Computers en de hotellerie vormen niet altijd een gouden combinatie. Toch is informatie de basis van succesvol zakendoen. Uitgekiende software op het gebied van voorraadbeheer bijvoorbeeld kan veel winst opleveren. “Met een goed, geautomatiseerd voorraadsysteem bespaar je minimaal twee procent op jaarbasis,” zegt Joost van de Meer van automatiseringsbedrijf Van Hessen. Freek van der Valk van het gelijknamige hotel in Ridderkerk heeft daar ervaring mee. “Een systeem alleen levert geen winst op. Het gaat ook om bewustwording van de processen door het team.”
“Wij zijn als concern niet groot geworden door veel te verspillen,” zegt Freek van der Valk. “Natuurlijk deden we aan kostencalculatie. Maar sinds we software gebruiken voor kostprijscalculatie hebben we nog meer grip gekregen op het proces. Inzicht in de hele cyclus is een belangrijk aspect. Omdat we er actief mee bezig zijn, is de bewustwording groot. Sinds we software hebben aangeschaft om ons te helpen, hebben we rond de tien procent besparing gegenereerd. Maar niet alleen door een pakket te kopen; het is een totale verandering waarbij alle onderdelen samenkomen.”
Even wennen
Een goed pakket is wel de basis, zo zegt Joost van de Meer (Van Hessen): “Veel hoteliers laten geld liggen op het gebied van voorraadbeheer. De meeste hotels hebben te veel voorraad. Mijn inschatting is: minstens dertig procent te veel. Dat kost ruimte, geld en handlingstijd. Niet te veel voorraad, dat scheelt gewoon geld. Veel hoteliers zien op tegen het werk met een softwarepakket. Maar iedereen doet het werk al, voor zichzelf op een briefje of in een eigen systeem. Het is een andere manier van werken, dus dat vraagt even aanpassing. Het vraagt in eerste instantie investeren in aanschaf van een pakket en het verzamelen van gegevens waarmee het systeem kan worden gevoed. Daarna levert het tijdwinst, gemak, besparingen en inzicht op.”
Ook Freek van der Valk heeft ervaren dat het even aanpassen is. “Wij gebruiken automatisering in de keuken. De eerste periode werd er nauwelijks gebruik van deze calculatiesoftware gemaakt. Het was even wennen. Inmiddels logt de chef-kok vanuit zijn kantoor in bij verschillende leveranciers en maakt hij gebruik van de database van ingrediënten en recepturen. In de keuken hangt een touchscreen, zodat alle koks exact weten wat ze moeten doen en hoe. In het hotel in Nuland gaan ze nog verder. Daar zijn helemaal geen bonnen meer in de keuken, maar op de verschillende werkplekken hangen monitoren waar de verschillende koks deelopdrachten krijgen die later samengevoegd kunnen worden. Het creatieve vak van kok en de gestroomlijnde logistiek van de automatisering moeten soms wel aan elkaar wennen.”
Altijd up-to-date
Joost van de Meer: “Wij bieden hoteliers een vooraadbeheerpakket aan, dat voor alle hotelonderdelen werkt. Zowel de f&b-manager als de chef-kok, als de receptionist, als accounting, als housekeeping en zelfs het magazijn; iedere functie kan met dit systeem de voorraad inzichtelijk maken en automatisch bestellen. Dit systeem werkt binnenkort helemaal ‘in the cloud’. Dat betekent dat er geen ict’er meer langskomt om nieuwe releases te installeren. Alle nieuwste snufjes zijn direct te gebruiken. Het is hierdoor altijd up-to-date. Ook meerdere hotels uit een keten communiceren zo prima met elkaar. Deze software is uiteraard gekoppeld aan het kassasysteem. Het inzicht in de voorraad is optimaal. Beter zicht op het proces, dat is het voordeel. Scherpere inkoop en calculatie zorgen voor minder voorraden en minder leverdagen bij de leveranciers. Het pakket is oorspronkelijk ontwikkeld voor de ziekenhuisbranche, waar het een vaste plek heeft veroverd. Vanuit die basis is het aangepast aan de wensen van de hoteliers. Neem banqueting. In een offerte voor een partij van 60 staan diverse producten genoemd. Deze worden direct in het systeem gereserveerd en op een bestellijst geplaatst. Allemaal geautomatiseerd. Ook aan de hand van de receptuur van de keuken komen alle afzonderlijke onderdelen in het systeem.”
