De meesten zijn zich ervan bewust dat beslissingen het best gebaseerd kunnen worden op een combinatie van harde cijfers en een gevoel van ondernemerschap. Voor een goede onderbouwing van het cijferonderdeel kunnen we gebruik maken van de Break Even Analyse, om vóóraf een beschouwing te maken van de consequenties van elke beslissing. Komt dan de vraag 'Mag het een onsje meer zijn?' dan weet u in elk geval welke gevolgen dat zal hebben voor uw bedrijfseconomische prestatie.
De Break Even Analyse is een relatief simpele financiële techniek om de winstgevendheid van willekeurig welke bedrijfsactiviteit te beoordelen. Door vaste en variabele kosten en omzetten in verhouding tot elkaar te zetten, verkrijgt men allereerst inzicht in de samenstelling van deze bepalende financiële variabelen. Vervolgens bepaalt men het punt waarop de totale kosten gelijk zijn aan de totale omzetten, en de bruto winst dus nihil is. Maar ook kan natuurlijk eenvoudig bepaald worden hoeveel gasten nodig zijn om een bepaald winstniveau te garanderen.
Doordat men inzicht heeft in de verhoudingen, is men tevens in staat winst- en verliesniveaus te bepalen bij andere hoogtes van kosten of prijs of volume, om zodoende bedrijfseconomische beslissingen te kunnen nemen. Dit neemt overigens niet weg dat er andere redenen kunnen zijn om activiteiten wel doorgang te laten vinden. Denk bijvoorbeeld aan public relations of relatiebeheer. Men is zich na een break even calculatie evenwel bewust van de financiële consequenties.
Formule
Hoe ziet de break even formule eruit? B(reak)E(ven)P(unt) is: I = SX -VX -F= 0. Waarbij:
I = Netto winst (bij BEP gelijk aan 0, of willekeurig elke andere gewenste waarde)
S= Verkoopprijs
X= Aantal verkochte units
V= Variabele kosten per unit
F= Vaste kosten
De volgende vier formules zijn hiervan afgeleiden:
X = F / (S-V) (aantal units bij BEP)
F = SX - VX (vaste kosten bij BEP)
S = V + (F/X) (verkoopprijs bij BEP)
V = S - (F/X) (variabele kosten bij BEP)
Vanzelfsprekend moeten bij elke berekening drie van de vier variabelen bekend zijn. Volgens dezelfde formules kan vervolgens bepaald worden wat de daadwerkelijke winst zal zijn bij niveaus afwijkend van het BEP. Hiermee kan dus feitelijk een risicoanalyse uitgevoerd worden. We willen dan deze vraag beantwoorden: ‘Wat gebeurt er als de vaste kosten met 20 % worden overschreden?’ Of: ‘Wat is de consequentie als er 25 % minder gasten komen dan verwacht?’ - Bij deze berekeningen is ‘I’ in feite de onbekende variabele.
Definitie van kosten
In de Break Even Analyse draait het om een goed begrip van het zogenaamde gedrag van kosten. Het is belangrijk daarbij drie definities goed te begrijpen. Variabele kosten zijn kosten die lineair proportioneel veranderen met de omzet. Met andere woorden: als er een unit van een product meer verkocht wordt, dan gaan de variabele kosten met een vast bedrag omhoog. Voorbeelden zijn de inkoopkosten, sommige personeelskosten en de waskosten van tafellinnen.
Vaste kosten zijn kosten die constant blijven op de korte termijn, ondanks schommelingen in het verkoopvolume. Voorbeelden zijn kosten voor muziek, decoratie en de meeste verkoopkosten.
Opportuniteit kosten zijn kosten die in feite fictief zijn. Oftewel in gemiste winst uitgedrukte kosten die het gevolg zijn van bijvoorbeeld een bezetting tegen lagere prijzen dan men had kunnen realiseren. Met andere woorden: men mist een kans en dit wordt vertaald in kosten.
Om de Break Even Analyse vervolgens in zijn eenvoudige vorm te kunnen toepassen, moeten we bepaalde aannames maken, te weten:
1. De vaste kosten worden als absoluut vast beschouwd. Dit heeft tot gevolg dat de semi-vaste kosten, waarvan een deel variabel is en een deel vast, bij voorbaat gesplitst dienen te worden in een vast deel en een variabel deel.
2. De geldomzet wordt geacht proportioneel variabel te zijn met de hoeveelheidomzet. Deze veronderstelling resulteert in een rechte omzetlijn, met als voordeel een betere overzichtelijkheid. Met andere woorden: voor elke verkochte eenheid is de verkoopprijs hetzelfde. In de praktijk wordt deze aanname verwerkelijkt door te werken met gemiddelde prijzen.
3. De variabele kosten worden verondersteld proportioneel variabel te zijn met de omzet. Deze veronderstelling resulteert in een rechte variabele kostenlijn. Met andere woorden: de variabele kosten zijn per eenheid gelijk.
4. De productie en verkoopomvang worden geacht aan elkaar gelijk te zijn. Dit bewerkstelligt een directe relatie tussen de afzet en de daarbij behorende winstmogelijkheden. Met andere woorden: alles dat geproduceerd wordt ( en waar dus kosten tegenover staan) wordt ook verkocht. Dit is in de hotellerie over het algemeen altijd al het geval.
Voorbeeld 1 - Lange termijn contracten
U kunt kiezen voor het berekenen van wat uw minimum kamerprijs moet zijn om lage prijssegmenten te bedienen. Het is belangrijk dat bij de berekening een aanname wordt gemaakt van constante spreiding van deze kamers over de gehele analyseperiode, en een onveranderd vast kostenniveau. Dat maakt deze berekening bij uitstek geschikt voor lange termijnbeslissingen om kamers ter beschikking te stellen aan segmenten die traditioneel een hoge korting bedingen. De belangrijkste factor in deze berekening bestaat uit de ‘opportuniteitskosten’ die men heeft, door ook in het hoogseizoen de kamers tegen een lagere prijs ter beschikking te stellen.
Voorbeeld 2 - Speciale f&b-activiteiten
U kunt ervoor kiezen om te berekenen wanneer uw maaltijden en/of cateringactiviteiten financieel een gunstig resultaat opleveren. U zult ervaren dat het verzamelen van de benodigde gegevens reeds het halve werk is, en dat het u vaak nieuwe inzichten verschaft. Tevens moet men hierbij op zoek gaan naar de productiviteitsgegevens van het personeel. (Hoeveel gasten bedient een kelner nu eigenlijk?)
Tips:
- Ga in uw berekeningen uit van variabele personeelskosten, om zodoende een eerste indicatie te verkrijgen van de benodigde personeelsinzet. De 1,3 kelner die daar misschien als resultaat uitkomt, kunt u in een volgende stap aanpassen naar een afgerond geheel.
- Voer voor al uw activiteiten een risicoanalyse uit, door na te gaan wat het resultaat is als u er bijvoorbeeld 10% naast zit (naar boven en naar beneden).
- Blaas niet zo maar een activiteit af als deze verliesgevend lijkt te worden, maar zoek manieren om de kostenstructuur of de verkoopprijs aan te passen, zodat u er wel geld aan verdient!
Dit is het tweede artikel in 2001 over Hotelmarketing, opgesteld in samenwerking met de HSMAI University. De Hospitality Sales & Marketing Association International is de snelst groeiende internationale beroepsvereniging voor Sales en Marketing professionals in de gastvrijheids- en reisindustrie. De HSMAI University organiseert een breed scala aan trainingen.
HM302001
