Sla de geschiedenisboeken er maar op na; dikwijls vormden hotels het decor voor topconferenties van mondiaal belang. Of hotels een rol in de wereldpolitiek zullen blijven spelen, hangt af van hun strategie op het gebied van audio-visuele middelen. Hotels moeten zich wapenen met meer dan enkel een microfoon en een diaprojector. Ten aanval!
Om kwaliteitsverbetering in de hotellerie te stimuleren, en uit te dragen dat hotels een kwalitatief hoogstaand congresproduct bieden, initieerde de Vereniging van Nederlandse Congresbelangen enige jaren geleden de ‘Erkenningsregeling voor Congresbedrijven’. Bij de toekenning van dit keurmerk stelt de Stichting Uitvoering Erkenningsregeling strenge eisen aan de audio-visuele apparatuur die het hotel haar congresgangers aanbiedt. Zo moeten de volgende vragen bevestigend beantwoord worden.
- Is er technisch personeel aanwezig tijdens het evenement?
- Is er audioapparatuur ingebouwd?
- Is er voldoende reservemateriaal aanwezig?
- Hoe snel kan extra materiaal worden aangeleverd?
- Zijn losse kabels afgeplakt?
- Draagt het technisch personeel bedrijfskleding?
Klooster
In de voorschriften staat niet vermeld welk soort apparatuur een hotel in huis moet hebben. Gewoonweg omdat bij de aanschaf van deze producten de omgeving waarin de apparaten hun werk moeten doen, van grote invloed is op beeld en geluid. Conference Hotel Koningshof te Veldhoven is gevestigd in een oud klooster. ‘Dat betekent dat je er niet zonder meer wat geluidsapparatuur in kunt zetten,’ zegt N. Schijvens, hoofd Zalen en AV-techniek van de Koningshof. ‘De akoestiek is in sommige zalen dusdanig, dat wij op voorhand contact leggen met een gespecialiseerd bureau, zodra er een systeem geïnstalleerd of vervangen moet worden. Daar komen meetrapporten aan te pas, en dan ben je er nog niet. Wij schaffen niet al de apparatuur zelf aan. Soms zijn congressen zo groot dat we multifunctionele hallen inrichten als plenaire zalen. In dat geval zijn enorme mobiele geluidssystemen noodzakelijk. Die huren wij.’
Aanradertje
Een van de grootste, zo niet de allergrootste verhuurder op het gebied van AV-apparatuur is Heuvelman Sound & Vision. Speciaal voor hotel- en congrescentra heeft Heuvelman een breed scala aan presentatiesystemen van diverse A-merken in haar assortiment. ‘Van klein tot groot, alle mogelijk presentatie- en informatiesystemen zijn bij ons te huur en te koop,’ verteld communicatiemanager Marleen Fieman.’Vroeger huurden hotel- en congrescentra veelal overheadprojectoren en flip-overs. Nu zijn de eisen veel hoger en heeft de techniek een vlucht genomen. Elektronische presentatiesystemen met de nieuwste technologie zijn veelgevraagd. Veel hotel- en congrescentra kopen bij ons een basispakket audiovisuele apparatuur en vullen dit aan met huurapparatuur, die speciaal aangepast kan worden aan de wensen van hun klanten. Op deze manier kunnen onze relaties het risico van storing, veroudering en slijtage uitbesteden aan hun AV-leverancier.
‘De kwaliteit van onze dienstverlening is niet alleen afhankelijk van goede apparatuur en hoogopgeleid technisch personeel, dat voor de installatie zorgt. Wanneer we apparatuur plaatsen moet dit passen bij de ruimte en het gewenste gebruik, alleen dan hebben we ons werk goed gedaan. Daarom is advies erg belangrijk. Onze account-managers nemen de tijd om de locatie te bezoeken en de wensen en eisen te inventariseren.’
Fieman benadrukt: ‘Als klant moet je het probleem neerleggen waar het hoort; bij de leverancier dus. Ik moet wel zeggen: wij kennen geen standaardoplossingen. Er bestaan immers geen standaardproblemen.’
Revermicrofoons
‘Wij hebben nooit grote moeilijkheden, maar een enkele keer storen de draadloze zendermicrofoons op hinderlijke wijze.’ constateert de heer Kessler van Status Plus B.V. Conferences & Conventions in Maarn. ‘Als er in een hotel meerdere congressen op hetzelfde moment plaats vinden, kan het wel eens gebeuren dat twee microfoons op dezelfde bandbreedte zitten. Met als gevolg een vreselijk kraken, of zelfs het wegvallen van het geluid. Dit kun je voorkomen door voor het congres altijd goede afspraken te maken met de hôtelier en de collega-organisator. Ook drukken wij congresgangers altijd op het hart hun mobiele telefoon uit te schakelen.’
Er zitten nog meer haken en ogen aan de zo handige revermicrofoon. ‘Het grote probleem bij dit soort geluidsdragers is, dat je altijd een zender en een ontvanger nodig hebt. Door het gebruik van extra veel elektronische componenten wordt de kans op storing vergroot. Het allerergste wat je kan overkomen, is een lege batterij. Onze medewerkers moeten daarom altijd een extra batterij op zak te dragen.’
Hoewel Kessler niet helemaal te spreken is over de moderne technologie, erkent hij de voordelen van digitale apparatuur: ‘Ik voorspel de opkomst van de DVD-recorder tijdens congressen. Met behulp van deze digitale disks, plus een oortelefoon, kunnen internationale gasten tijdens een congres de instructiefilmpjes moeiteloos volgen in hun eigen taal. De mogelijkheden zijn enorm.’
Ideaal hulpmiddel
Voorlopig maken de meeste presentatoren nog gebruik van powerpointpresentaties die met behulp van een projector getoond worden. De kleine varianten daarvan worden in de volksmond ook wel ‘beamer’ genoemd. Let bij de aanschaf van een videoprojector op de lichtopbrengst. Een hoge lichtopbrengst is belangrijk, om grote afstanden naar het scherm te kunnen overbruggen en om toch een duidelijk beeld te krijgen in een niet goed verduisterde ruimte.
Een aanrader is het smartboard. Dit systeem heeft de functionaliteit van een whiteboard en een monitor met een touchscreen. De presentator kan een powerpoint presentatie laten zien, daaroverheen schrijven, aantekeningen maken èn met één vingeraanraking bijvoorbeeld een website op Internet laten zien.
‘Koop nooit zomaar iets,’ adviseert Fieman. ‘Laat je goed adviseren door een betrouwbare AV leverancier.’ Nathalie Vermeulen, hoofd receptie van Parkhotel de Branding in Doorwerth, geeft haar helemaal gelijk: ‘Wij kopen die moderne technologie zelden tot nooit. Dat spul huren we. Ten eerste zit je met de opslag van apparatuur. Bovendien is de apparatuur die je vandaag aanschaft, morgen alweer verleden tijd.’
HM302001