Afweging kwaliteit en kosten
Freek van der Valk praat over de balans. “Wij zijn een redelijk traditioneel bedrijf, maar houden wel van innoveren. Natuurlijk willen we graag oefenen en pionieren als we praten over nieuwe technologieën, maar aan de andere kant willen we wel werken met degelijke oplossingen. We zijn te groot om dingen aan het toeval over te laten. Je moet altijd een afweging maken tussen kwaliteit en kosten. Die balans moet goed zijn. Hoe meer inzicht je hebt, hoe beter en gedetailleerder je kunt sturen. Een goed menu samenstellen, zowel inhoudelijk als prijstechnisch, vraagt een zorgvuldige benadering. En daar helpt automatisering bij. Evenwichtige gerechten, daarbij kloppen de verhoudingen, de hoeveelheden van alles. Met het vergrote inzicht kun je de kostprijscalculatie aanscherpen en daarbij alle aspecten van het proces meenemen.”
Joost van de Meer heeft het daarnaast over het grijze gebied: het gat tussen inkoop en verkoop. “Dat is bij veel hotels aanzienlijk. Vooral bij partijen, buffetten, is niet altijd duidelijk waar alle producten blijven. Wat gebeurt er met alle artikelen? Worden er dingen weggegooid of hergebruikt? Ik denk dat er op dit moment bij veel hotels geen zicht is op dertig tot veertig procent van de producten. Door een goed voorraadsysteem te gebruiken, kan de hotelier de weg volgen van negentig procent van de ingekochte producten.”
Allergeneninformatie
Joost van de Meer vervolgt: “Ook kan met dit systeem de voedingswaarde en de allergeneninformatie worden gekoppeld aan de producten. Zo staat de bediening nooit met de mond vol tanden als de gast daar informatie over wenst.” Allergeneninformatie is ook bij Van der Valk een gespreksonderwerp. “De laatste jaren is dit steeds meer een issue. We hebben nu intern discussie over verantwoordelijkheden. Is het de keuken, de bediening of alleen de gast? Of is het een samenspel? Wij willen liever dat gasten melden waar ze allergisch voor zijn, zodat onze keuken op maat kan koken in plaats van standaardgerechten op de kaart aanbieden. We willen hier graag goed, adequaat en secuur mee omgaan. Vandaar dat we onze medewerkers ook extra opleiden.”
Automatisering is geen oplossing voor alles, benadrukt Van de Meer. “Goede software kan nuttige ondersteuning bieden, maar je organisatie moet nog steeds wel op orde zijn. Het gaat met name om de mensen, het team. En daarnaast: wat ben je voor een hotel, waar sta je, waar wil je naar toe? Wat wil je uitstralen? Past het bij je om alles te stroomlijnen en vast te leggen? Of heb je een keuken waar creativiteit en experimenteren de boventoon voeren? Dat speelt allemaal mee in de beslissing: automatiseren, ja of nee?”
“Kunnen koppelen is essentieel”
Robert van de Rest van Mazars Accountancy ziet automatisering in de hotellerie als onontbeerlijk. “Als je echt inzicht wilt hebben in de processen, geeft een geautomatiseerd systeem je als hotelier veel bruikbare managementinformatie. Je komt vooral een groot aantal details te weten. Veel hoteliers werken met een reserveringssysteem. De crux is om dit pakket te koppelen aan de financiële administratie. Informatie over bezetting, kamerprijzen, inkoop, verkoop, voorraad, gasten, besteding, alles is met elkaar te combineren. Veel kleinere hoteliers maken nog onvoldoende gebruik van alle technische mogelijkheden. Goede informatie is een levensader voor een ondernemer. Handmatig werken is veel foutgevoeliger. Eigenlijk kunnen alle processen geautomatiseerd worden. Maar je moet je afvragen of je altijd de eerste wilt zijn met het aankopen van nieuwe systemen. Je betaalt dan namelijk de hoofdprijs. En je hebt als pionier helaas ook te maken met de bugs in het systeem. Er zijn inmiddels veel goede, kostenbesparende systemen te koop. Maar wat natuurlijk altijd overeind blijft: het moet passen in de dagelijkse praktijk . De mensen die ermee gaan werken blijven centraal staan.”
HM302014
