Digital signage en 'narrowcasting' waren tien jaar geleden onbekende begrippen voor de meeste hoteliers. Tegenwoordig zijn ze niet meer weg te denken uit de waaier van communicatiemiddelen. Maar halen de hoteliers anno 2011 voldoende resultaat uit het digital signage / narrowcasting systeem?
Als paddenstoelen schieten ze uit de grond: grote digitale schermen met daarop allerhande informatie. Ze zijn te vinden in supermarkten, treinen, trams, bussen, postkantoren, bedrijven en allerlei andere plekken waar mensen vertoeven; zo ook in hotels. Deze vorm van communiceren is klantgericht én kan het imago verstevigen.
Wat houdt het in?
Narrowcasting is het tegenovergestelde van broadcasting. Dat laatste begrip staat voor de distributie van audio- en videocontent via radio, televisie en andere media. Waar broadcasting doorgaans een groot publiek bereikt met een algemene boodschap, brengt narrowcasting een specifieke boodschap over die gericht is op een veel kleinere doelgroep. Ook de term digital signage wordt frequent gebruikt voor informatieverstrekking en bewegwijzering, zoals op de schermen in hotels.
Economisch effect
Gerben Huisman, accountmanager hospitality bij AVEX: ‘De zaalinformatie die op schermen wordt geplaatst is erg handig voor deelnemers aan conferenties. Ze komen binnen en zien gelijk hun naam of de naam van de conferentie op het scherm. Daarbij ontlast het de receptiemedewerkers enorm. Dit heeft ook een economisch effect: de tijd die de medewerker niet kwijt is aan het wijzen van de weg kan gebruikt worden voor andere werkzaamheden die geld opleveren. Bijvoorbeeld eten en drinken serveren aan de gasten. Er zijn specifieke zaalinformatiesystemen die gekoppeld kunnen worden aan de database van een receptie. Zo verschijnt automatisch op het scherm welke bijeenkomst in welke zaal gepland staat of aan de gang is. De schermen zijn over het algemeen zo opgebouwd dat je bij binnenkomst allereerst een overzichtsscherm ziet met alle zalen en de verdieping waar de bewuste zaal zich bevindt. Hoe dichter de gast een specifieke zaal nadert, des te specifiekere informatie verschijnt er op het scherm.’
Wat kan er naast bewegwijzering nog meer?
• Digital signage kan ook gebruikt worden voor: Een woord van welkom
• Nieuws over files, het weer...
• Het nummer van een taxibedrijf in de buurt
• Informatie over de dienstverlening van het hotel
• Een dagprogramma en weekschema
• Het weekmenu in het restaurant
• Speciale arrangementen
• Informatie over de omgeving van het hotel met (bewegend) beeldmateriaal
• De promotie van speciale evenementen
• Vluchtinformatie
• Reclameboodschappen (sponsors of partners)
Gerben Huisman raadt aan de bewegwijzeringinformatie te scheiden van bijvoorbeeld het nieuws of het weer: 'Anders moet de gast steeds wachten tot het scherm met de bewegwijzering in beeld komt. Die informatie moet in één oogopslag te zien zijn. Er kan wel een "tickertape" onder in beeld lopen met nieuwsfeitjes of de weersomstandigheden. Ook kunnen er specifieke boodschappen worden weergegeven voor de mensen die in de betreffende zaal zitten.’
Wat vaak onderschat wordt, is de content. Het is erg belangrijk dat over die content - dus wat op de schermen vertoond moet worden - goed nagedacht wordt. 'Je moet niet aan het einde van de bouwperiode denken: Nu alleen nog een paar schermen ophangen,' waarschuwt Huisman. 'Vervolgens is het hotel geopend en dienen ze twee maanden lang alleen als televisie. Dan schieten de schermen hun doel compleet voorbij. Het is belangrijk dat de informatie ook echt iets toevoegt. Als je het goed doet, kan het imagoversterkend werken.’
De supportdesk weet raad
De content en het beeldmateriaal op het scherm kan door een hotelmedewerker worden verzorgd, maar kan ook op afstand door de Facility Supportdesk van AVEX geregeld worden. Van tevoren wordt met de hotelier een plan opgesteld inzake de content. Er wordt precies bekeken wat het hotel op de schermen wil tonen; de huisstijl van het hotel wordt geïntegreerd en er wordt gekeken naar welke afbeeldingen bruikbaar zijn. Goede foto’s zijn belangrijk en worden eventueel speciaal gemaakt voor de verschillende boodschappen op het scherm.
