Nederland herbergt jaarlijks 3,6 miljoen meerdaagse zakelijke reizigers die met zijn allen 2,3 miljard euro besteden. Maar liefst 55.000 banen zijn te danken aan deze bezoeken. Reden genoeg voor het NBTC om het economisch belang van het zakelijke reissegment eens gedetailleerd in kaart te brengen.
Iedereen herinnert zich de Nuclear Security Summit (NSS) die op 24 en 25 maart 2014 plaatsvond in het World Forum in Den Haag. Nederland viel dat jaar de eer te beurt gastland te zijn voor dit gouvernementele congres. Zelfs president Obama had een hotelbed nodig, dat hij vond in het Noordwijkse Huis ter Duin. Maar daar bleef het niet bij. De enorme media-aandacht droeg bij aan een sterker imago van Nederland en leidde tot meer hotelovernachtingen. NSS 2014 is dan ook een belangrijk visitekaartje bij het aantrekken van nieuwe (internationale) instellingen en bedrijvigheid.
Dit voorbeeld onderstreept het economische belang van het zakelijke reissegment. Toch is het niet eerder gedetailleerd onderzocht. Daarom brengt het NBTC nu het rapport ‘Zakelijk ontmoeten in Nederland’ uit. Hospitality Management vat de belangrijkste bevindingen voor u samen.
Individueel of georganiseerd
In 2014 bezochten 13,9 miljoen internationale bezoekers ons land voor een meerdaags verblijf. Ruim een kwart van hen kwam voor een zakelijk bezoek: 3,6 miljoen. Deze groep is weer onder te verdelen in bijna driekwart dat een individuele reden heeft en iets meer dan een kwart dat een georganiseerd bezoek aflegt. Voorbeelden van georganiseerde zakenreizen zijn congressen, vergaderingen en beurzen. Dit segment wordt ook wel MICE genoemd: Meetings, Incentives, Conventions en Exhibitions. Van deze evenementen zijn corporate meetings voor Nederland het belangrijkste; ons land neemt de negende plaats in op de internationale ranglijst op basis van het aantal meetings. Andere evenementen zijn congressen, beurzen en seminars. Een speciale categorie vormen de incentives: reizen die worden betaald door de werkgever ter motivatie en/of beloning. Nederlandse en buitenlandse gasten bij elkaar zorgden in 2014 voor 2,34 miljoen meerdaagse georganiseerde zakenreizen in Nederland. Een ruime meerderheid van deze trips zijn ondernomen door Nederlanders, dit zijn circa 1,36 miljoen zakenreizen. De overige 970.000 zakenreizen hebben betrekking op buitenlandse bezoekers die voor een meerdaagse zakenreis naar ons land zijn gekomen.
Vanuit China, Japan en Italië reizen relatief veel bezoekers met een zakelijk motief naar Nederland. Maar in absolute aantallen komen de meeste zakenreizigers uit het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten. Van alle reizen die Duitsers naar Nederland maken, heeft ‘slechts’ 9% een zakelijk motief. Toch is Duitsland de derde belangrijkste herkomstmarkt van al het inkomende, zakelijke bezoek in Nederland, op de voet gevolgd door Italië.
Buitenlandse gast geeft meer uit
De totale bestedingen voor meerdaagse MICE-bijeenkomsten in Nederland in 2014 worden geraamd op ruim 2,3 miljard euro. Een belangrijk deel hiervan komt van internationale bezoekers aan Nederland (54%), circa 1,3 miljard euro. De overige 1,1 miljard is afkomstig van Nederlanders in eigen land. Gemiddeld liggen de bestedingen per zakenreiziger per zakenreis in Nederland tussen de 725 en 760 euro.
Dan de werkgelegenheid. Meerdaagse MICE-zakenreizen leveren Nederland 30.400 fte’s op, waarvan ruim 21.000 fte’s directe werkgelegenheid betreft en circa 9.000 fte’s indirecte werkgelegenheid. Iets meer dan de helft van de totale werkgelegenheid wordt gecreëerd door internationale bezoekers (52%). In totaal zorgt de markt voor meerdaagse MICE-zakenreizen voor ruim 55.000 banen in Nederland.
Economisch speerpunt
Zakelijke bijeenkomsten lenen zich bij uitstek voor het versterken van de economische speerpunten van een stad of regio. Zo is Rotterdam erin geslaagd om de ‘15th World Conference Cities and Ports’ naar de stad te halen. Het congres van de AIVP (Association Internationale Villes et Ports) wordt in 2016 in Rotterdam gehouden en richt zich op de transformaties van oude havens en het sociaal maatschappelijke vraagstuk dat veel havensteden gemeen hebben en sluit goed aan bij het internationale imago van Rotterdam als wereldhavenstad.
In Maastricht is de aanwezigheid van het Maastricht Expositie & Congres Centrum (MECC) een belangrijke toegevoegde waarde voor de verdere uitbouw van de Maastricht Health Campus. Het MECC vormt samen met de gebouwen van de Universiteit Maastricht (UM) en het Maastricht Universitair Medisch Centrum+ ( UMC+) het stedenbouwkundig hart van de campus.
