Vergaderen, een productpresentatie, een training… Of een verjaardag, jubileum of huwelijk. Veel hotels halen een deel van de omzet uit dit soort bijeenkomsten. Hoewel de crisis met name de meerdaagse boekingen parten speelt, zien veel hoteliers ook weer licht aan het einde van de tunnel. Als je doet waar je goed in bent en je niet laat leiden door de waan van de dag, ga je het wel redden, is de algemene opinie. Wat speelt er verder in de markt van banqueting? Aan het woord Stephan Stokkermans (Huis ter Duin), Vivian ter Huurne (Het bruidsmeisje) en Jacqueline van Dusink (Ernst Sillem Hoeve).
Stephan Stokkermans:
“De locatie, de faciliteiten, de service, de combinatie met kamers, de historie en de persoonlijke ‘touch’; allemaal aspecten die Grand Hotel Huis ter Duin een perfecte plek maken voor bijeenkomsten.” Deze opsomming komt van commercieel directeur Stephan Stokkermans. Hij ziet de crisis invloed hebben op de MICE-market, maar weet ook dat de gekozen strategie van Huis ter Duin vruchten afwerpt. “Het is belangrijk dat je doet waar je goed in bent. Niet met alle winden meewaaien dus, maar focussen op je sterke kanten.”
Het Hollandse strand bij Noordwijk aan zee. Het bekende hotel Huis ter Duin rijst op langs het zandstrand. Het is een van de weinige vijfsterrenhotels die nog in particuliere handen zijn. Van oudsher ook een plek om bijeen te komen, om te vergaderen met collega’s of relaties. Stokkermans: “Wij zitten op een zeer centrale plek: twintig minuten van luchthaven Schiphol, een half uur van Amsterdam. Driehonderdvijftig parkeerplaatsen voor de deur. De zee als uitzicht.” Hij ziet nog meer redenen waarom Grand Hotel Huis ter Duin bij de beste congreslocaties in Nederland hoort: “Wij richten ons met name op de zakelijke markt, zowel internationaal als nationaal, maar we focussen binnen die markt wel op de meerdaagse bijeenkomsten. Natuurlijk omdat we zalen hebben, maar we kunnen daarnaast 250 hotelkamers aanbieden. Die combinatie is perfect. Er zijn in Nederland meer mooie en bijzondere locaties te vinden, maar dan ontbreekt vaak de overnachtingsmogelijkheid. Wij bieden dus met name arrangementen aan waarbij de combinatie vergaderen en overnachten verkocht wordt. In 85 procent van de gevallen blijven de congresgangers ook slapen.”
Faciliteiten up-to-date
Het is, volgens Stokkermans, essentieel dat je als ondernemer blijft investeren in de locatie. “Soms moet je dus anticyclische keuzes maken,” zegt hij. “Dat hebben wij gedaan, en dat loont. De faciliteiten moeten bijvoorbeeld altijd modern en eigentijds zijn. Gasten hebben hier de beschikking over de nieuwste technische mogelijkheden. Maar ook de verlichting en de tapijten zijn ‘state of the art’. We zijn altijd aan het innoveren. Natuurlijk maakt de markt golfbewegingen; die kunnen voor onrust zorgen. Mijn advies is: Schoenmaker blijf bij je leest! Laat je niet meeslepen door de waan van de dag. Ik zie de markt op korte termijn niet wezenlijk veranderen. Communicatie is de basis voor zakendoen. Ontmoeten blijft belangrijk. Effectiviteit en efficiëntie van communicatie krijgt weliswaar steeds meer nadruk, maar elkaar zien en kunnen aankijken is nog steeds een belangrijk aspect. Een band smeden, de gunfactor aanspreken… Dat werkt. Dus ik geloof zeker dat in dit segment nog groei mogelijk is.”