'Het beeld moet in HD-kwaliteit zijn, en het is belangrijk dat de inhoud niet geblokt of pixelachtig is,' aldus Huisman. 'Het is tevens verstandig om de informatie op de schermen niet al te ingewikkeld te maken, zodat er niet dagelijks iets veranderd hoeft te worden. Als er iets gewijzigd moet worden, is dat een kwestie van een telefoontje of een e-mail naar de supportdesk. Op afstand wordt de informatie gewijzigd. Bijvoorbeeld Van der Valk Hotel Almere maakt gebruik van deze dienst. Het gebeurt regelmatig dat er van Almere naar de Facility Supportdesk in Breukelen wordt gebeld met de vraag of er snel nieuwe content kan worden gemaakt of bewerkt. Zoals een pagina over een speciaal zomerarrangement. Huisman: ‘Wij willen de hotels ontzorgen. Mensen zijn vaak gefocust op de hardware, terwijl de opmaak en het beheer van de content eigenlijk nóg belangrijker is. Steeds meer hotels zien het nut hiervan in. Zelfs uit Parijs zijn al aanvragen voor het systeem gekomen.'
Adverteren op het scherm
Schermen dragen, mits zij goede content bevatten, bij aan de beleving en het comfort van het hotel. Mensen zijn steeds meer op beeld en geluid gericht, en als de hotelgasten na een fietstocht weer in het hotel terugkomen, vinden zij het handig om direct de hoogtepunten van het nieuws te kunnen zien. Zo werkt het ook voor de bezoekers van conferenties. Als je net iets te laat bent gearriveerd kun je op het scherm bij de hoteldeur meteen zien waar je naartoe moet.
Digital signage biedt de hotelier ook de mogelijkheid om toeleveranciers te laten adverteren. Er kunnen bijvoorbeeld speciale deals worden gesloten met in de buurt van het hotel gelegen pretparken. Of het nummer van een taxibedrijf in de stad kan worden getoond. Als het hotel een Green Key heeft behaald, mag dat natuurlijk best vermeld worden. De menukaart van het restaurant verdient beslist een plekje. 'En wanneer er bijzonder nieuws valt te melden met betrekking tot het hotel, kan onmiddellijk "ingebroken" worden op het scherm,' vult Huisman aan.
De toekomst van digital signage
Zal dit systeem in de toekomst lucratief blijven? Dankzij smartphones lezen mensen het laatste nieuws en het weerbericht immers vaak al via hun eigen favoriete mediakanaal. Huisman: ‘Het zit hem toch in combinaties van specifieke content van het hotel en bewegwijzering. Onze expertise “ver-IT’d” steeds meer naar schermen die ook gekoppeld kunnen worden aan nieuwe media.’
Checklist Digital Signage:
1. Inventarisatie. Overleg binnen het hotel wat de vraag is en wat de wensen zijn. Betrek in een zo vroeg mogelijk stadium de afdeling ICT bij het onderwerp. Vraag hen wat er beschikbaar is qua netwerk. In een nieuw hotel kan de bekabeling nog worden opgenomen in de bouwplannen. In een bestaand hotel moet de bekabeling worden weggewerkt. Er zijn opties om geheel draadloos te werken, al is de informatie die via de schermen verstuurd wordt soms dusdanig veel dat het netwerk daar niet tegen bestand is.
2. Stel een plan op met betrekking tot de hardware en de schermen.
3. Denk na over mooie oplossingen. Huisman: ‘Schermen zijn niet altijd even mooi. Er zijn echter allerlei oplossingen op maat in te bouwen.’
4. De content wordt bepaald en ontworpen. Bij digitale bewegwijzering wordt een navigatieplan voor de locatie opgesteld. Welke zalen moeten op welk scherm vermeld worden en via welke route worden de bezoeker geleid?
5. De huisstijl wordt geïntegreerd.
6. Eventueel wordt een koppeling met een bestaand reserveringssysteem of database gemaakt.
7. Het systeem wordt geïnstalleerd
8. De beheerfase: de content moet actueel blijven!
HM302011