De sterke link tussen de medische wereld en de congressector werd eveneens zichtbaar toen in 2013 het grootste cardiologisch congres ter wereld plaatsvond in Amsterdam RAI. Gedurende 5 dagen bespraken bijna 30.000 cardiologen vanuit meer dan 150 landen de laatste stand van zaken op het gebied van wetenschappelijk onderzoek naar hart- en vaatziekten. In de gebiedsontwikkeling rondom RAI Amsterdam is de afgelopen jaren veel geïnvesteerd. Momenteel wordt ook gewerkt aan de bouw van een nieuw hotel met maar liefst 650 kamers.
Bedden vaker bezet
Bijna twee derde van alle internationale zakelijke bezoeken duurt één tot drie dagen. Een kwart duurt vier dagen tot een week. De gemiddelde verblijfsduur ligt hiermee op 3,6 nachten. Nederlandse zakenreizen duren over het algemeen korter: gemiddeld 1,5 overnachting per meerdaagse zakenreis. Bijna alle internationale bezoekers verblijven tijdens hun zakelijke bezoek in een hotel (97%) tegenover driekwart van de Nederlandse zakenreizigers in eigen land. Amsterdam is de populairste bestemming: ruim een derde van alle bezoekers verblijft in onze hoofdstad.
De 2,34 miljoen MICE-zakenreizen in Nederland genereren in totaal circa 5,1 miljoen overnachtingen. Hiervan komen er 2,1 miljoen voor rekening van binnenlandse zakenreizigers en 3 miljoen van internationale bezoekers. De pieken van het aantal meerdaagse zakelijke overnachtingen in Nederland liggen in het voorjaar, van maart tot en met juni, en in het najaar, september en oktober. Toeristische overnachtingen pieken juist in juli en augustus. Ze vullen elkaar dus aan, waardoor de gemiddelde bezettingsgraden op jaarbasis stijgen. Internationale zakelijke bezoekers zijn veelal zeer tevreden over hun bezoek aan Nederland. Bijna vier op de vijf beoordeelt het zakelijk bezoek als uitstekend of zeer goed. Nog geen 5% van alle bezoeken wordt als matig of slecht gewaardeerd.
Locaties in Nederland
Het aanbod van locaties voor zakelijke bijeenkomsten loopt uiteen van grote congres- en beurslocaties zoals World Forum, RAI Amsterdam, Jaarbeurs en de MECC tot kleinere (hotel)locaties en special venues. In wezen kan elke locatie in Nederland vergadermogelijkheden bieden. Het aanbod is hierdoor divers en complete cijfers van alle mogelijke locaties zijn dan ook niet beschikbaar.
High Profile Locaties brengt een uitgebreid aanbod in kaart voor congres- en vergaderlocaties in Nederland. De website locaties.nl toont circa 373 congreslocaties, 751 hotels, 1450 vergaderlocaties en 619 andere type locaties voor zakelijke bijeenkomsten. Een locatie kan in meerdere categorieën vallen. Nederland biedt in totaal ruim tweeduizend unieke vergaderlocaties.
Van de 3,8 miljoen meerdaagse zakenreizen van Nederlanders in eigen land, vinden de meeste reizen plaats in de provincie Noord-Holland (15%). In de provincies Zuid-Holland, Utrecht en Gelderland vindt per provincie 13% van de zakenreizen plaats. Noord-Brabant is met 11% van alle meerdaagse zakenreizen de vijfde belangrijkste bestemmingsprovincie.
Leadtime: kort of lang?
De leadtime, de tijd tussen het uitzetten van een proposal en het daadwerkelijke event, verschilt sterk per bijeenkomst. De leadtime van corporate bijeenkomsten is relatief kort vergeleken met die van bijeenkomsten van associaties of overheden. Bij kleinere corporate meetings is de gemiddelde leadtime twee tot zes maanden. Bij grotere corporate meetings kan de leadtime oplopen tot enkele jaren.
Door het aantrekken van de economie in de Westerse wereld zijn in het afgelopen jaar wereldwijd meer bijeenkomsten georganiseerd. Ook voor het komende jaar zijn de vooruitzichten optimistisch. Daarmee samenhangend stijgen de vliegtarieven en de kamerprijzen, vooral in populaire steden waar de bezettingsgraad hoog is. Dit heeft invloed op de leadtime. Toenemende bezettingsgraden dwingen meeting planners tot een langere leadtime. Echter, interne regelingen zorgen juist voor een korte leadtime. Zo neemt de goedkeuring van begrotingen en contracten veel tijd in beslag. Daarnaast is er een hoge interne betrokkenheid bij de keuze voor de locatie. Dit leidt tot een langer besluitvormingsproces. De verwachting is dat de leadtime de komende jaren daarom kort blijft in de meeste regio’s.
De stijging van het aantal meetings in Europa zet naar verwachting de komende jaren verder door. Er wordt voornamelijk een toename verwacht in interne teammeetings, sales- en marketingmeetings en trainingen. Voor het Verenigd Koninkrijk is de verwachte groei het grootst. In populaire steden als Londen, Parijs, Barcelona en Istanbul is de vraag zeer groot, wat planners noodzaakt om vroeger te boeken. Hotels hebben door de positieve ontwikkelingen een sterke onderhandelingspositie bemachtigd.