Persoonlijke benadering
Huis ter Duin heeft negentien zalen die op allerlei manieren met elkaar gecombineerd kunnen worden. Daarnaast is er nog de Breakers Beach House, direct op het strand, waar ook particuliere bijeenkomsten een plek kunnen krijgen. De verhouding zakelijke- en privé banqueting-boekingen is 80/20. Als je praat over de totale omzet zakelijk/leisure is dat 65/35.
Stokkermans: “We begroeten vaak terugkerende gasten die zich aangesproken voelen door de locatie, het niveau van de dienstverlening en de persoonlijke benadering die we kiezen. Het vak van banqueting is altijd balanceren: het zoeken van het evenwicht tussen grootschalige efficiënte dienstverlening en de persoonlijke benadering. Grote aantallen mensen snel en goed bedienen en tegelijkertijd hoge kwaliteit bieden in de individuele servicebeleving. Dat is onze dagelijkse uitdaging.”
De overheid
Toch ziet Stephan Stokkermans kleine beren op de weg. “De bedreigingen liggen vooral in de politieke besluitvorming. Neem nou de NSS-top. Iedereen is lovend. Holland promotie in optima forma. Maar de investeringen die de overheid doet om zo’n gebeurtenis mogelijk te maken, zijn minimaal. De branche moet het eigenlijk zelf regelen. Ik vind dat de overheid meer zou moet faciliteren. De NBTC bijvoorbeeld, wordt eerder gekort door Den Haag dan gestimuleerd. Terwijl congrestoerisme belangrijk is voor Nederland. Het is duurzaam en het levert rendement op. Bovendien is het maatschappelijk lonend. Daarbij heeft congrestoerisme ook nog eens een vliegwieleffect op vervolgbezoeken.”
Vivian ter Huurne:
Als ‘beste weddingplanner van 2013’ ontmoet Vivian ter Huurne heel veel aanstaande bruidsparen. De trouwlocatie uitzoeken is vaak het begin van het plannen van een bruiloft. Helaas voor hoteliers is een hotel niet altijd de eerst aangewezen plek. Hoe komt dat? “Veel hoteliers zijn te star,” beweert Vivian. “Kijk buiten je grenzen en boor deze markt verder aan. Want hoteliers laten hier omzet liggen.”
De weddingplanner: “Veel hotels richten zich primair op de zakelijke markt. Dat betekent vooral een comfortabele en praktische inrichting van de zalen. Dat spreekt veel bruidsparen niet aan. Tapijt op de vloer, functionele verlichting, comfortabele, niet mooi ogende stoelen. Veel uniformiteit en weinig eigen invulling. Bruidsparen kunnen zich moeilijk verplaatsten in hoe een ruimte zou kunnen zijn met de juiste aanpassingen. En veel hoteliers kunnen zich slecht verplaatsen in de wensen van een bruidspaar. Het gaat namelijk om details. Om een persoonlijke invulling. Bruidsparen willen geen standaard bruiloft. Iedereen zoekt iets bijzonders. Sfeer, persoonlijkheid en uniciteit komen in alle wensenlijstjes voor. Hoteliers zijn vaak star en roepen: ‘Zo doen wij het altijd hier’. Maar dat is niet de juiste benadering. Flexibiliteit is een vereiste als je de trouwbranche wilt binnenhalen. Houd er rekening mee dat bruidsparen meer aandacht en ‘liefde’ nodig hebben dan een zakelijke klant.”
Bind mensen
In een hotel heb je natuurlijk te maken met de geluidsgrens; dat is een beperking. Maar met creatieve oplossingen kom je een heel eind. Datzelfde geldt voor de wensen van het bruidspaar op het gebied van F&B. Er kan vaak veel meer dan in de folder staat. Vivian: “Communiceer dat als hotelier. Dat er veel mogelijk is… De klant is tenslotte koning! De gemiddelde Nederlandse bruiloft heeft 35 daggasten en 100 avondgasten. Die mensen heb je in ieder geval binnen. Wie weet komen zij op een ander moment terug om van de andere hotelvoorzieningen te genieten. Nederlandse bruidsparen wijken vaak uit naar België om daar een locatie exclusief af te huren, zodat de gasten ook allemaal kunnen blijven slapen. In Nederland willen veel hoteliers dat niet. Zij willen de reguliere hotelgasten niet teleurstellen. Maar misschien is dit toch een heroverweging waard.”
