Nu het aantal reserveringen via internet gestaag toeneemt, zien steeds meer kleine hotels het nut in van geautomatiseerde systemen. Niet alleen met het oog op de boekingen: de hôteliers willen alle financiële en administratieve afhandelingen erin onderbrengen. Maar helaas, goede softwarepakketten voor kleine hotels bestaan eigenlijk niet. Koninklijk Horeca Nederland - dat automatisering als een van de beleidsspeerpunten heeft - wil hierin verandering brengen en houdt daarom een inventarisatieonderzoek naar de behoeften van kleine hotels. Maar waarop zitten deze nu precies te wachten?
'In veel kleine hotels bestaat een dringende behoefte aan automatisering,' beweert Hans van der Kooij van Koninklijk Horeca Nederland. 'Zo zijn we bijvoorbeeld in overleg met Holland Hotels. Veel van hun leden zijn op zoek naar goede automatiseringspakketten. Over de totale behoefte van alle kleine hotels durf ik geen concrete uitspraken te doen, maar ik krijg er veel vragen over.
'Anderzijds bestaat onder hôteliers nog steeds een zekere angst voor automatisering. Door middel van workshops proberen we die angst weg te nemen. Daarnaast kennen we nogal wat familiehotels waar men vindt dat pen en papier hun werk prima doen. Bovendien zijn aardig wat hôteliers van mening dat automatisering de zaak wel erg doorzichtig maakt. In het verleden had men wellicht redenen om dat niet te willen, maar de huidige wet- en regelgeving is zodanig dat men daarover eigenlijk niet meer hoeft na te denken.'
Geïntegreerd systeem
Van der Kooij heeft zijn ideaal duidelijk voor ogen: een geïntegreerd softwaresysteem waarin de administratie, de reserveringen en de toewijzing van kamers zijn gecombineerd. 'En dan nog het liefst modulair opgebouwd, zodat iedereen naar behoefte meer of minder kan automatiseren,' voegt hij eraan toe. 'In een klein hotel kun je meer dingen waarnemen dan wanneer je een groot hotel hebt, zodat je niet alles hoeft te automatiseren. Het is heel leuk en aardig om te weten hoeveel eieren je voor het gemiddelde ontbijt nodig hebt, maar meestal staan de hôteliers er in de kleine hotels zelf bij. Ook voor de rest van de inkoop is het nog maar de vraag of die geautomatiseerd moet zijn; hooguit het voorraadbeheer. Hopelijk maakt ons onderzoek de precieze behoefte duidelijk.
'De beperking in de automatisering heeft ook te maken met het kunnen terugverdienen van de investering. Want laten we eerlijk zijn, je verkoopt in principe geen kamer meer als je de zaken met een computer bijhoudt. Je bespaart natuurlijk wel op de arbeidskosten, en je kunt vergissingen voorkomen. Door bovendien een groot deel van het rekenwerk zelf te doen - bijvoorbeeld door Excel-bestanden te gebruiken - kan een ondernemer al snel een flink deel op de accountantskosten besparen. Ook voor een boekhouder is het prettig wanneer de gegevens ‘digitaal’ aangeleverd worden.'
Schaars
De ervaring leert dat goede pakketten voor kleine hotels schaars zijn. Van der Kooij: 'Vaak zijn er projecten van welwillende kleine software-ontwerpers, maar dit heeft als groot risico dat het onderhoud op lange termijn, waaronder het aanpassen van de systemen aan nieuwe wensen, problematisch kan zijn. Deze kleine softwarebedrijven kennen een relatief korte levensduur, waardoor ook de systemen geen continuïteit bieden. De grotere systemen kennen dit probleem niet. Zij hebben echter een ander wezenlijk probleem: ze zijn voor kleine hotels veel te duur.'
Met de uitslagen van het onderzoek in de hand, hoopt Koninklijk Horeca Nederland straks ook grote softwareleveranciers te overtuigen van het belang van een goed systeem voor kleine hotels. Van der Kooij acht het daarbij niet uitgesloten dat een door een klein bedrijf ontwikkeld systeem in samenwerking met een grotere firma wordt geoptimaliseerd. 'Misschien kunnen we - als we onder de paraplu van Koninklijk Horeca Nederland inkopen - een goede prijs voor de kleine hotels bedingen.'
