De hotellerie staat zo goed als stil door de coronacrisis. Wanneer de mobiliteit stokt wordt ook deze branche hard getroffen. Investeringen worden even niet gedaan, de hand blijft op de knip.
Meerjaren onderhoudsprojecten en andere initiatieven worden qua noodzaak opnieuw tegen het licht gehouden. Het FTE deel zal worden geminimaliseerd. Verbouwprojecten worden opgeschort en of uitgesteld. Wat on hold kan, gaat on hold tot betere tijden. In 2001 en 2008 hebben dergelijke perioden plaatsgevonden en heeft daarna weer tijd nodig gehad om te herstellen. Ook na deze periode zullen er oude en weer nieuwe projectinitiatieven worden geïnitieerd.
Binnen de hotellerie zijn er opdrachtgevers die prima zelf projecten van A tot Z kunnen managen. Na deze onzekere periode zullen hotels de handen vol hebben om het hotel weer op orde te krijgen. Een (ver)bouwproject kent vele uitdagingen gedurende het gehele proces, vanaf idee tot oplevering. Iets waar je na een crisisperiode niet echt op zit te wachten, als organisatie die hard is getroffen, vindt ook Johan Mallo, Project Supervisor met specialisatie hospitality projecten. Aan de hand van heldere voorbeelden deelt hij de winstsituaties en valkuilen tijdens het (ver)bouwproject.
Tientallen hotelprojecten staan inmiddels op het cv van Mallo. De afgelopen jaren ‘deed’ hij onder anderen Blooming in Bergen, Kontakt der Kontinenten in Soesterberg en het Pulitzer in Amsterdam. Drie totaal verschillende projecten. De wens van Kontakt der Kontinenten (KDK) was in basis om de capaciteit van het restaurant te vergroten en het wegnemen van logistieke belemmeringen. De keuken moest worden verbouwd en uitgebreid. Ook de uitstraling en het interieur paste niet meer bij de beleving van KDK. “Een intensief proces waarbij ik als projectmanager/supervisor van een groot bord spaghetti rechte slierten maak en in mootjes snij, geschikt voor de organisatie als hapklare brokken, zo moet je het zien.”
Programma van eisen
Een programma van eisen wordt in basis opgesteld na de briefing met de opdrachtgever. In het geval van KDK kort samengevat het uitbreiden van het restaurant, het verplaatsen van de toiletgroep, verbouwen en uitbreiden van de keuken en het bouwen van een geheel nieuw restaurant, service lounge en lift met loopbrug in het atrium. “Om te voorkomen dat de focus verloren gaat, is het creëren van een blauwdruk essentieel waaraan elke beslissing wordt gespiegeld. Op zowel technisch als operationeel vlak moet het blijven kloppen. In 2016 zijn we begonnen met de blauwdruk en nu zijn we in 2020 bij de uitvoering van de derde fase. Door de hele verbouwing te faseren, verspreiden we de risico’s. Het is verstandig om rekening te houden met luwe en drukke periodes. Aan de hand van weinig reserveringen is het verstandig om grote projecten in te plannen op het moment dat er weinig gasten in het hotel zijn. Daarnaast is het verstandig rekening te houden met de tijdstippen dat je bepaalde werkzaamheden in gang zet. Geen boorwerkzaamheden tijdens het ontbijt bijvoorbeeld. Geen riool werkzaamheden als het overgrote deel van de gasten in house zijn. Klinkt logisch maar zorgt nogal eens voor verrassingen.”