Weddingplanner cadeau
Vivian heeft een exclusief contract met Hilton Hotels. Als het bruidspaar voor een bepaald budget een trouwerij boekt, krijgen zij een aantal uren haar diensten als weddingplanner cadeau. Afhankelijk van het bedrag dat zij willen besteden in een Hilton Hotel, nemen de uren waarvoor het Hilton het bruidsmeisje inhuurt toe. “Dat is fijn voor het bruidspaar,” zegt Vivian, “maar ik kan als professional ook meekijken met de hotelier. Hoe kan een zaal minder zakelijk worden? Hoe kan een hotel beter inspelen op de individuele wensen van de klant? Want per slot van rekening wil het bruidspaar maar één ding: dat hun bruiloft de mooiste, meest bijzondere dag wordt. En de hotelier wil omzet maken. Die twee dingen bijten elkaar niet. Integendeel zelfs.”
De weddingplanner: Vier Gouden Tips voor de hotelier
Jaqueline van Dusink:
“Wij richten ons met name op de zakelijke markt. Veel vaste gasten weten ons al jaren te vinden voor allerlei bijeenkomsten, maar er verandert wel het één en ander door de crisis. Natuurlijk moeten wij ook schakelen. Steeds proberen de klant datgene te bieden wat volledig voldoet aan de wensen, qua locatie, qua aanbod én qua prijs.” Aan het woord is Jacqueline van Dusink, hoofd marketing en sales van de Ernst Sillem Hoeve, in het bosrijke Den Dolder.
Midden op de Utrechtse Heuvelrug ligt een statig koetshuis dat al sinds 1926 tussen de bomen verscholen ligt. Conferentiehotel Ernst Sillem Hoeve is een vergaderlocatie met hotelfaciliteiten. “Wij zijn geen onderdeel van een grote keten. Nog steeds zelfstandig doen wij al jaren ons ding.” Jacqueline van Dusink benadrukt dat het bedrijf in de loop van de jaren weinig veranderde. “We werken hier al lang met hetzelfde team. Veel gasten komen ook regelmatig terug. Die eigenheid, de persoonlijkheid, de sfeer en de historische locatie spreken velen aan. We hebben 86 kamers en 20 vergaderzalen. Tot voor kort zat alles eigenlijk altijd vol. We boden ook alleen maar arrangementen aan van vergaderen met eten, gecombineerd met slapen. De tijden zijn inmiddels veranderd. Nu is een vergaderzaal met alleen koffie voor een aantal bedrijven het hoogst haalbare. Wij bieden nu speciale tarieven aan voor de maandag, dinsdag en woensdag. Ook is het mogelijk om niet het hele pakket te boeken. Het zijn losse componenten geworden die gezamenlijk een totaalplaatje vormen. Tot een paar jaar geleden verkochten we bijvoorbeeld weinig bitterballen. Nu zijn de luxe hapjes vervangen door het warme bittergarnituur. Je ziet het ook aan de buffetten. Minder uitgebreid, minder culinaire hoogstandjes. Aan deze kleine dingen herken je de crisis.”
Outside the box denken
Van Dusink: “We hebben wel het gevoel dat het langzaam weer wat aantrekt. De opties voor dit najaar nemen weer toe. We richten ons met name op de Nederlandse zakelijke markt. Vergaderingen, trainingen… Voorheen was vijf dagen ‘weg van de zaak’ heel normaal. Dat zie je echt minder. Twee, drie dagen is nu het maximum. In de weekeinden mikken we uiteraard op de feesten en partijen. We kunnen hier maximaal 300 gasten laten dineren. De prijsvechters in de markt; daar houden we ons afzijdig van. Natuurlijk kijken we goed naar ons aanbod en bewaken we de prijs/kwaliteitsverhouding. Maar we gaan niet extreem stunten. Creatief zijn, echt in gesprek gaan met de gast, en voldoen aan de individuele behoeften; daarin zit onze meerwaarde. Outside the box denken, proberen maatwerk te leveren, scherp inkopen en slim invulling geven aan de wensen van bedrijven die hier bijeenkomen.”
