Aan sommige technologische ontwikkelingen kun je als horecaondernemer maar beter niet voorbijgaan. De fax heeft het in zijn beginjaren even moeilijk gehad, maar wist al gauw een vaste plek te veroveren naast de telefoon. Ook Internet begint langzamerhand een behoorlijke vaart te nemen. Maar het nieuwste technologische speeltje is teleconferencing. Elders al lang niet meer weg te denken; in ons land staat het nog in de kinderschoenen.
Bij teleconferencing wordt tussen personen een contact tot stand gebracht via synchroon lopend geluid en beeld. Via de monitor van een personal computer (en zelfs van een 'notebook'), via een televisie- of een projectiescherm, kunnen mensen op verschillende locaties met elkaar communiceren, terwijl ze elkaar recht in de ogen kijken. Dat kan nuttig zijn, want een plaatje zegt vaak meer dan duizend woorden. Een aardig nieuwigheidje of hebbedingetje voor een hotel? Veel meer dan dat. Met name multinationals maken steeds meer gebruik van dit nieuwe medium. Vergaderingen, productpresentaties en instructies kunnen immers op eenvoudige wijze doorgegeven worden aan medewerkers die verspreid over de hele wereld zitten.
Een andere toepassing is persoonlijke advisering op afstand. Concreet: teleconferencing scheelt de gebruiker reistijd en reiskosten.
Toegevoegde waarde
Hotels hebben de mogelijkheid aantrekkelijke locaties aan te bieden waar teleconferencing kan plaatsvinden. Iedere ruimte waar zich een ISDN-aansluiting bevindt, komt hiervoor in aanmerking. De teleconferencingapparatuur kan via gespecialiseerde leveranciers gehuurd worden. Aanschaffen van apparatuur is uiteraard ook mogelijk, maar de kosten daarvan zijn hoog. Ter indicatie: PTT Telecom biedt een PC-Desktopsysteem (teleconferencing via een PC-monitor) aan vanaf tweeduizend gulden. Het Picturetel Concorde-systeem (via projectiescherm) daarentegen kost zo’n tachtigduizend gulden. Gasten kunnen echter veel verschillende teleconferencingwensen hebben, zodat het aanschaffen van één systeem meestal niet aan de vraag voldoet. Huren is in dit geval dan ook een aantrekkelijk alternatief. De enige investering zit dan in de ISDN-aansluitingen. ISDN kan overigens tegelijkertijd voor andere toepassingen in het hotel worden gebruikt zoals het telefoonsysteem, de fax en het Internet. Die investering verdient zich dus snel terug.
De winst van teleconferencing zit voor de horecaondernemer in de verblijfsomzet van de gasten. Het medium is niet meer en niet minder dan een nieuw middel om gasten aan te trekken; een nieuwe mogelijkheid om je te onderscheiden van de concurrenten. Het actief aanbieden van teleconferencing in dit stadium voorkomt dat grote bedrijven de apparatuur zelf in huis halen. De toegevoegde waarde van het verblijf in de horeca moet voor een onderneming van doorslaggevende betekenis zijn om voor een locatie buiten het eigen bedrijf te kiezen. En iedere horecaondernemer is in staat een potentiële gast van die toegevoegde waarde te kunnen overtuigen.
Geen bedreiging
Best Western ’t Familiehotel in Paterswolde heeft anderhalf jaar ervaring opgedaan met teleconferencing. Directeur Willem Hein is enthousiast over het medium: ’We zien teleconferencing als een uniek verkoopargument van ons bedrijf. In eerste instantie constateerden we wel vraag naar deze dienst, maar werd er nog maar weinig gebruik van gemaakt. Dat had je jaren geleden ook met het zwembad: iedereen wilde verblijven in een hotel met een zwembad, maar het bad bleef in de praktijk meestal leeg. Na een rustige aanloop hebben we nu zo’n twee à drie bijeenkomsten per maand waarbij teleconferencing wordt ingezet. En het ziet ernaar uit dat dit aantal blijft groeien. De investeringen voor het bedrijf zijn beperkt gebleven. Anderhalf jaar geleden moest een nieuwe telefoonbekabeling plaatsvinden en toen is meteen op gebruik van teleconferencing geanticipeerd. In feite zijn dit de enige kosten die wij maken. Het plaatsen van de apparatuur gebeurt via een verhuurbedrijf, maar vaak zie je ook dat multinationals hun eigen apparatuur meenemen. Ze verlangen dan alleen de juiste aansluitingsmogelijkheden, en die zijn er.’
