Onlangs verscheen het boek ‘E-business your business’ van de Nederlander Boudewijn Raessens. Het boek geeft een helder overzicht van de actuele stand van zaken op het gebied van e-commerce en e-business. Een van de onderwerpen die het boek behandelt, is e-procurement: inkoop via internet. Het is een van de weinige internettoepassingen waar nu al flink geld mee wordt verdiend. Nu de miljoenen verslindende ‘dotcoms’ uit de gratie zijn, verschuift de aandacht - volgens Boudewijn Raessens - richting e-procurement.
‘Bedrijven zeggen vaak: we willen iets met e-commerce doen, maar we weten nog niet wat. De tegenvraag die ik altijd stel is: wat is je doel? Er bestaat natuurlijk geen standaardrecept. Een bedrijf moet eerst gaan kijken waar de sterke en zwakke punten liggen. Aan de hand daarvan moet men zich een concreet doel stellen dat men met internet wil bereiken. Voor het ene bedrijf is dat omzetverhoging, voor een ander bedrijf is dat klanttevredenheid, voor weer een ander is dat kostenbesparing.’ - Aan het woord is Boudewijn Raessens, docent e-business aan de Fontys Hogeschool in Eindhoven.
Promotie
Raessens schreef ‘E-business your business’ omdat, volgens hem, de meeste internetboeken te specialistisch of te Amerikaans zijn. In zijn boek geeft Raessens een totaaloverzicht. Hoewel de titel misschien anders doet vermoeden, is het boek in (helder) Nederlands geschreven. Vanuit een algemene inleiding in de e-terminologie en een overzicht van economische achtergronden gaat hij gedetailleerd in op kwesties als websites, Customer Relation Management en e-procurement. Het boek is bedoeld om managers - dus ook hôteliers - een snel inzicht te geven in de wereld van e-business.
Zoals het eerste Hotel Continu Onderzoek (door Hospitality Management en Deloitte & Touche) begin dit jaar uitwees, weten veel hôteliers nog steeds niet wat ze met internet kunnen en willen doen. De meeste hôteliers zien vooral mogelijkheden voor promotie en kamerreserveringen; zij concentreren zich dus op de interactie met de consument, ofwel de verkoopkant. Internet kan echter ook ingezet worden voor de interactie met zakelijke partners: de inkoopkant. Slechts 20% van de hôteliers had begin dit jaar gedacht aan deze mogelijkheid.
Volgens Raessens zou dit wel eens een inschattingsfout kunnen zijn: ‘Uit recent onderzoek blijkt dat vooral met e-procurement, aan de inkoopzijde dus, geld te besparen is. Als je de inkoopkosten met 10% omlaag kunt brengen, geeft dat direct een enorme rendementsverbetering. Als je eenzelfde stijging van het rendement wil halen door meer te verkopen, moet je naar verhouding veel meer inspanning verrichten. In tegenstelling tot toepassingen in de dotcom-sfeer, zijn bij e-procurement de investeringen dus meteen gedekt. De kostenbesparingen zijn redelijk te voorspellen en op korte termijn te realiseren.’
Kosten omlaag
Het basisidee van e-procurement is dat er wordt ingekocht via internet. Raessens stelt dat een bedrijf eerst in kaart moet brengen hoe er op dit moment wordt ingekocht, en waar potentieel voor verbetering is: ‘Je moet jezelf een meetbaar doel stellen, bijvoorbeeld een kostenbesparing van 10% binnen een jaar.’
Door automatisering kan vervolgens de inkoop in banen worden geleid. Alle inkoop zal op den duur geschieden via één verzamelpunt op internet: het e-procurementsysteem. Een van de belangrijkste dingen die moet gebeuren, is het opstellen van een lijst van voorkeursleveranciers.