Digitalisering
“De digitalisering is een belangrijke ontwikkeling,” aldus Van Dusink. “Mensen hebben zoveel manieren om met elkaar te overleggen dat elkaar fysiek ontmoeten minder vaak nodig is. Het elkaar zien in levenden lijve wordt kortstondiger en minder frequent. Ook de trainingsmarkt verandert. E-learning maakt steeds meer deel uit van het traject en vijfdaagse trainingen op locatie komen minder voor. Het is vaker één op één coaching of een training op de werkvloer. Dit zijn dingen die allemaal consequenties hebben voor ons als conferentiehotel. Maar dat houdt ons scherp. We moeten dus onze creativiteit gebruiken om gasten binnen te krijgen. Meebewegen met de markt; dat doen we…”
Drie miljoen zakelijke bezoekers in 2012
In 2012 bezochten in totaal zo’n 12,2 miljoen buitenlandse bezoekers ons land. Van het aantal buitenlandse bezoekers hadden drie miljoen een zakelijke beweegreden. Hieronder vallen ruim twee miljoen individuele zakelijke reizigers en ruim 810.000 bezoekers aan MICE evenementen (meetings, incentives, conferencing, exhibitions). Aanvullend kwamen hier ruim 410.000 bezoekers voor meetings (corporate meetings, productintroducties, trainingen, et cetera).
Per persoon wordt gemiddeld ongeveer 550 euro aan het verblijf uitgegeven. Circa 200.000 bezoekers komen voor een internationaal congres naar Nederland. Deze bezoekers spenderen gemiddeld zo’n 995 euro aan reis- en verblijfskosten. De meeste zakelijke bezoekers komen uit het Verenigd Koninkrijk: circa 518.000 gasten. De Verenigde Staten nemen de tweede plek in (307.000), België de derde (300.000). Duitsland, onze grootste handelspartner, voorziet ons van minder zakelijke gasten: ruim 255.000 gasten.
Nederland is in 2012 internationaal gedaald als congresdestinatie. In 2012 waren er 178 internationale non-corporate congressen in Nederland. Dit betekent een daling van zes posities op de ranglijst ten opzichte van vorig jaar. In vergelijking met andere landen staat Nederland op de 17e plaats als internationaal congresland op de lijst van de UIA.
Toekomstperspectief
Nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals videoconferenties en vergaderingen via livestream, hebben de internationale markt van zakelijk bijeenkomsten de afgelopen tien jaar in belangrijke mate beïnvloed, net als de economische onzekerheid in grote delen van de wereld en de veranderende perceptie en verwachting van de bezoekers aan zakelijke evenementen en bijeenkomsten.
Totale economische waarde:
Zakelijk: ruim € 1.500 miljoen
MICE: ruim € 560 miljoen
Congressen: € 195 miljoen
Meetings: bijna € 230 miljoen
Bron: NBTC
Vergaderen voor zzp’ers
In Golden Tulip Tjaarda Oranjewoud denken ze aan de toekomst. De zzp’ers die vanuit huis werken, hebben soms ook behoefte aan een plek waar zij met relaties kunnen vergaderen. De vraag naar zaalhuur voor slechts enkele uren neemt dus toe. Het is mogelijk om bij dit hotel speciale zaaltjes te reserveren op uurbasis, tegen het speciale ‘One Hour Meeting’ tarief van 17,50 per uur (maximaal zes personen). Dit speciale vergaderarrangement is inclusief de zaalhuur, gebruik van een flipover, bloknoot plus pen, en onbeperkt koffie/thee en water in de zaal.
HM302014