In het programma van eisen van KDK werd een licht-, lucht en geluidsplan opgenomen. In het restaurant werd een akoestisch plafond geplaatst met armaturen en railstructuren in het plafond. “Om de 1,5 meter hebben we een rails in het plafond gerealiseerd en spots ingeklikt, die de verschillende gebieden in het restaurant en de gevel uit 1926 zal gaan aanlichten. Zo wordt het plafond dynamisch en is het eenvoudiger om de opstelling in het restaurant te veranderen. Het lichtplan kan meebewegen”, vertelt Mallo. Op het gebied van luchtkwaliteit is er op het dak van de eerder gerealiseerde keukenzone een nieuwe luchtbehandelingskast geïnstalleerd. Voorzien van een warmteterugwinunit en CO2-regeling. Hoe meer mensen er in de ruimten aanwezig zijn, hoe harder de installatie gaat werken. De afgezogen lucht wordt gefilterd en hergebruikt. De kast zorgt ervoor dat de warmte voor het pand behouden blijft en is op deze manier klimaattechnisch verantwoord. Tevens is het nieuwe restaurant voorzien van lage temperatuurverwarming en vloerkoeling. De gehele installatie wordt gevoed door twee warmtepompen. Het toepassen van soortgelijke installatie bij een renovatieproject is over het algemeen complexer dan in het geval van nieuwbouw zoals bij KDK. Dit wordt doorgaans veroorzaakt door belemmeringen in de bestaande gebouwstructuur, waarbij mutaties ook grote financiële impact kunnen hebben. Renovatie is dus in deze kwesties altijd een lastiger verhaal, verouderde installaties blijven dan de warme lucht ‘gewoon’ naar buiten blazen.”
Pulitzer Amsterdam
Het Pulitzer hotel in hartje Amsterdam is een heel ander kaliber project dat Mallo mede heeft begeleid in de initiatieffase. “Via via werd ik gevraagd of ik wilde aanhaken bij een keuken upgrade project. We hebben na meerdere sessies een gemaatvoerd vlekkenplan uitgewerkt van de keuken. Keukens zijn op meerdere fronten complexe projecten. Niet alleen technisch maar ook logistiek. Er komen zo goed als alle disciplines samen op een zeer beperkt aantal vierkante meters. Daarnaast kan een hotel eigenlijk niet zonder keuken waarmee de complexiteit en de druk op de projectorganisatie verder toeneemt. Bouwkundige-, elektra-, lucht-, riool- en watersystemen moeten uiterst secuur worden voorbereid, alvorens tot uitvoering te kunnen overgaan. Bij het Pulitzer werkten wij nauw samen met de Technische Dienst en de chef-kok. Binnen de meeste organisaties is keukentechnisch de know-how aanwezig. Wij spiegelen en vertalen de wensen weer technisch in hapklare brokken. De winst zit echt in de voorbereiding. Als die secuur en doordacht wordt voorbereid scheelt dat tijd en geld in de uitvoering. Dat geldt overigens voor ieder project. We hebben, samen met de chef-kok en de TD, het keukenapparatuur en de elektra ingetekend. Het vlekkenplan fungeert als blauwdruk voor aannemer en installateur. Het afzuigsysteem was in basis al bekend. De uitdaging bij de verbouwing van een keuken ligt in de afstemming: wat installeer je waar? Houd rekening met elektra, afwatering en riool. Dat zijn zaken om goed over na te denken met elkaar voordat je gaat starten. Zodra de sloophamer is gestart kun je vaak niet meer terug. Ook op het gebied van Bouwregelgeving, HCCP en brandveiligheid is het plan gescreend.”