Hein ziet de nieuwe technologie niet als een bedreiging voor de verblijfsduur van hotelgasten. Door teleconferencing neemt de gemiddelde verblijfsduur van met name internationale gasten in het hotel weliswaar af, maar je kunt van iedere bedreiging een kans maken. Dat geldt ook voor teleconferencing. Hein: 'Daar zijn we, denk ik, wel in geslaagd. Ons gastenbestand bestaat voor 75% uit de zakelijke markt. Veertig van de honderd gasten zijn buitenlandse zakenlieden. Dit type gast maakt veel gebruik van een dienst als teleconferencing. Om die reden slaat het hier goed aan. Ik kan me goed voorstellen dat hotels met een ander type gastenbestand er geen of minder toegevoegde waarde in zien.’
Blijvertje
Golden Tulip Hotel Figi in Zeist beschikt over een grote bioscoopzaal (tot vijfhonderd personen) waar geregeld teleconferencing wordt toegepast. Theatermanager Willem van den End ziet ook een gestage groei van het nieuwe medium (zo’n dertig presentaties het afgelopen jaar), maar denkt dat het gebruik ervan in de toekomst vrij beperkt zal blijven. Wel is Van den End ervan overtuigd dat teleconferencing een blijvertje is. Van den End: ’We merken dat voornamelijk softwarebedrijven gebruik maken van teleconferencing. Deze bedrijven kunnen hun klanten zo op professionele wijze hun nieuwe communicatiemogelijkheden presenteren. Dit nieuwe medium sluit daar uitstekend op aan. Maar ook met andere productpresentaties hebben we ervaring op het gebied van teleconferencing. Zo presenteerde de president-directeur van Fiat het nieuwste automodel in Turijn en dat werd door de Fiat-medewerkers in 55 landen live op verschillende locaties - waaronder in ons hotel - gevolgd. Op het moment dat de auto in Italië werd onthuld, reed in ons theater het nieuwe model het podium op. Dat is natuurlijk een schitterende manier om je product op efficiënte wijze te presenteren aan je personeel over de hele wereld.’
Gebundelde kennis
Volgens PTT Telecom groeit de markt van teleconferencing in snel tempo. Koninklijk Horeca Nederland (KHN) heeft een zogeheten strategische alliantieovereenkomst met PTT Telecom gesloten. B. H. Heijster, manager intermediaire organisaties van de corporate accountgroep bij PTT Telecom, was nauw betrokken bij het tot stand komen van de overeenkomst. Heijster: ’In deze overeenkomst hebben we afgesproken onze kennis en kunde te bundelen: PTT Telecom kan leden van KHN ontwikkelingen op het gebied van telecommunicatie doorgeven, en horecaondernemers laten PTT Telecom omgekeerd delen in hun branchekennis. In het kader van de overeenkomst inventariseert PTT Telecom de behoefte van horecaondernemers op telecomgebied; informatie op grond waarvan pakketten (bijvoorbeeld op het gebied van Internet, Intranet, teleconferencing, maar ook telefonie) kunnen worden samengesteld die goed aansluiten op de specifieke wensen van de branche.'
Voor de PTT is met name het langetermijneffect van de overeenkomst interessant, alhoewel ook op korte termijn (financieel) aantrekkelijke aanbiedingen worden gedaan. Heijster: 'Op het gebied van teleconferencing kan de horeca gericht worden voorgelicht over toepassingen van het nieuwe medium. Momenteel plant PTT Telecom bijvoorbeeld voor de sectie hotels van KHN een themamiddag waarbij de voordelen - maar ook de beperkingen - van teleconferencing uiteen worden gezet. In overleg met de hoteliers worden verwachtingen van de sector met betrekking tot teleconferencing gepeild.’
Ontwikkelingen
Alhoewel in de Verenigde Staten teleconferencing meer wordt toegepast dan in Europa (sommige multinationals leggen in de VS complete, nationaal dekkende steunpunten aan), is het de verwachting dat het ook in Europa een gevestigde plaats zal verwerven tussen de bestaande vormen van telecommunicatie. Met name voor internationale contacten biedt teleconferencing veel mogelijkheden. De techniek is inmiddels zover dat - al dan niet met ondersteuning van een toeleverancier - het medium professioneel ingezet kan worden. De ontwikkelingen binnen het verenigde Europa zullen teleconferencing geen windeieren leggen. De horeca en met name de hotelsector doet er daarom verstandig aan de ontwikkelingen op dit gebied nauwlettend in de gaten te houden.
Auteur: Erik Paulis
HM30JAAR HM301998
