Van oudsher gebruiken luchtvaartmaatschappijen hun eigen reserveringssystemen. De toegang tot deze systemen werd vervolgens geopend voor de reisindustrie. Later ontwikkelden de luchtvaartmaatschappijen gezamenlijk nieuwe systemen, zoals Galileo, Amadeus, Sabre en Worldspan. Deze systemen staan ook bekend onder de naam Global Distribution Systems (GDS).
Behoudens de vliegtickets kunnen we ook hotels, huurauto’s en ‘entertainment’ boeken via deze systemen. Een GDS maakt het voor een hotel mogelijk reserveringen uit alle delen van de wereld te ontvangen. Dit lijkt makkelijk, maar aan de invoering van dergelijke systemen gaat gedegen huiswerk vooraf.
Lokken
Vanuit welke delen van de wereld wordt er geautomatiseerd geboekt? In de VS loopt het aantal geautomatiseerde reserveringen - ook via Internet - al gauw richting de 75%. In Europa lopen Scandinavië en Nederland vooraan, gevolgd door Engeland, Duitsland en België. De Aziatische landen blijven nog wat achter.
Een hotelketen kan de Distribution Systems natuurlijk zelf ‘voeden’, mits zij daarvoor technisch voldoende middelen ter beschikking heeft. Een zogenaamde Representation Company kan de informatie richting het GDS ‘voeden en vervoeren’. Uiteraard worden voor de verwerking en het vervoer van de reserveringen kosten (lidmaatschapsprijzen) in rekening gebracht.
Laten we ervan uitgaan dat de hotelinformatie goed vermeld staat in het GDS. Wie gaat er nu boeken, en hoe wordt de aandacht van de boeker naar een bepaald hotel gelokt?
De diverse GDS-en zijn in vrijwel alle reisbureaus van internationaal opererende bedrijven toegankelijk. Een reisagent met gedegen ervaring heeft voldoende mogelijkheden om toegang te krijgen tot hotelinformatie. Men zoekt op datum, stad, budget, referentiepunten of ketencode. Indien de klant de voorkeur heeft voor een van deze punten, kan hierop worden gezocht. Reserveringen kunnen tot een jaar vooruit worden gemaakt worden. Zorg er dus voor dat u altijd 365 dagen vooruit uw prijzen geladen heeft.
Afspraken
Veelal verzorgen de zakelijke reisbureaus (voor 85% ondergebracht in diverse consortia, zoals First Management Travel, BTI, Carlson Wagonlit en American Express) de reserveringen via het GDS. Het is dus zaak dat de prijsafspraken tussen uw hotel en de consortia geladen zijn in het systeem. Hetzelfde geldt voor prijsafspraken die u heeft met bedrijven die alleen via een GDS reserveren. Ook kunt u speciale aanbiedingen doen in het laagseizoen of voordelen combineren met een verblijf in uw hotel. Denk hierbij aan zoiets als een gratis verblijf van de partner gedurende het weekeinde.
Hoe zet u de consortia aan tot het kiezen van uw hotel? Door samenwerking in de vorm van:
Hoe maakt u optimaal gebruik van de mogelijkheden die consortia u bieden? Bepaal eerst welke landen of regio’s voor u de meeste prioiteit hebben. Bekijk dan welke consortia in deze landen of regio’s sterk zijn. Zorg er vervolgens voor dat uw hotel in het systeem van zulke consortia wordt opgenomen.
Daarna kan het nuttig zijn om de boekende kantoren van deze consortia te bewerken. Dit kan door middel van een persoonlijk bezoek, mailingen, boekingswedstrijden, ondersteuning van hun promotionele campagnes, sponsoring van studiereizen voor hun klanten et cetera. Kies de juiste contactpersonen. Zorg er ook voor dat u met de GDS die deze consortia gebruiken een goed contact onderhoudt. Ook zij hebben promotionele partners nodig.
In het hotel moeten de reserveringen zodanig geregistreerd worden, dat u aan het eind van het jaar weet wat de omzet is van een consortium of een bepaald kantoor binnen een consortium. Wordt de stroom reserveringen minder, vraag dan hoe dit komt. Buiten het feit dat klanten tegenwoordig vrij aardig weten waar ze willen logeren, kan er ook een technische oneffenheid zijn.
Houd uw hotelinformatie actueel. De diverse GDS bieden ook hun marketingprogramma’s aan. Denk hierbij aan elektronische ‘mailshots’, ‘sign in’ boodschappen enzovoort. Laat u door uw hoofdkantoor of reserveringspartner goed informeren over de mogelijke kansen voor uw hotel.
Dat deze grote systemen inmiddels ook via het Internet te bereiken zijn is u waarschijnlijk niet ontgaan. Het is echter niet waarschijnlijk dat daardoor de tussenhandel, in dit geval het reisbureau, zal worden uitgeschakeld. Nog steeds is er in grote bedrijven een behoefte aan reismanagement en contractonderhandeling. Het Internet biedt u slechts een extra mogelijkheid om uw hotelkamer, huurauto of vliegtuigstoel onder de aandacht te brengen. Een zeer positieve ontwikkeling dus.
HM302000