Blooming Bergen
Blooming was een vierjarig project. De eerste contacten werden in 2010 gelegd. Grootse plannen werden er in Bergen gesmeed. Blooming bestaat nu uit het hotel, Landgoed Het Hof en het strandpaviljoen. “Bij het paviljoen ben ik niet betrokken geweest. Wel bij het hotel en Landgoed Het Hof. Van het landgoed moest een exploitabele ruimte worden gemaakt. Dat was een hele klus. Een monumentaal pand betekent de nodige restricties qua uitvoering en mogelijkheden. Er is veel contact met de gemeente geweest. Dat liep niet altijd even soepel, maar daarin ontlast je als projectmanager wel de opdrachtgever. Ook hier een meerjaren onderhoudsplan, gecombineerd met de nieuwe plannen. Een project van buiten naar binnen. Eerst de restauratie van de fundering, de kelder, het dak en de buitengevel, daarna de nieuwe keuken, luchtbehandeling, verlichting en inrichting. Zeker bij dit kaliber projecten is het zaak om vooraf de uitdagingen financieel in kaart te hebben, voordat de sloophamer erin gaat. Denk hierbij aan de aanwezigheid van verborgen gebreken en of milieubelastende materialen zoals asbest. Al met al was dit een prachtig project en een goede samenwerking”
In het hotel, dat hemelsbreed drie kilometer van het Landgoed af ligt, was het basisdesign in de loop der jaren een lappendeken geworden. “Vanuit een nieuwe design werd de focus door het hele hotel doorgevoerd. Daar zijn deelprojecten uit ontstaan. Van kamers tot publieke ruimtes zoals de lobby, de bar en het restaurant. Alle disciplines waren hierin deel van de scope.” De basis in de licht- en luchtkwaliteit was redelijk op orde. “Daar hebben we, waar nodig, elektra verlegd en hebben we de warmteterugwinningsunit (WTW) geïnstalleerd. Dit werkt als volgt. Verse buitenlucht wordt van buiten naar binnen aangezogen via buizen, roosters en een ventilator. Oude lucht wordt via een ander circuit van binnen naar buiten getransporteerd. Beide circuits kruisen elkaar in de WTW, zonder elkaar te raken. De WTW neemt de temperatuur aan van de oude binnenlucht en die temperatuur wordt overgegeven aan de verse buitenlucht. In de winter wordt de WTW dus verwarmt door de binnenlucht, waardoor de WTW op zijn beurt de koude buitenlucht voorverwarmd. Hierdoor hoeft de lucht binnen minder sterk verwarmd te worden en dat scheelt energie. In de zomer werkt het principe hetzelfde, maar wordt de WTW gekoeld indien de lucht wordt gekoeld door bijvoorbeeld een airconditioning.”
Over Johan Mallo
Johan Mallo is een begrip binnen de hotellerie. In zijn expertise (projectmanagement) heeft hij al tientallen hotels succesvol begeleid in hun (ver)bouwproject met zijn eigen bedrijf Pmo 4 Hospitality. Hij studeerde aan de Hogere Technische Instituut Bouwkunde om na zijn studie aan de slag te gaan bij verschillende architectenbureaus gespecialiseerd in de woningbouw. Mallo zocht meer dynamiek en vond die bij de Spaanse hotelketen NH-Hotels, dat toen de Nederlandse markt op kwam. “NH nam veel Golden Tulip hotels over. Die moesten naar de maatstaven van NH worden verbouwd. Die projecten heb ik mogen leiden in Nederland en België. Dat was een bijzonder leerzame tijd. Die hospitality service heb ik tijdens mijn NH-periode ontwikkeld. De bouwkundig-, installatietechnische- en operationeletaal gecombineerd in een verlengstuk voor een organisatie. Dat vind ik het mooie aan de hotellerie: de service verlenende cultuur.”
Tips voor winst
1. Reserveer voldoende tijd voor de voorbereidingsfase. Check alle project gerelateerde consequenties middels een quick scan.
2. Breng de volledige scope en investeringsraming in balans voordat uitvoerende partijen aan boord komen
3. Ga niet zomaar met elke partij te vroeg in het proces aan de slag, maar bereid je eerst zorgvuldig voor en maak er een project van met kop en staart
4. Afhankelijk van de scope is het advies om niet alle disciplines bij 1 partij onder te brengen
5. Hou vast aan een blauwdruk voor het project. Knip het desnoods in deelprojecten welke voor de organisatie nog acceptabel zijn. Dit betreft zowel bouwkundig, technisch als operationele deelprojecten.
6. Laat als verlengstuk van de organisatie je ontzorgen als de kennis intern ontbreekt of niet toereikend is.
HM302020
