het liefst zo creatief mogelijk, daar zit de klant meer op te wachten dan op copy-paste.” Door een transparant huis dat door Sim City geplaatst was in Leidsche Rijn kwam Steur op het idee van het Glazen Huis. “Er moest een plek zijn waar we zichtbaar waren en de connectie met de luisteraar plaatsvond.” 90% van de doelgroep 10-34 jarigen kent het Glazen Huis inmiddels Steur: “Het belangrijkste was: Met je hele ziel en zaligheid problemen op de kaart zetten. Er zit een goed verhaal achter, zonder dat lukt het niet. Het is ook timing, geloven in wat je wil en doorzetten." Hij geeft het publiek nog mee: “Combineer, initieer, wees een actieve partner; doe het samen en adviseer.”


~Maikel Steur, eigenaar van Little Fish~

*Locatie verantwoordelijk voor calamiteit*
Tijdens een interactief slotdebat werden verschillende stellingen 'getackled' door onder andere Sjoerd Weikamp, hoofdredacteur Event Branche, Mark Bogaerts, directeur Events & Entertainment bij Trefpunt en Jan Eleveld, directeur van Starlive Events, de andere sprekers en het publiek. Er waren nuttige tips: Bogaerts, onder meer organisator van het Holland Heineken Huis, meldt dat het altijd slimmer is om met een eigen plan naar de gemeente te gaan. “Anders wordt het voor je gedaan.” Ook vertelt hij dat een locatie bijna altijd verantwoordelijk wordt geacht voor een calamiteit "en dus niet de organisator van een evenement.” De eventmanagers vinden het belangrijk dat F&B managers hun locatie tot in de puntjes kennen. Dan is er nog de werking van social media. Bogaerts vertelt: “Bij een vechtpartij bij het Holland Heineken Huis stonden er gelijk zes man met telefoons om heen.” Shima Zeroual, student aan de NHTV, merkt op dat het gaat om hoe je dat probleem oplost. Ook Steur noemt webcare erg belangrijk in de organisatie van evenementen. Eleveld merkt op dat het van belang is om eerst een boodschap te formuleren en er vervolgens een locatie en invulling bij te zoeken. "Sommige opdrachtgevers komen al bij mij met een locatie, ik wil eerst de boodschap weten en ga dan naar een locatie zoeken. Opdrachtgevers zijn per definitie minder creatief." Steur: "Je moet jezelf in de branche bewijzen anders komen ze niet bij je terug. Iedere huisvrouw die dacht een feestje voor de buurvrouw te organiseren noemde zich eventmanager."


~Sjoerd Weikamp, hoofdredacteur Event Branche, Mark Bogaerts, directeur Events & Entertainment bij Trefpunt en Jan Eleveld, directeur van Starlive Events~

Enkele tips van de debaters:
-Wees vooral geen Food&Budget-manager
-Ken je locatie en zorg dat je alles weet
-Probeer vanuit MVO lekker creatief te zijn
-Zorg dat je op een vroeg tijdstip aan tafel zit

*Nieuwe Founding Partner voor de AF&BM*
Direct na afloop van de Eventbijeenkomst bij Hotel en Congrescentrum Papendal werd bekendgemaakt dat JP Audio Visueel de nieuwe Founding Partner van de AF&BM wordt. JP Audio Visueel is een jong bedrijf dat zich met name richt op het beleveren van Audio Visuele middelen voor de hotellerie. Dienstverlening staat hoog in het vaandel met onder meer razendsnelle leveringen en een 24-uur bereikbaarheid. Inmiddels zijn ze bij veel hotels al prefered supplier en hopen ze door de aansluiting bij de AF&BM zich nog meer te kunnen profileren op de Nederlandse hotelmarkt.


~Jeroen van Brienen (rechts) directeur JP Audio Visueel en Richard Francke voorzitter van de AF&BM toasten op de nieuwe samenwerking~

JP Audio Visueel is hiermee de 16e Founding Partner van de AF&BM. Naast JP AV zijn Vinites, Wijngaard Kaas, Smit & Dorlas, Blycolin, Diageo, Panesco, Ecolab, Friesland Campina, Sligro, Spadel, American Express, Tork, Olivier, Heineken en Unilever Food Solutions de andere partners.


~Natuurlijk was er ook ruimte voor een F&B moment~

Foto's: Cynthia van Dijke


~Eline Dragt~