In een hotel is communicatie de ruggengraat van elk proces. Van de beveiliging tot de horeca, de communicatie vormt de sleutel tot het bieden van een naadloze ervaring voor de gast. Maar wat komt erbij kijken & welke portofoons zijn er nodig.
In dit artikel duiken we dieper in op het belang van communicatie in hotels en introduceren we de nieuwste innovatie op dit gebied.
Waarom is communicatie belangrijk?
Om de gast een prettig verblijf in het hotel te bieden is goede communicatie binnen het team nodig. Van het eerste contact bij het boeken tot het uitchecken, elke stap staat de gast centraal.
Het groeiende probleem van personeelstekorten kan leiden tot lange wachttijden, fouten in de service en uiteindelijk een verminderde gasttevredenheid. Goede communicatie tussen het personeel kan helpen om deze problemen te voorkomen. Bijvoorbeeld door contact te hebben met de bediening en de keuken, hierdoor kunnen dieetwensen of vragen over het menu direct overlegd worden. Dit voorkomt dat de werknemers heen en weer moeten lopen, waardoor tijd verloren gaat en de volgende gast alweer klaar zit.
Momenteel wordt er veel tijd verspild omdat de communicatie niet perfect is. Werknemers moeten veel lopen en verliezen contact met de gast. Terwijl ze ook met één druk op de knop in verbinding kunnen staan met alle collega’s.
Wie heeft communicatie nodig in een hotel?
In een hotelomgeving is communicatie cruciaal tussen verschillende afdelingen, variërend van receptiemedewerkers tot huishoudelijke diensten, Food and Beverage en beveiligingsteams. Deze communicatie is essentieel voor het coördineren van verschillende taken en verantwoordelijkheden om een soepel verloop van de operaties te garanderen.
Door verschillende kanalen te gebruiken per afdeling zorg je ervoor dat je niet gestoord wordt door gesprekken die niet voor jou van belang zijn. Bijvoorbeeld, receptiemedewerkers moeten informatie delen met housekeeping over in- en uitchecktijden of speciale verzoeken van gasten, terwijl de F&B-afdeling moet samenwerken met de keuken en bediening om maaltijden te serveren.
Daarnaast is communicatie van belang in het geval van noodsituaties en het handhaven van de veiligheid. Beveiligingsteams moeten snel kunnen reageren op noodgevallen en informatie kunnen doorgeven aan andere afdelingen. Beveiligingsteams gebruiken tegenwoordig ook steeds vaker bodycams voor de-escalatie van situaties en het omgaan met agressie.
Door directe groepscommunicatie kunnen hotels hoogwaardige service en een veilige en gastvrije omgeving handhaven voor hun gasten.
Welke communicatieoplossingen komen veel voor in hotels?
In hotels worden drie types communicatieoplossingen gebruikt om de medewerkers te laten communiceren zonder dat ze telefoons hoeven te gebruiken.
Een populaire optie is portofoons. Deze zijn er in verschillende soorten, waaronder digitale portofoons, portofoons met 446 MHz-frequentie en wifi portofoons. Digitale portofoons maken gebruik van repeaters wanneer het bereik niet voldoende is, wat ervoor zorgt dat medewerkers op verschillende locaties kunnen blijven communiceren. 446 portofoons zijn plug-and-play en zijn vooral geschikt voor korte afstanden binnen het hotel. Wifi portofoons zijn de nieuwste op de markt, verder in dit artikel lees je hier meer over.
Een andere veelvoorkomende communicatieoplossing is POC, wat staat voor Push-to-Talk over Cellular. Met POC kunnen medewerkers met één druk op de knop met elkaar praten via een speciale app op hun mobiele apparaat. Dit biedt de flexibiliteit van een mobiele telefoon, maar zonder het gedoe van bellen en het risico dat gasten worden gestoord door rinkelende telefoons.
Een derde optie is DECT, een draadloze telefoontechnologie die specifiek is ontworpen voor zakelijke communicatie. DECT-handsets worden vaak gebruikt door hotelmedewerkers voor interne communicatie. Deze systemen maken gebruik van basestations en versterkers om een betrouwbaar bereik te bieden binnen het hele hotel.
Wie levert deze oplossingen?
Een betrouwbare leverancier van communicatieoplossingen voor hotels is Comfective, ze hebben zich bewezen door te leveren aan hotels van elk formaat. Met hun sterke focus op klanttevredenheid en een échte oplossing willen bieden voor hotels, zorgen zij ervoor dat ze waardevol zijn voor diverse hotels. Waaronder het Amstel Hotel, waar hun digitale portofoons hebben bijgedragen aan een soepele operatie en een verbeterde gastervaring. Daarnaast leveren ze aan kleinschalige hotels zoals Hotel de Wereld in Wageningen, die vijf portofoons gebruikt om te kunnen communiceren tussen de keuken en bediening. Ten slotte hebben ze ook installaties gedaan bij meerdere Van der Valk vestigingen.
De nieuwste portofoon voor hotels
Comfective introduceert de nieuwste innovatie op het gebied van communicatietechnologie voor hotels, de Motorola TLK25 Wi-Fi. Met zijn gestroomlijnde ontwerp, Wi-Fi-connectiviteit én nauwkeurige indoor tracking, biedt de TLK25 een passende oplossing voor allerlei hotels.
Wifi: Deze portofoon is verbonden met het wifinetwerk, hierdoor strekt het bereik net zo ver als dat de wifi reikt.
PTT-knop: Communicatie moet eenvoudig zijn, de TLK25 heeft een grote Push-To-Talk knop. Met één druk op de knop kan iedereen met elkaar communiceren.
Compact: De TLK25 is de meest compacte portofoon op de markt. Daarnaast heeft het een ontwerp dat past binnen de dresscode van de hospitality-branche.
Oortje: De TLK25 heeft ook de mogelijkheid om gebruik te maken van een oortje. Hierdoor hoef je de portofoon niet vast te houden tijdens het spreken, en alle communicatie wordt direct naar het oor van de ontvanger gestuurd.
Ten slotte is de TLK25 ook te gebruiken in combinatie met een mobiele app, andere portofoons uit de TLK-serie en MOTOTRBO-portofoons.
Portofoons proberen?
Bij Comfective zijn ze bereid om de beste oplossing te bieden, er kan vrijblijvend getest worden met de horeca portofoons. Werkt deze oplossing niet? Dan hebben ze ook andere mogelijkheden om de communicatie in te richten.
Als u meer wilt weten over hoe ze de communicatie van uw hotel kunnen inrichten, bekijk dan comfective.nl voor meer informatie.
