De kok kan eindelijk weer eens op vakantie. Niet omdat hij de keuken sluit, maar vanwege de vlekkeloze keukenoperatie, mogelijk gemaakt door een systeem dat het keukenmanagement stroomlijnt. De meeste chefs die ermee werken willen niet anders meer, merkt Arjan Mul op.
Arjan is dealer van unTill Kassasystemen en eigenaar van Adnamics, het bedrijf dat technische oplossingen op het vlak van planning, onderneming, personeel, administratie, optimalisatie en dus ook keukenmanagement biedt. De specialisatie zit in de horeca en dat komt niet uit de lucht vallen.
Arjan: “Inmiddels werk ik 25 jaar in de branche. Mijn bedrijf heb ik specifiek gericht op de horeca toen ik startte, ook omdat ik toen al in de horeca werkte. We waren bijvoorbeeld ook de eerste met een draadloos bestelsysteem. Daar hebben we trouwens wel tien jaar aan moeten trekken, want we stuitten op enige weerstand. Nu ziet iedereen de voordelen, maar vroeger dacht men dat het afbreuk zou doen aan het sociale contact tussen horecamedewerker en gast. Er zou te weinig oogcontact zijn. Tegenwoordig weten we wel beter en ziet iedereen wel in dat je op een druk en warm terras gewoon snel wat te drinken wilt bestellen.”
Retail is wat verder
Service en techniek gaan dus uitstekend samen, maar toch blijkt nog lang niet iedere horecaonderneming een computerkassa te hebben. “Opmerkelijk genoeg heeft maar 62 procent van de horecabedrijven een computerkassa, vergeleken met de retail is dat zeer mager. Overigens leveren wij niet allen kassa’s, maar ook HR-systemen, momenteel worden we gevraagd op het gebied van 'business intelligence' een bijdrage te leveren. Ook hierin selecteren we de sterkste oplossing”
6000 euro besparen
Business intelligence, dat klinkt niet alleen intelligent, het is in de praktijk ook zeer waardevol. “Met HR (Human Resource management) hebben we aangetoond hoe waardevol dit in de praktijk is. Kijk maar eens naar personeelsplanning”, vertelt Mul. “Ook al heb je het als restaurant helemaal top geregeld, dan kunnen wij er met ons systeem nog voor zorgen dat je drie tot vier procent kunt besparen."
"Bij 600.000 euro omzet en 30 procent personeelskosten verloon je circa 180.000 euro, drieeënhalf procent over 180.000 is zo´n 6000 euro. Tel uit je winst. Daarnaast ontlast het ook enorm, want al dat roosteren en die keren dat iemand niet kan… Heel vervelend allemaal. Wij draaien het om: als je werknemer niet kan op een moment dat hij of zij als beschikbaar heeft aangegeven, dan moet diegene iemand uitnodigen om de dienst over te nemen. Dat gaat allemaal via de app. Zes, zeven jaar geleden startten wij daarmee en moesten we het actief verkopen. Tegenwoordig zit het standaard in het pakket. Inzicht in gedrag is gewoon onwijs belangrijk voor horecaondernemers.”
Menukaart aanpassen na inzichten
Na inzicht volgt sturing. “Al die inzichten kun en moet je gebruiken om de efficiëntie binnen je bedrijf te verhogen”, merkt Arjan op. “Je kunt per seconde zien wat er gebeurt in je zaak en alles loopt direct de boekhouding in. Hieruit kun je KPI’s halen die je inzet om je bedrijf of bedrijven te optimaliseren. We hebben inmiddels 3000 horecalocaties die met onze systemen werken, dus we zien ook dat zij het effectief inzetten. Ketens kunnen bijvoorbeeld per locatie zien hoe goed de desserts worden verkocht; ook op welk tijdstip en door wie. Dit is bijvoorbeeld van invloed op je personeelsplanning en de menukaart. Vaak vermoedt men wel hoe het zit, maar met de beschikking over de juiste gegevens wordt het wetenschap. Vooral fastfoodketens blijken een goed inzicht te hebben in doorlooptijd en de orderbedragen. Iedere afwijking van de norm wordt gedetecteerd.”
Geen bonnetjes meer
En dan de chef-kok die nu op vakantie kan, zoals in de intro werd beschreven. Hoe zit dat? “Keukenmanagement vervangt de oude manier van routing en de bonnetjes in de keuken. In de praktijk zie je dat de chef-kok de keuken managet, veel ervaring heeft en een dure kerel is. Het restaurant is (te) zwaar afhankelijk van hem: als hij vertrekt, dan ontstaat er een acuut probleem. Iedere restauranteigenaar ziet hier enorm tegenop."
