Stresstest

Vorige maand werd ik op maandagochtend gebeld door een cliënt van mij. Zijn mededirecteur was in het weekend van de trap gevallen
en het zag er niet goed uit. Ik heb mijn agenda leeggemaakt en zou de volgende dag daar gelijk langsgaan. Toen ik de volgende ochtend bij het bedrijf aankwam, kreeg ik te horen dat inmiddels de directeur al was overleden.

Op dat moment loop je tegen allerlei problemen aan. Denk aan de geregistreerde bevoegdheden bij de Kamer van Koophandel en de bank. De onderneming moest doordraaien, maar de enige bevoegde voor de bankrekening was overleden. Op dat moment wordt door de bank ook alles geblokkeerd. Ook waren er problemen om in te loggen in de software van de financiële administratie. De overleden persoon had als enige de bevoegdheden om personen te wijzigen. Bij de softwareleverancier stond deze persoon ook als enig contactpersoon vermeld. U kunt zich voorstellen dat naast de emotie die bij een dergelijk voorval komt kijken, dit ook erg vervelend is.

Hopelijk krijgt u met deze uitzonderlijke situatie nooit te maken, maar ik adviseer u wel uw organisatie eens goed door te lichten en te bezien wat uw ‘key-functionarissen’ zijn. Wat gebeurt er als één van deze personen van de één op de andere dag niet meer beschikbaar is?
Welke taken heeft deze persoon in de organisatie, welke software is nodig voor de uitvoering hiervan? Welke volmachten heeft deze persoon, wie kan/mag bevoegdheden wijzigen? Het is raadzaam om per functionaris een beschrijving te maken van de meest cruciale werkzaamheden en processen. Stel vervolgens per functionaris een back-up aan en test of iemand anders in staat is om de werkzaamheden uit te voeren. Als er uiteindelijk een beschrijving ligt van alle processen, kunt u gelijk bezien of een en ander niet efficiënter of meer geautomatiseerd kan. Voor meer informatie doe de "www.stresstest.nu.":http://www.mazars.nl/Users/Our-team/Roland-Van-Gessel

Roland van Gessel
Mazars Paardekooper Hoffman N.V.