Met horden tegelijk komen ze erop af. Sommigen trekken zelfs een sprintje. Echt nodig is dat niet, want tophotels slagen erin - op meesterlijke wijze - om binnen tien minuten vijfhonderd gasten van een kop koffie te voorzien.
Uit alle hoeken van de wereld komen 'landbouwcursisten' naar Hotel en Congrescentrum WICC in Wageningen. Het congrescentrum heeft een goede band met Wageningen Universiteit & Researchcentrum. WICC beschikt over 216 hotelkamers, verdeeld over twee locaties. Voor het houden van congressen, conferenties, vergaderingen en cursussen beschikt WICC over 19 vergaderzalen met een capaciteit van 2 tot 250 personen. ‘Naast bijvoorbeeld het Internationaal Agrarisch Centrum (IAC) boeken diverse bedrijven en opleidingsinstituten hun bijeenkomsten bij WICC,' aldus Ernst IJssel de Schepper, restaurantmanager van WICC.
Het eerste koffiemoment vindt plaats van 9.00 tot 9.30 uur. De gasten komen dan binnen en zij worden ontvangen met koffie en een lekkernij, bijvoorbeeld cake of een mini tompouce. In de vergaderzalen staat de koffie en thee al klaar, zodat de gasten tijdens hun bijeenkomst niets tekort komen. Tijdens de bijeenkomst wordt de koffie en thee op verzoek aangevuld. Rond 11.00 uur is het volgende drukke moment. De meeste vergadergroepen hebben dan een koffiepauze gepland. De koffie staat al klaar in de lounge. De snelfilterkoffie wordt vers gezet in speciale koffieapparatuur (10 of 20 liter). IJssel de Schepper: ‘Om de doorstroming optimaal te houden, staat er alleen koffie en thee op het buffet. De suiker, melk en koekjes of andere lekkernijen staan op de diverse tafels. In de lunchpauze wordt de koffie en thee in de zalen ververst. Tijdens de middagpauze vindt hetzelfde ritueel plaats als tijdens de ochtendpauze.'
Congrescentrum, hotel en theater Figi te Zeist kijkt terug op een rijke voorgeschiedenis. In 1850 begon het allemaal met een banketbakkerij. De Zwitserse kok en banketbakker George Figi nam de zaak in 1902 over en verbond hieraan zijn naam. De familie Ruijs nam het bedrijf vijftien jaar later over. Het groeide toen uit tot een exclusief hotel-restaurant met concertzaal en wintertuin. Meest recente wapenfeit: de nieuwbouw van 1994. Daardoor werd Figi (97 viersterrenkamers, zeventien vergader- en congreszalen, vier bioscoop- en theaterzalen) een uitgelezen locatie voor het houden van congressen, productpresentaties en grote evenementen. Zo zijn de vier grote banquetingzalen, die alle uitkomen op het atrium, samen te voegen tot een grote ruimte voor 1000 personen. In januari bijvoorbeeld - toen het CDA voor Figi koos als locatie voor zijn jubileumcongres - werden de 800 gasten voorzien van onder meer koffie met petit-four en CDA logo. Volop drukte ook tijdens de landelijke filmpremière van de 'The Polar Express' (700 gasten); de verdeling van de tv-rechten Eredivisie (voor circa honderd journalisten werd de hele dag koffie geschonken); de productpresentaties voor Opel, Suzuki en BMW; de tv-opnamen voor Idols...
Richard Francke, F&B-manager van Figi: 'Koffie en thee worden gezet op de banquetafdeling. De Animo zetfilterapparatuur (inhoud koffietanks 20 liter) zorgt ervoor dat de koffie binnen een kwartier klaar is. De koffie gaat vervolgens in schenkkannen. De koffie wordt daarna op grote mobiele buffetten naar de zalen gereden. Voor 400 gasten worden drie mobiele buffeten ingezet.'
Ook bij Figi zijn de room, de melk en de patisserie op aparte (sta)tafels te vinden. Elk buffet wordt bediend door drie mensen, twee staan erachter om in te schenken en één ervoor om uit te serveren. 'Om onze servicegerichtheid en gastvrijheid te benadrukken, serveert één van onze medewerkers vóór het buffet de koffie en thee uit aan onze gasten.’
NH Koningshof, gevestigd in een voormalig klooster in Veldhoven, is al 27 jaar een congreslocatie. In de ruimste zin van het woord, want Koningshof (vier sterren) heeft 538 hotelkamers en een vergadercentrum met 128 conferentiezalen voor 4 tot 5000 personen. Geen wonder dat Koningshof grote bedrijven als Philips tot de vaste klantenkring mag rekenen. Het congrescentrum moet dan ook over omvangrijke koffiefaciliteiten beschikken om alle gasten goed te kunnen bedienen. Want ook de exposanten en bezoekers op de 5.500 vierkante meter beursruimte dienen van koffie te worden voorzien. Joost van Beek, operationsmanager: 'Er staan grote koffiecontainers door het hele pand. We hebben een speciale koffiepantry waar 15 Bravilor koffieketels op rij staan, waarmee doorlopend koffie wordt gezet. Een continu proces waarvoor één persoon de hele dag aan het werk is.'
Koningshof heeft een afdeling koffieservice, waar acht dames werkzaam zijn (zij bedienen alle zalen met behulp van elektrisch aangedreven karren; voor de 128 zalen zijn drie karren nodig) en een banquetingafdeling (vaste buffetten met elektrische koffieketels; er kunnen zo'n 150 personen per buffet mee worden bediend). Voor 600 personen zijn er dus vier buffetten nodig. Voor elk buffet wordt één dame ingezet. Van Beek: 'Deze werkwijze bestaat nu ongeveer vijftien jaar. We klaren de klus met personeel dat al even lang in dienst is; zij zijn volledig op elkaar ingesteld.'
Tips voor het snel uitserveren van koppen koffie
- Zorg vooraf voor een goede mise en place en een goede logistiek. En begin, vooral met koffie, ruim op tijd. Een goede voorbereiding is het halve werk.
- Om de optimale doorstroming van gasten te bevorderen, is het raadzaam om op het buffet uitsluitend koffie en thee aan te bieden. Plaats de suiker, melk en koekjes of andere lekkernijen op diverse tafels elders in de ruimte.
- Laat, om servicegerichtheid en gastvrijheid te benadrukken, één van uw medewerkers vóór het buffet de koffie en thee uitserveren aan gasten.
HM302005