De besparingen bij inkoop via internet zijn, volgens Raessens, in drie categorieën in te delen. In de eerste plaats gaan de arbeids- en transactiekosten omlaag. Raessens: ‘Uit onderzoek bleek dat in 2000 de kosten van een geautomatiseerde bestelling 30 dollar waren in de VS. De kosten van een handmatige bestelling waren veel hoger: 150 dollar.’ Een tweede besparing is te behalen doordat alle inkopers bedrijfsbreed gaan inkopen bij de geprefereerde leveranciers. In de praktijk komt het nogal vaak voor dat verschillende inkopers hun eigen voorkeuren hebben. Door dit middels internet te automatiseren voorkom je dat de inkopers naar een duurdere partij stappen. In de derde plaats krijgt het management door de geautomatiseerde inkoop een duidelijk beeld van het inkoopbeleid: hoeveel wordt er gekocht bij welke leverancier? Door bedrijfsbrede consolidatie van deze gegevens krijgt het inkopende bedrijf een betere onderhandelingspositie.
Tot nu toe spelen grote bedrijven de belangrijkste rol in de succesverhalen over e-procurement: vier jaar geleden besloot computergigant Cisco om de inkoop van goederen, zoals computerhardware en kantoorbenodigdheden, via internet te stroomlijnen. Cisco is actief in 48 landen. Door de inkoop via internet te regelen, werd in 2000 wereldwijd ruim één miljard dollar bespaard.
Connecties
De kosten om e-procurement in te voeren in een bedrijf, zijn zeker niet triviaal. Voor het kopen en implementeren van software betaalde men in 2000 gemiddeld 1,2 miljoen dollar. Bedrijven die de software huurden via internet, kwamen 30% goedkoper uit.
Raessens bestrijdt dat e-procurement hiermee alleen interessant is voor de allergrootste bedrijven: ‘Bij een middelgrote onderneming (tussen de 100 en 500 werknemers) verwacht men een gemiddelde besparing van twee miljoen dollar per jaar door e-procurement. Elke middelgrote onderneming zou de mogelijkheden van e-procurement dus op zijn minst moeten onderzoeken.’
Voor de individuele hotels zal e-procurement voorlopig niet haalbaar zijn, als we naar deze getallen kijken. Ketenhotels vallen echter wel degelijk in de categorie bedrijven voor wie e-procurement geld zou kunnen opleveren. Raessens: ‘In ketenverband kun je onderling veel afstemmen. Bij het opstellen van een lijst met geprefereerde leveranciers heeft het voordelen als je connecties in het hele land hebt. Het is absoluut niet nodig dat de vestiging in Maastricht inkoopt in Maastricht, terwijl in Groningen een betere leverancier zit.’
De invoering van e-procurement is een ingrijpende gebeurtenis. Raessens: ‘De hele organisatie moet ervan overtuigd worden dat dit een goede manier van werken is. Je moet een inkoopstrategie formuleren; de medewerkers moeten weten dat er preferentieleveranciers zijn. In het eerste jaar zullen er dus extra kosten zijn, afhankelijk van hoe ver je organisatie met internet is. Als er nog een houding in het bedrijf heerst van ‘zou dat nou wel iets worden met internet’, kun je beter eerst op een eenvoudiger manier met internet gaan werken. Er moet een redelijke voedingsbodem zijn,’ aldus Raessens.
Het moge duidelijk zijn dat kostenbesparing via internet bij de meeste hotels nog wel even op zich zal laten wachten. Gelukkig wordt voor de klanttevredenheid het internet al meer ingezet. Raessens geeft hiervan een voorbeeld uit de eigen, recente ervaring: ‘Binnenkort ga ik naar Taragona. Ik heb daar ook een hotel nodig. Het eerste dat ik dus heb gedaan, is op internet zoeken. Zo kwam ik bij een hotel uit, dat mij op de website meteen een plattegrond gaf om vanaf het vliegveld naar het hotel te komen. Erg handig. Er stonden ook een paar foto’s van het hotel bij, die een sympathieke indruk gaven. Ik heb daar dus geboekt. Door die website heb ik als klant al meteen een positieve indruk.’
HM302001
