‘Wil jij een presentatie houden over…?’ Bij velen roept die vraag lichte nervositeit of zelfs pure paniek op. Of het nu gaat om een productpresentatie voor een aantal klanten, of een toespraak voor tweehonderd gasten tijdens één of ander evenement, weinig sprekers gaan zelfverzekerd en enthousiast aan de slag.
Effectief presenteren is dan ook niet makkelijk. Een stapsgewijze voorbereiding en een doordachte aanpak maakt het wel minder ‘eng’. Daardoor zal het resultaat van de presentatie verbeteren.
Het antwoord op de volgende vragen is essentieel voor een goede presentatie.
Krachtige woorden
Formuleer de doelstelling duidelijk en concreet. Bespreek deze ook met een eventuele opdrachtgever, of met enkele toekomstige toehoorders. De doelstelling moet immers de basis zijn voor de presentatie. Niets is erger dan een publiek dat tijdens een presentatie de aandacht verliest, omdat het te lang onduidelijk blijft waar de spreker heen wil. Sleutelwoorden in een goede doelstelling zijn krachtige woorden, zoals overtuigen, tonen, bewijzen, demonstreren, et cetera. Wellicht maakt het de doelstelling moeilijker, maar het maakt een presentatie dikwijls realistischer. Een presentatie over ‘ons hotel’ bijvoorbeeld, is te vaag.
Wie zijn de toehoorders? Voordat je kunt bepalen wat de boodschap wordt, en wat je wilt overbrengen, moet je het publiek ‘in kaart brengen’. Je kunt je met betrekking tot het hopelijk welwillende gehoor niet genoeg voorbereiden! Een groep is namelijk nooit homogeen. Ieder individu in het publiek zal naar je kijken en luisteren vanuit zijn eigen perceptie. Hoe meer gedetailleerde informatie je hebt over de doelgroep, hoe beter je de presentatie kunt afstemmen op die doelgroep.
Probeer antwoord te krijgen op vragen als: Hoe groot is de groep waarvoor ik spreek? Wat zijn de leeftijden, functies, opleidingen en interesses. Probeer een lijst te krijgen met namen, voornamen en functies. Bestudeer die lijst keer op keer, en leer hem uit je hoofd van voor naar achter, en koppel achternamen en voornamen aan functies en vice versa. Wanneer je de personen in kwestie uiteindelijk ontmoet, zul je het idee hebben dat je ze al kent.
Cruciaal
Zorg dat je mensen uit het publiek van te voren spreekt. Vraag wat de uitdagingen en problemen zijn. Vraag ook wat zij het liefst tijdens de komende presentatie besproken zouden zien. Vraag wat ze wel en niet waardeerden tijdens vorige toespraken. Zoek naar manieren om hun gezichtspunten in jouw presentatie terug te laten komen. Probeer manieren te vinden om eventuele bezwaren te voorkomen.
Een goede spreker bereidt zich ook voor op mensen in het publiek die meer van de materie afweten dan hijzelf. Hij zal wellicht die ter zake kundigen in zijn presentatie gebruiken om de boodschap nog beter over te brengen. Hij zal daarbij echter wel de teugels strak in handen houden. Het is immers zijn presentatie.
Verplaats je in de wensen van de toehoorders. Wat vind je dat ze moeten weten, en wat zouden ze willen weten? Bereid je uiteindelijke presentatie ook voor vanuit hun perspectief.
Wat wordt mijn boodschap en hoe ga ik die overbrengen? Een goede presentatie bestaat uit drie delen: inleiding, middenstuk en afronding/samenvatting. Een goede inleiding, ofwel introductie van het onderwerp, is cruciaal. Tijdens die eerste minuten bepalen de toehoorders of ze naar je zullen blijven luisteren. Hier ligt de kans om het publiek te winnen.
Visuele middelen
Licht vervolgens in het middenstuk de hoofdpunten toe die de presentatie en doelstelling onderbouwen. In dit gedeelte raak je de kern van het betoog en geef je argumenten, meningen en een verdere toelichting.
Sluit af met een conlusie of opdracht. Laat de doelstelling van je betoog terugkomen en refereer aan de opening. Als je geopend hebt met een vraag, is het goed om hier het antwoord te geven.
Bepaal nauwkeurig hoeveel tijd je nodig zult hebben voor de presentatie. Wil je ruimte hebben om in te gaan op vragen of tegenwerpingen, plan die ruimte dan in. Toehoorders worden onrustig als de presentatie langer duurt dan de vooraf aangegeven tijd. In het algemeen geldt dat je spreektijd ten opzichte van de extra ruimte ongeveer 5 : 1 moet zijn. Dus als de presentatie een uur mag duren, kun je 50 minuten spreken en gedurende 10 minuten de gelegenheid geven om vragen te stellen.
Zorg dat je goed op de hoogte bent van de ruimte waarin het allemaal zal plaatsvinden. Een projector heeft weinig zin in een zaal die niet verduisterd kan worden. Kijk ook naar opstellingsmogelijkheden en akoestiek, zodat je de optimale situatie voor de presentatie kunt scheppen. Je zult een stuk zelfverzekerder zijn als je presenteert in een ruimte die je al kent.
Welke middelen ga je gebruiken? Heb je een groot publiek en wil je toch beweeglijk kunnen zijn, kies dan voor een ‘rever-microfoon’ in plaats van een katheder. Ga je gebruik maken van dia’s, een video, een beamer? De voordelen van visuele middelen zijn groot. Je vergroot de interesse, voorkomt misverstanden, houdt de aandacht langer vast en kunt nog meer overtuigen. Het geeft mogelijkheden om ideeën te versterken, humor toe te voegen en… het bespaart tijd! Een beeld zegt meer dan duizend woorden. Let op! Te veel gebruik van hulpmiddelen, of het gebruik van te veel hulpmiddelen, kan de aandacht afleiden.
Waarom voelt iemand zich onzeker als hij een presentatie geeft? Onzekerheid kan weggenomen worden door een goede voorbereiding. Repeteren is daarbij essentieel. Zorg ervoor dat je de presentatie al tien keer hebt gegeven voordat je ‘live’ gaat. Oefen voor jezelf, voor een spiegel. Zoek een testpubliek. Zorg dat je op de dag van je presentatie op tijd aanwezig bent, zodat je nog een generale repetitie kunt houden. Repeteer met audiovisuele middelen.
En bedenk: zelfs de grootste ‘sterren’ en de beste presentatoren hebben nog steeds vlinders in hun buik op het kritieke moment; dat wil zeggen, tijdens de minuten vóór hun optreden. Topprestaties worden meestal geleverd onder een zekere druk en spanning.
Tips:
Auteur: Mihaly Laszlo
HM302000