Trends op de zakelijke markt
De zakelijke markt is een dynamische sector. Voor hotels is het van belang om de veranderingen op de voet te blijven volgen. Dit zijn de belangrijke trends binnen de MICE-sector:
Trend 1: Technologie verandert wijze van kennisoverdracht
Dankzij technologische ontwikkelingen hoeven niet alle deelnemers fysiek aanwezig te zijn; ze kunnen de bijeenkomst digitaal volgen vanaf een andere locatie. Dit heet een hybride event. Het is ook mogelijk dat een spreker via een live-verbinding of hologram zijn verhaal doet. Ondanks deze nieuwe mogelijkheden blijft de behoefte bestaan om elkaar fysiek te ontmoeten.
Trend 2: Vergroten van interactie via event apps
Een veelgebruikt hulpmiddel hiervoor is de event app, die deelnemers kunnen raadplegen voor inhoudelijke informatie over het event en deelnemerslijsten en waarmee ze contact met elkaar kunnen onderhouden. Event apps zijn tegenwoordig meer en meer een ervaring op zich en zorgen voor een verlenging van het event.
Trend 3: Meeting design wordt belangrijker
Meeting planners kiezen steeds vaker voor unieke locaties, die passen binnen de strategie van het bedrijf. Afhankelijk van de doelstelling(en) van de bijeenkomst wordt de opzet en locatie gekozen (meeting design). Traditionele ruimtes en opstellingen voldoen niet altijd aan deze doelstellingen en maken plaats voor ruimtes waarin creativiteit of een informele of relaxte setting centraal staan.
Trend 4: Corporate Social Responsibility (CSR) hygiënefactor
Leverde een actief CSR-beleid enige tijd geleden nog concurrentievoordeel op, tegenwoordig wordt CSR als standaard gezien en is dit meer een hygiënefactor bij de keuze voor een locatie.
Trend 5: Second-tier steden meer in trek
De beperkte beschikbaarheid en hoge kosten in de grote hoofdsteden veroorzaken een verschuiving naar de zogenoemde ‘second-tier’ steden. Daarnaast neemt de bereikbaarheid naar de second-tier steden toe, onder andere door groei in vliegverbindingen. Ook bij de nieuwe generatie zakenreizigers groeit de vraag naar second-tier steden, omdat ze op zoek zijn naar een nieuwe ervaring/beleving.
Trend 6: Budgetten nemen weer toe
Nu de economie herstelt en verder aantrekt is dit terug te zien in budgetten van bedrijven. Meeting planners zijn positief gestemd over hun budget voor het komende jaar. De verwachte groei ligt tussen 1-2%, met verschillen tussen diverse regio’s. Deze groei kan zorgen voor een toename van het aantal, de duur of de omvang van zakelijke bijeenkomsten.
Trend 7: Opkomst ‘sharing economy’
Naast de groei van Airbnb voor zakenreizigers, ontstaan er ook nieuwe mogelijkheden zoals Snapevent in Frankrijk. Bij Snapevent stellen particulieren tijdelijk hun verblijf ter beschikking voor kleine zakelijke bijeenkomsten. Dit initiatief komt ook in andere landen voor. Toch maakt de sharing economie slechts een klein deel uit van de totale zakelijke markt.
Trend 8: Sectorale benadering wint aan belang
Associatiecongressen met een heel specifiek wetenschappelijk onderwerp vinden steeds vaker plaats op bestemmingen die raakvlakken hebben met de betreffende sector. Destinaties richten zich dan ook steeds meer op congressen die een link hebben met de door de overheid benoemde topsectoren, zoals water, life sciences, logistiek en agrofood. Een wetenschappelijk congres is dan meer dan een bijeenkomst. Het vormt een proces dat kennis omzet naar commercieel haalbare producten, processen of diensten.
Trend 9: Steeds meer sprake van subventions bij congressen
Steden maken regelmatig gebruik van subventions voor het binnenhalen van congressen. Een subvention is een budget waarmee destinaties de organisaties van congressen een financieel voordeel geven om de keuze voor een destinatie te beïnvloeden. Vooral steden in Zuid-Europa, het verre Oosten en Noord-Amerika hebben hier grote budgetten voor beschikbaar, vaak gefinancierd vanuit toeristenbelasting of meer specifiek: zakelijke reizigersbelasting.
Trend 10: Safety en security belangrijk thema
Safety en security is een zeer belangrijk onderwerp bij de organisatie van zakelijke bijeenkomsten. Bedrijven stellen steeds vaker specifieke risk management teams aan die de risico’s van de geplande zakelijke bijeenkomsten in kaart brengen en zorgdragen voor de veiligheid van de deelnemers.
Tekst: José Mast/NBTC
Het NBTC brengt sinds 2015 samen met partners CLC - Vecta, MPI Foundation en Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) gedetailleerd de opbrengst van zakelijke bijeenkomsten in kaart in termen van bestedingen en werkgelegenheid.
HM302016
