Nu de inkomsten onzeker blijven, is controle van de kosten belangrijker dan ooit. “Naar foodcost wordt echter weinig gekeken", merkt Carl Jacobs CEO van Apicbase op. “Terwijl het toch over 30 procent van je business gaat. Vaak zelfs meer, dat is problematisch.” Hotelketens en restaurants gebruiken de software van Apicbase om hun F&B optimaal te beheren en onnodige verliezen uit te sluiten.
“Restaurants en hotels hebben vaak maar een beperkt zicht op de uitgaven in de back-of-house.” In Apicbase centraliseren ze hun recepten, menu’s, kostprijsberekeningen, inventaris, bestellingen en verkoopanalyses in één dashboard. Zo ontstaat overzicht en inzicht, ongeacht het aantal units.
Het niet in beeld hebben van ‘food cost’ komt niet alleen omdat er geen bewustzijn is op dat vlak. De manier van werken is vaak foutgevoelig.
“Alles bijhouden in spreadsheets lijkt handig, maar werkt fouten in de hand. Onlangs beweerde een nieuwe klant dat ze een database met 7.000 recepten hadden. Dat bleken er slechts 2.500 te zijn. Er zaten heel veel duplicaten tussen en duplicaten van duplicaten. Dat betekent dus dat allerlei versies van de recepten de ronde deden. Je kan je wel inbeelden wat de gevolgen waren voor de allergeneninformatie en kostprijsberekeningen. Niemand wist nog met zekerheid of een gerecht ook maar een beetje winst maakte”, vertelt Jacobs. “Onze software stroomlijnt heel dat proces. Dat krijg je nooit voor elkaar in Excel.”
“De F&B-sector is zwaar ondergedigitaliseerd. Velen staan sceptisch tegenover software. Het goede nieuws is wel dat steeds meer ondernemers data binnenhalen en analyseren, onder andere via het POS-systeem. Al zie ik wel een duidelijke generatiekloof. Jongere F&B-professionals gaan doorgaans slimmer en gestructureerd te werk. Voor de bestellingen bijvoorbeeld, die gebeuren minder ad hoc via verschillende kanalen en meer centraal.”
Eindelijk wordt F&B echt bedrijfsmatig benaderd
Er zijn hotel- en restaurantbedrijven die van in het begin professioneel worden neergezet, ook aan de F&B-kant. Carl: “Jonge bedrijven, zoals we die zien in de markt van de ghost kitchens, zetten hun business van bij de start neer als een écht bedrijf. Het zijn concepten met een visie op groei en multi-outlet. Iets dat in de horeca niet altijd gebeurt. Ook een horecabedrijf moet professioneel beheerd worden, met aandacht voor inkomsten en uitgaven. Voor F&B is onze software daarbij onmisbaar. Door juist te bestellen en inventariseren en de prestaties te monitoren behalen ze grotere en consistente winstmarges. Producten die voortdurend ingekocht worden, maar zelden gebruikt worden is bijvoorbeeld een weerkerend probleem in veel professionele keukens. Ons systeem biedt inzicht in wat je inkoopt, wanneer je het koopt en hoe vaak. Veel leveranciers koppelen rechtstreeks met Apicbase. Dat betekent dat hun klanten direct kunnen bestellen vanuit het platform waarop ze hun voorraad beheren. Die leveranciers zien de integratie van hun webshop met onze software als een meerwaarde voor hun klanten. Het maakt inkoop makkelijk en precies. De F&B-manager ziet wat de stock is, wat er ingekocht moet worden en stuurt met een druk op de knop de bestelling de deur uit.”
Penta Hotels bespaart heel veel
Inmiddels heeft Apicbase klanten wereldwijd. “Het voordeel is dat de software cloud-based is”, vertelt Jacobs. “Het maakt dus niet uit waar je verkooppunten gelegen zijn. Binnen de hotellerie is Penta Hotels een klant van ons. Vroeger reisde hun executive-chef de wereld rond om in elk land de nieuwe menu’s en recepturen uit te leggen aan de koks. Sinds ze met Apicbase werken is dat veel minder het geval. Alle technische gegevens zijn beschikbaar in Apicbase, inclusief de bereidingswijze en het ondersteunende beeldmateriaal. De recepturen staan in de cloud en kunnen toegewezen worden aan individuele hotels. De gegevens blijven intact. Vroeger moest hij het kerstmenu uitleggen in augustus. Tegen december waren de bereidingsinstructies natuurlijk al lang vergeten. Bovendien gebeuren er tussen de zomer en Kerstmis regelmatig personeelswissels, met alle gevolgen van dien. Nu stellen die problemen zich niet meer. Alle kennis is op elk ogenblik beschikbaar in heel de groep. De winst voor Penta Hotels is enorm."
Of er hotelspecifieke elementen in onze software zitten? "Ja, wij focussen ons specifiek op het F&B-luik van hotels. Dat kan de typische hotelkeuken zijn, maar evengoed nieuwe concepten. Een voorbeeld waarbij de hotelkeuken dienstdoet als ghost kitchen voor andere merken. Ons software kan het allemaal aan."
"Inventarisatie en bestellen lijkt eenvoudig: ‘ik kijk naar het schap, zie wat ik mis en dat bestel ik’. Maar zo werkt het niet. Het is veel complexer dan dat. Wanneer je bijvoorbeeld twee hotels in Nederland hebt, waarvan er een in Limburg en een in Groningen ligt, dan werk je wellicht met verschillende leveranciers en prijzen. Het beheren van die complexiteit kunnen wij inzichtelijk maken, met als resultaat gemiddeld 35 procent minder food waste en 17 procent minder voorraad. Dat is niet alleen duurzaam, maar ook goed voor je kostenstructuur.”
Grote impact op kostenstructuur
De aanschaf van software is voor sommigen nog net een stap te ver. Voor die ondernemers biedt Apicbase een gratis een foodcostcalculator aan en een gratis inventaristool. “Dat doen we omdat we graag zien dat de sector professionaliseert. We willen ons steentje bijdragen”, vertelt Carl. “De professionalisering van de sector, vooral back-of-house, is van belang. En wanneer de gratis tools niet meer toereikend blijken, dan ben je vanzelf toe aan de software die we aanbieden. Zo ontstaat bewustwording over de inkoopprocessen. Door het meten en monitoren van de beschikbare data wordt er accurater besteld en worden kosten vermeden. De impact op de inkomsten is enorm. Plus gebruikers hebben een helder dashboard voor het centraal beheer van de recepten inclusief documentatie over allergenen, nutritionele waarden en meer.”
Meer informatie over Apicbase vind je via deze link.
