P&F: Vergoedingen en de WKR (3/6)

De werkkostenregeling, oftewel de WKR genaamd, bestaat inmiddels alweer bijna twee jaar. Hoe zit het ook alweer met de WKR? Over verplichte deelname, vergoedingen en vrijstellingen.

*Van vrijwillig naar verplicht*
In de jaren 2011, 2012 en 2013 is deelnemen aan de WKR nog een vrije keuze, maar deze regeling vervangt per 1 januari 2014 het huidige systeem van vergoedingen en verstrekkingen in de loonbelasting. Het uitgangspunt van de wetgever is dat alles loon is, met daarbij een aantal uitzonderingen. Voor het restant krijgt de werkgever een vrije ruimte die hij naar eigen inzicht mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen. Deze vrije ruimte bedraagt in 2013 1,5 procent van de loonsom. Bij overschrijding van deze vrije ruimte is de werkgever een eindheffing van 80 procent verschuldigd over het meerdere.

*Vier kostencategorieën*
Belangrijk bij de voorbereiding naar de inwerkingtreding van de WKR is dat in beeld wordt gebracht onder welke categorie bepaalde kosten vallen. Er zijn immers in het systeem van de WKR vier categorieën te onderscheiden, te weten:

• Kosten die gericht zijn vrijgesteld (reiskostenvergoeding, studiekostendeclaratie, of de vergoeding van bestelde pizza’s in geval van overwerk);
• Verstrekkingen die op nihil worden gewaardeerd en daardoor ook geen effect hebben op de vrije ruimte; een belangrijk voorbeeld is de ter beschikking gestelde mobiele telefoon of verstrekte werkkleding;
• Intermediaire kosten; een voorbeeld dat veel voorkomt is de declaratie van een benzinebon van een leaserijder of de kosten van een fles wijn voor een zakelijke relatie. De vergoedingen worden niet als loon gezien en hebben dus ook geen effect op de vrije ruimte;
• Loon dat op de loonstrook wordt belast (zoals een bovenmatige kilometervergoeding); gaat uiteraard ook niet ten koste van de vrije ruimte.

Grof gezegd (met een aantal uitzonderingen daargelaten), worden kosten die niet aan de hierboven genoemde categorieën kunnen worden toegerekend, in beginsel toegerekend aan de vrije ruimte.

*Overgang aanpakken*
Hoe pakt u de overgang naar de WKR nu aan? Allereerst zal een inventarisatie moeten plaatsvinden van alle kosten die onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen. Bij deze inventarisatie moet niet alleen naar de looncomponenten worden gekeken die nu via de loonadministratie worden verwerkt, maar ook dient u te kijken naar alle inkomende facturen in uw administratie. En daarbij gaat het niet alleen om vergoedingen in geld, maar ook om loon in natura (zoals een personeelsfeest).

*Extra ruimte?*
Wanneer de inventarisatie is afgerond kan bepaald worden welke kosten in de huidige situatie onder de WKR vallen. Vervolgens kan op basis van de loonsom bepaald worden of er nog extra ruimte beschikbaar is of dat de onderneming over de grens van 1,5 procent van de loonsom heen gaat.

*Anders labelen*
Bij overschrijding van de grens kan bekeken worden of er nog maatregelen genomen kunnen worden om de kosten anders te gaan labelen, zodat ze niet onder de WKR vallen. Bijvoorbeeld het afsluiten van een telefoonabonnement voor de medewerkers in plaats van het declareren van telefoonkosten.
Wanneer uit de inventarisatie blijkt dat er nog ruimte beschikbaar is dan kan dit bijvoorbeeld benut worden om bepaalde werknemers, of mogelijk u zelf als directeur grootaandeelhouder, een netto onbelaste vergoeding te verstrekken.

*Vrije ruimte 'uitkeren'*
Stel u heeft zestien werknemers in dienst en u heeft een loonsom van € 400.000,- per jaar. Op grond hiervan heeft u een vrije ruimte van € 6.000,- per jaar. Zoals hierboven beschreven valt de fiscale werkkleding van u en uw personeel niet in de vrije ruimte. In de horeca CAO zijn geen overige vergoedingen opgenomen die onder de vrije ruimte vallen. Stel u organiseert tweemaal per jaar een personeelsuitje en de kosten van deze uitjes bedragen samen € 3.200,-. Op basis hiervan heeft u dus nog een vrije ruimte van € 2.800,- die u onbelast aan uw personeel of u zelf kunt verstrekken!
Tot slot nog een aantal veel voorkomende zaken die straks in de vrije ruimte gaan vallen (en waar u zich bewust van moet zijn) Ik noem bijvoorbeeld het fietsplan, de kerstpakketten en de bedrijfsfitness.

*Tijd genoeg?*
Wellicht denkt U: 'Oh, 1 januari 2014. Ik heb nog tijd genoeg... Dit is een mooi administratief projectje voor de herfstmaanden'. Fout! Dan kan ik u bij deze vertellen dat u dan te laat bent. In ieder geval bent u dan te laat om hier nog op te kunnen anticiperen.

*Voorkom verrassingen*
Ik wil u daarom bij deze adviseren om samen met uw adviseur een inventarisatie met bijbehorend stappenplan voor implementatie te maken, zodat u bij het afsteken van de vuurpijlen op 31 december 2013 zonder onaangename verrassingen het jaar 2014, het jaar van verplichte invoering van de WKR, kunt inluiden.

"Robert van de Rest":mailto:Robert.vandeRest@mazars.nl
"Mazars Accountants en Belastingadviseurs":http://www.mazars.nl
(088) 277 21 00