Glamour rond zakenreizen verdwijnt

De totale uitgaven aan reis- en representatiekosten (R&R) door het Amerikaanse bedrijfsleven hebben in 1996 een record bereikt van 156 miljard US dollar. Dat is een stijging ten opzichte van 1995 van 4%. Eén van de redenen van de oplopende kosten is dat het aantal zakenreizigers in de afgelopen twee jaar met bijna eenderde is gestegen, van 21% in 1994 naar 27% in 1996. Dat bleek uit een tweejaarlijks onderzoek van American Express dat onlangs is uitgevoerd bij 1.200 bedrijven in de Verenigde Staten.

De R&R-kosten van Europese bedrijven in 1996 worden geschat op ongeveer 150 miljard dollar. R&R-kosten vormen na salarissen en dataverwerking de derde uitgavenpost van de meeste bedrijven. Nu de uitgaven verder oplopen proberen bedrijven met de invoer van betere methodes meer grip te krijgen op hun R&R. Van de 1.200 onderzochte bedrijven in Amerika gaf 45% aan dat binnen reismanagement kostenbeheersing de hoogste prioriteit heeft. Voor 25% stond veiligheid van de reizigers voorop en 15% keek als eerste naar de wensen en behoeften van de werknemers. Bedrijven die binnen hun reisbeleid aan kostenbeheersing de hoogste prioriteit geven, geven 19% minder uit dan bedrijven die dat niet doen.

Reisbeleid

Inmiddels heeft 90% van de multinationals en 60% van de middelgrote bedrijven in de VS een officieel omschreven reisbeleid. Slechts 4% van de bedrijven heeft geen reisbeleid op papier. Dat was in 1994 nog 19%. Bij driekwart van de bedrijven moeten werknemers gebruik maken van de laagst mogelijke vluchttarieven, terwijl tweederde van de werknemers kan overnachten in hotels waarmee hun bedrijf gereduceerde tarieven heeft afgesproken. Meer dan driekwart van de bedrijven stelt bovendien grenzen aan de kosten van eventuele huurauto's. Slechts 28% van de bedrijven heeft nog een speciaal reisbeleid voor topmanagers, vergeleken met 35% in 1994. Dat een efficiënter reisbeleid steeds belangrijker wordt blijkt uit het toenemend aantal bedrijven dat hun reizen bij één reisbureau boekt. In 1994 was dat 73%, in 1996 is dat opgelopen tot 78%.

Indirecte kosten

De resultaten geven ook een accentverschuiving aan in de manier waarop op kosten wordt bespaard. Nu blijkt dat directe kosten goed te controleren zijn, richten bedrijven hun aandacht meer op indirecte kosten. Deze uitgaven hebben betrekking op het boeken van een reis, het invullen van onkostendeclaraties, het verstrekken van contante voorschotten en de facturering. Uit een recent onderzoek dat Price Waterhouse in opdracht van American Express heeft uitgevoerd, blijkt dat bij een gemiddeld bedrijf in Europa ongeveer 8% van het totale budget voor R&R verloren gaat aan indirecte kosten. Door verbetering en automatisering van de administratie, facturerings- en boekingsprocessen kunnen deze kosten worden teruggebracht tot 2%. Voor Europese bedrijven betekent dit dat zij per jaar ten minste 8,5 miljard dollar kunnen besparen.