Prijs per kamer
Hôtelier Vlierhuis van het City Hotel in Zwolle heeft geen moment geaarzeld met automatiseren zodra hij een betaalbaar systeem had gevonden. 'Mijn hotel heeft 11 kamers, en dan moet je goed uitkijken dat automatisering niet te duur wordt. Toen ik het programma Hotel 90 van Edusoft tegen het lijf liep, was de keuze niet moeilijk, want er werd per kamer afgerekend. Voor 150 gulden per kamer was ik klaar. Een reserveringssysteem, het restaurant, de telefoon en de administratie; alles zit erop. Ik vind dat je het ook als klein hotel niet kan maken om nog met handgeschreven rekeningen te komen. Daarnaast is het prettig om voortdurend een goed overzicht van je zaak te hebben; ook als ik thuis ben, want ik kan op afstand per computer alles bijhouden.'
De groep Holland Hotels is in het verleden al bezig geweest met het zoeken naar goede, eenduidige software. Men is blij met de stap die Koninklijk Horeca Nederland zet. Jos Jansen, bestuurslid van Holland Hotels en zelf eigenaar van Strandhotel Camperduin in Schoorl (23 kamers): 'We vinden het heel belangrijk dat ook de leden van Holland Hotels automatiseren. Met name een koppeling met internet is daarbij van wezenlijk belang, want steeds meer gasten en reisbureaus willen op deze manier boeken. Het nadeel van de huidige softwarepakketten is, dat ze óf niet zijn toegesneden op kleine hotels en dus te duur zijn, óf geen combinatie met internet hebben. Hopelijk komt daar binnenkort verandering in.'
Zelf werkt Jansen al veel langer met de pc. 'Toen ik dit hotel in 1985 overnam, ben ik de boekhouding meteen op de computer gaan doen. Bij de uitbreiding en verbouwing in 1993 heb ik direct voor een compleet systeem gekozen. Ook naar de klanten toe oogt dat veel professioneler. Het probleem dat Koninklijk Horeca Nederland schetst, herken ik echter wel: het gevaar van discontinuïteit. Voor een goed softwarepakket zijn kleine hotels afhankelijk van drie zaken: een betaalbare aanschafprijs, betaalbare onderhoudskosten en gegarandeerde service. Wat mij betreft mag er een groot softwarebedrijf opstaan dat een van de kleine systemen adopteert.'
Kleine hotels
Onder kleine hotels verstaat Koninklijk Horeca Nederland hotels met minder dan 25 kamers. Deze grens is ingegeven door het aantal personen dat een touringcar kan bevatten; een volle bus bevat te veel mensen om in een klein hotel onder te brengen. Het aantal sterren dat een hotel heeft, doet hier niet ter zake.
Onderzoek Koninklijk Horeca Nederland
Aan de hand van een inventarisatie moet een duidelijk beeld ontstaan van het aantal hotels dat wil automatiseren, op welke schaal zij dat willen doen en welke ondersteuning Koninklijk Horeca Nederland daarbij kan bieden. Met deze informatie kunnen softwarebedrijven gericht aan de slag. Eigenaren van kleine hotels worden verzocht de volgende vragen beantwoorden. Hoeveel sterren heeft uw hotel? Hoeveel kamers heeft uw hotel? Is uw hotel (deels) geautomatiseerd? Zo ja, welk deel (receptie, administratie, restaurant)? Welke pakketten/systemen heeft u? Beschikt u over een internetaansluiting in uw hotel? Wilt u uw hotel (verder) automatiseren? Zo ja, welk deel (receptie, administratie, restaurant)? Hôteliers kunnen hun antwoorden in een envelop zonder postzegel sturen naar: Koninklijk Horeca Nederland, t.a.v. H. van der Kooij, antwoordnummer 2403, 3440 WB Woerden
HM302001
