Nederland zit in de lift als congres- en vergaderland. In 1995 werden er 509 internationale congressen gehouden. Dat is een stijging van 27,6% ten opzichte van 1994. Bovendien kwamen er per congres ook meer bezoekers. Ons land neemt de derde plaats in - na Amerika en Engeland - op de wereldranglijst van internationale congreslanden. De favoriete locaties voor die congressen zijn onze hotels, waar bijna driekwart van de congressen onderdak vindt. Sinds ruim een jaar kunnen deze congreshotels zich laten certificeren door de Vereniging Nederlandse Congresbelangen.
'Bijeenkomsten gericht op kennisoverdracht, die plaatsvinden in commercieel geëxploiteerde ruimten, die hiervoor speciaal zijn, of kunnen worden, ingericht en die door gebruikers daarvan worden gereserveerd.' We hebben het over externe bijeenkomsten, voor het gemak congres te noemen, hoewel ook vergaderingen, meerdaagse trainingen en cursussen onder die noemer vallen. Het congres floreert. Eendaags, meerdaags, nationaal of internationaal. De belangrijkste reden daarvoor is het aantrekken van de economie. Bovendien is de belastingwetgeving versoepeld. Sinds 1 januari dit jaar mag 90% van de kosten van externe bijeenkomsten worden afgetrokken; voorheen was dat percentage 75. Dat maakt het opdoen van nieuwe kennis, het verwerven van nieuwe inzichten, en het uitbreiden van netwerken een stuk aantrekkelijker.
Erkenningsregeling
Dat is goed nieuws voor de hotelbranche, want het merendeel van deze congressen, zo'n 69%, vindt plaats in hotels. Daar wordt blijkbaar aan de belangrijke criteria voldaan: goede dienstverlening, voldoende capaciteit, aanwezigheid van subruimtes, een mooie en rustige omgeving, en een goede bereikbaarheid. De congresbezoeker zwemt voor het begin van het programma eventueel een baantje, en kan na alle informatie het diner gebruiken en de rust van de eigen kamer opzoeken. Omdat ieder horecabedrijf dat een zaaltje over heeft zich kan profileren als locatie voor een congres, besloot de VNC vorig jaar een erkenningsregeling in het leven te roepen. De achterliggende gedachte: zowel de organisatie als de bezoeker moet waar voor zijn geld krijgen. Om de erkenning binnen te slepen moet een bedrijf voldoen aan strenge kwaliteitseisen en daarnaast een grote capaciteit hebben. Middels een jaarlijkse controle wordt de kwaliteit bewaakt.
Hotel- congres- en recreatiecentrum De Brug in Mierlo werd in augustus 1996 erkend. Het telt 16 zalen, waarvan er twee plenair 250 bezoekers kunnen bergen en één 800 tot 1000. Koen Reijnen, general manager van De Brug: 'Kwaliteit is niet iets wat je er even bij doet; kwaliteit is het belangrijkste van ons werk. De erkenningsregeling bewaakt die kwaliteit. Tot voor kort had je toch allerlei collega's die een overschietend zaaltje als congresruimte aanboden. Zelf zat ik een jaar geleden bij een lezing waar de ingehuurde apparatuur niet gezekerd was, en de microfoon begon te storen op het moment dat de koffiekopjes gespoeld werden. Zoiets mag tegenwoordig natuurlijk niet meer voorkomen. 'Duidelijkheid voor, en bescherming van de afnemer zijn volgens Reijnen de belangrijkste voordelen van de erkenning. Voor het hotel zelf is het een manier om boven de massa uit te steken. Alle zakelijke aanvragers krijgen het foldertje van de erkenningsregeling toegestuurd. Af en toe wappert de vlag. Het bord met vignet heeft een plek in het zalencentrum gekregen. 'Iedere redelijk nadenkende ondernemer zal zich laten erkennen, denk ik. Het is een goede zaak dat die regeling er is. Zowel voor de branche als voor de afnemers.'
Instrument
Het Amsterdam Renaissance Hotel heeft 12 zalen, waarvan de grootste - de prachtige Koepelkerk - ruimte biedt aan 400 mensen in theateropstelling. Ook in dit hotel wordt de erkenning actief als marketinginstrument gebruikt. Een uitgebreide mailing bracht de binnenlandse en buitenlandse 'meeting planners' op de hoogte van de erkenning. Bovendien prijkt het logo in de vorm van een sticker op alle uitgaande correspondentie. Renée Cohen, director sales & marketing: 'De erkenning is een referentie, die een bepaalde herkenbaarheid geeft in binnen- en buitenland. De naamsbekendheid is nu nog niet zo groot als die van Bovag en Focwa, waar het toch mee te vergelijken is, maar ik denk dat vooral de bedrijven zelf daar werk van moeten maken.'
Cohen ziet de erkenning niet als een eindpunt, maar eerder als een uitgangspunt wat betreft de te leveren kwaliteit. 'Je kunt natuurlijk als bedrijf nog een stap verder gaan in het aanbrengen van verbeteringen.'
Bij Grand Hotel Krasnapolsky, het 'dorp aan de Dam', wordt de erkenning vooral gezien als een instrument voor interne controle. Het hotel beschikt over 19 zalen, met een maximale capaciteit van 2000 personen, en richt zich sterk op het buitenland. Erwin Brekhof, senior account manager banquet sales: 'Ik heb niet het idee dat het wel of niet erkend zijn een rol speelt bij de keuze voor ons. Dat kan ook komen omdat de regeling nog niet zo bekend is. De erkenning is vooral een instrument om zelf scherp te blijven, een controle-instrument. Net als de HACCP op keukengebied. Je maakt regelmatig de balans op. Het feit dat we erkend zijn dragen we dan ook actief uit, en hierdoor bereik je misschien een groter stuk van de markt.'
Risico's
De congresmarkt is in beweging, vinden ze alle drie. Cohen en Brekhof signaleren een tendens van organisaties om de risico's zoveel mogelijk uit te bannen. Steeds meer wordt er gewerkt met individuele inschrijvingen, waardoor voor de hotels meer onzekerheid ontstaat. Een andere trend is het oprukken van de techniek. 'Videoconferencing' en Internetaansluitingen burgeren steeds meer in, zegt Brekhof. Hij heeft zich steeds meer gespecialiseerd in de organisatie van congressen. Cohen signaleert dat de 'leadtijd' voorzichtig weer wat langer wordt, en dat er weer wat meer kan. Hoewel de meeste congressen redelijk sober blijven. Reijnen merkt op dat bij de Brug (voornamelijk nationale congressen) juist een verschuiving plaats vindt naar kortere bijeenkomsten. 'Toen ik hier elf jaar geleden kwam werken, waren congressen van vier of vijf dagen eerder normaal dan uitzondering. Nu is het gros driedaags, of hooguit vierdaags.'
Op termijn zullen ze profijt hebben van de erkenning, denken ze alle drie. Hoewel Brekhof wijst op het gevaar van inflatie. De erkenning moet niet het zoveelste mooie bordje worden dat een hotel als lokkertje op de gevel plakt. 'Het moet niet zo zijn dat straks iedereen erkend is, en het effect verloren gaat. De eisen om erkend te worden moeten wel hoog blijven, zodat erkenning ook echt een onderkenning van kwaliteit is.'
Auteur: Esther Krijgsman
HM30JAAR HM301997