"Wat ons keukenmanagementsysteem doet, is het vertalen van de kennis van de chef naar algoritmes. Het keukenpersoneel hoeft dus alleen maar te doen wat op het scherm staat. Het is niet alleen efficiënt omdat je minder afhankelijk bent van de mensen, maar ook omdat de foutmarge veel en veel kleiner wordt. Standaard staan er twaalf actieve bonnen ingesteld, maar als er bijvoorbeeld tachtig sateetjes worden besteld, dan zie je die ook. Je kunt ook de hoofdgerechten zien die nog niet zijn doorgevraagd, zodat je er wel al op kunt anticiperen. Alles wat je nodig hebt voor een soepele keukenoperatie staat in het scherm.”
“In de praktijk zie ik al dat er chefs zijn die alleen ergens willen werken waar dit keukenmanagementsysteem gebruikt wordt. Zo kunnen ze zich meer focussen op koken en op creaties in plaats van het altijd moeten managen. Aan de pas staan is niet meer nodig, alles staat in het scherm. Ook als iemand de keuze voor zijn hoofdgerecht verandert, dan hoef je niet bang te zijn dat het bonnetje onderop belandt en de bestelling de soep in loopt. Alles zie je duidelijk op het scherm.”
Minder afhankelijk van de chef-kok
Inderdaad, de kok kan dus op vakantie en af en toe eerder naar huis. De brigade hoeft toch alleen maar uit te voeren wat op het scherm staat. “Klopt”, zegt Arjan. “En het leuke is, dat je verdienmodel minder afhankelijk is van de manager in de keuken. Natuurlijk is het systeem bij uitstek geschikt voor grote keukens, maar we passen dit ook toe bij klanten met veertig couverts."
Hoe snel je de investering terug hebt verdiend? "Gemiddeld tussen een half jaar tot een jaar. Je hebt het eerste jaar volledige garantie en je kunt 24/7 bij ons terecht voor support. Je kunt bij ons echt terecht voor een gedegen advies aangaande keukenmanagement. Onze medewerkers hebben veel ervaring in de juiste oplossing per restaurant, en durven zelfs ‘nee’ te verkopen indien de klant iets wil wat niet bij hem past.”
Koppelingen
Het installeren en implementeren van een keukenmanagementsysteem is wat heftiger dan het vervangen van een kassasysteem, dat geeft Arjan toe. “De werkwijze in de keuken verandert, we pakken het zodoende gefaseerd aan. We richten het systeem eerst in als vervanging van de traditionele bonnetjes en daarna ga je met ons het proces optimaliseren. Uiteindelijk kunnen onze klanten alles zelf, maar er zijn ook klanten die ons alles willen laten invoeren. Dat is ook mogelijk."
"Als restaurant heb je na de implementatie een verhoogde capaciteit door de verhoogde efficiëntie. Personeelskosten worden verlaagd en in deze tijden, waarin er geen kok te krijgen is, is het fijn om te weten dat de keuken ook zonder de chef lekker door blijft draaien. Op het gebied van koppelingen zijn wij ook heel ver; we kunnen bijvoorbeeld koppelen met alle gangbare boekhoudkundige-, hotel- en tapautomatiseringssystemen. Daardoor zitten wij in de top-3 in de kassamarkt die deze mogelijkheid bieden en gooien we hoge ogen in het offertetraject.”
Nieuwe manieren van betalen
Bezorgen wordt ook voor de horeca steeds belangrijker. Wat merken jullie daar nu van? “Wij hebben een koppeling met Thuisbezorgd.nl, wat best uniek is. Veel bezorgdiensten zien ons dan toch als een soort concurrent, wanneer alles één op één het systeem inloopt. Dat is een bedreiging voor hun verdienmodel. In de praktijk zie je bezorgrestaurants bezig met vijf tablets waarop de orders van bezorgdiensten binnenlopen, waarna die handmatig ingevoerd moeten worden in het eigen systeem. Hartstikke onhandig natuurlijk. En wat betreft de toekomst? Nou ja, ‘payment’ is ook een belangrijk struikelblok. Dat kan en moet eenvoudiger, veiliger en sneller. In de nabije toekomst maken we het mogelijk met één app te sparen en te betalen in zowel supermarkt als horeca. Op de achtergrond zijn we daar al heel druk mee bezig.”
3000 tevreden klanten
Tot slot. Het gefaseerd invoeren van verschillende systemen is mogelijk, maar het kan ook anders. “Professionele ketens kunnen snel schakelen. Bij Fletcher hebben we bijvoorbeeld in één maand negentig hotels voorzien van ons systeem. Soms wel zes hotels op een dag. Dit hebben we gerealiseerd met onze partners en unTill dealers, UPTA Horeca Automatisering en Janssens Kassasystemen. Daarentegen leveren we niet alleen aan ketens zoals Dunkin’Donuts, Fletcher en Loetje Restaurants. We verloochenen zeker onze afkomst niet en hebben we ook kleinere restaurants in het bestand. Tja, anders waren we nooit op die 3000 horecavestigingen gekomen.”
Meer weten over deze oplossingen? Klik op deze link.
