In het artikel 'Interne controle in de horeca' in Hospitality Management nr. 1 van dit jaar, werd door dhr. J.C. den Houting ingegaan op de mogelijkheden die de ondernemers in de horeca ten dienste staan om de kasstromen binnen de eigen organisatie te beheersen.
Uit dit artikel bleek de noodzaak van een goede administratieve organisatie en interne controle. Door het nemen van een aantal maatregelen kan de beheersbaarheid van de eigen bedrijfsvoering aanzienlijk worden verbeterd. Een van de belangrijkste maatregelen hierbij is het scheiden van functies, waardoor een zichzelf controlerend systeem kan worden opgezet. Deze methode wordt controle-technische functiescheiding genoemd.
In de literatuur worden 5 verschillende controle-technische functies onderkend, waarvan de drie belangrijkste zijn ingedeeld naar:
•beschikkende functies: iemand met een beschikkende functie is bevoegd de organisatie jegens derden te binden, in een restaurant is dit bijvoorbeeld de ober, in een hotel de reserverings-medewerker;
•bewarende functies: iemand met een bewarende functie draagt zorg voor de opslag van goederen en/of geldmiddelen, bijvoorbeeld de kassier;
•registrerende functies: iemand met een registrerende functie legt toestanden en gebeurtenissen in de organisatie vast, bijvoorbeeld de administrateur.
Bij de controle-technische functiescheiding gaat het om het, waar mogelijk, voorkomen van ongewenste functiecombinaties. In gewoon nederlands: een barkeeper die zelf de kassa bedient en daarbij ook het kasboek bijhoudt (bijvoorbeeld omdat het een automatisch kasregister betreft) wordt in de gelegenheid gesteld zichzelf of derden te bevoordelen ten koste van de organisatie.
De omvang van de onderneming speelt echter een doorslaggevende rol bij het scheiden van de functies, omdat deze factor de mogelijkheden hiertoe kan beperken. Kleinere horeca-ondernemingen zijn daarom voor de interne controle vaak afhankelijk van de fysieke aanwezigheid van de ondernemer, die toezicht houdt.
Door bepaalde taken te automatiseren kan met weinig personeelsleden toch een adequate interne controle worden bereikt. Een voorbeeld is het installeren van een schenk- en tapinstallatie met een koppeling naar het kasregister. De verwachte opbrengst van deze installatie is te berekenen vanuit de verbruikte voorraad met behulp van de verkoopprijzen. Deze verwachte opbrengst kan worden vergeleken met de werkelijke opbrengst volgens het kasregister (zo berekent de belastingdienst ook de omzet!). Tevens kunnen de voorraad- en financiële administraties door middel van een koppeling naar de administratiecomputer automatisch worden bijgewerkt.
Een ander voorbeeld is het verstrekken van een chip-kaart waarmee cliënten consumpties kunnen bestellen of gebruik kunnen maken van bepaalde voorzieningen. Pas bij het afrekenen vindt, bij het centrale kasregister, een kasstroom plaats.
Beide vormen van automatisering leiden tot een verbetering van de interne organisatie, omdat de registratie automatisch plaatsvindt. Tevens wordt de efficiency sterk verbeterd, bijvoorbeeld doordat een optimale voorraadgrootte kan worden aangehouden en automatisch kan worden bijbesteld indien de voorraad onder een bepaald minimum zakt. Daarnaast is het financiële resultaat van de dag vrijwel direct na sluiting beschikbaar.
Deze vorm van automatisering is vrij kostbaar en daarom niet voor alle horeca-ondernemingen weggelegd. Met name binnen kleinere organisaties zal naar andere oplossingen moeten worden gezocht om een afdoende interne controle te bewerkstelligen. Bijvoorbeeld kan aan het eind van elke periode door een telling van de voorraad en de inkopen de verwachte opbrengst worden berekend, en vergeleken met de werkelijk geboekte opbrengst. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van een personal computer, die vaak al aanwezig is voor het voeren van de administratie. Dit is veel minder kostbaar dan de hiervoor beschreven vorm van automatisering en kan even effectief zijn, maar het efficiency-voordeel komt uiteraard te vervallen.
Hoe kan zo'n analyse er in de praktijk uit zien? Stel: de omzet in een bar wordt geregistreerd met behulp van een kasregister. Op het kasregister zijn de voorkeuzetoetsen zodanig geprogrammeerd dat de verkoop van elke consumptie per artikelgroep apart kan worden geregistreerd. Aan het einde van de dag kan een overzicht worden uitgedraaid met aantallen en totaalomzet per artikelgroep. Door deze gegevens in te voeren in een spreadsheet (rekenprogramma) kan de geld- en goederenstroom worden geanalyseerd. Hiervoor zijn tevens de volgende gegevens benodigd: beginvoorraad in aantallen (inventarisatie), inkopen, eindvoorraad in aantallen (inventarisatie), verkoopprijzen en het aantal consumpties per fust, fles etc. De vanuit het verbruik berekende verwachte opbrengst wordt vergeleken met de werkelijk geboekte opbrengst per artikelgroep. Op deze manier kan fraude worden opgespoord, en kan worden gecontroleerd of de brutowinst in overeenstemming is met de verwachtingen.
Als binnen het model ook nog rekening wordt gehouden met ervaringscijfers en historie, kunnen periodes eenvoudig met elkaar worden vergeleken. Dit maakt het mogelijk om voorspellingen te doen over toekomstige periodes. Ook kunnen bijvoorbeeld trends in de markt tijdig worden herkend. In feite wordt het model hiermee tevens een marketinginstrument.
Doordat de prijs van apparatuur en programmatuur de laatste jaren voortdurend is gedaald, is dit controlemiddel ook ter beschikking van de kleinere horeca-ondernemingen gekomen. Uiteraard moeten de kosten van de aanschaf van programmatuur en het opstellen van het model opwegen tegen de baten die de onderneming hierbij heeft.
Het is helaas onmogelijk om binnen het bestek van dit artikel gedetailleerd te beschrijven op welke wijze een analyse-model kan worden opgesteld. Een automatiserings-adviseur kan u hierbij van dienst zijn. Een accountantskantoor met automatisering in het dienstenpakket kan in veel gevallen ook uitkomst bieden. De combinatie van onafhankelijkheid, kennis op het gebied van administratieve organisatie en automatisering maakt hem een uitstekende gesprekspartner.
Auteur: Hans-Peter Ponten
HM30JAAR HM301995
