Het televergaderen staat weer midden in de belangstelling. In een Telfort-reclame van alweer enige tijd geleden werd een vooroordeel met betrekking tot videoconferencing (VC) humorvol bevestigd: een televergadering verliep verrassend positief doordat een egaal beige trui door de falende techniek plotseling roze-oranje-geel bleek te zijn. Inmiddels zijn her en der achtergrondartikelen verschenen waarin VC-aanbieders verzekerden dat het geschetste beeld van videoconferencing achterhaald is: de prijzen zijn tegenwoordig laag en de technologie is sterk verbeterd. In hoeverre is dat waar, en wat betekent dit nu voor hôteliers?
Toen videoconferencing voor het eerst in opkomst was, bestond de angst dat dit fenomeen een bedreiging zou gaan vormen voor de vergadermarkt en dus voor de hotellerie. Achteraf bleek deze angst ongegrond: het gaat juist uitstekend met de zakenhotels, en het verhuren van vergaderruimte is steeds belangrijker geworden. Videoconferencing is nauwelijks doorgedrongen in het vergaderwezen. Dat heeft een goede reden: tot voor kort waren de VC-systemen zeer kostbaar, en de kwaliteit van de verbinding was niet altijd even betrouwbaar.
Sinds ISDN gemeengoed is geworden, is die situatie veranderd. De kostbare ‘room systems’ die weinig mobiel zijn, zijn weliswaar nog steeds verkrijgbaar, maar daarnaast zijn nu ook ‘set top systemen’ verkrijgbaar. Deze zijn veel goedkoper. Hierbij wordt een verwerkingseenheid met ingebouwde camera bovenop de tv of monitor geplaatst. Deze set top systemen kunnen in principe alles wat de zwaardere systemen ook kunnen. Het is geen probleem om gesprekken tussen meer dan twee partijen te accommoderen (multipoint conferencing); en er kunnen ook documenten op hetzelfde scherm worden getoond.
In principe is het ook mogelijk om te confereren via Internet, maar dat biedt vooralsnog veel te weinig kwaliteit en betrouwbaarheid voor zakelijk gebruik. Een aanbieder als Polycom uit de VS, biedt set top systemen al vanaf 10.000 gulden aan. Voor een redelijk compleet systeem is men circa 25.000 gulden kwijt. In mei van dit jaar bracht KPN, in samenwerking met Sony, een VC-dienst op de markt waarbij de klant geen investering meer hoeft te doen. De gebruiker krijgt hierbij een set top systeem tegen een vaste abonnementsprijs. Drie ISDN-lijnen, bij het abonnement inbegrepen, zorgen voor een goede verbinding. De opbrengst zit voor de aanbiedende partijen vooral in de ‘tikken’: er is een toeslag op het normale beltarief. Bij dit soort voorwaarden kunnen we rustig stellen dat goede VC-systemen nu bereikbaar zijn voor het midden- en kleinbedrijf.
Geen gevaar
Wordt videoconferencing daardoor alsnog een bedreiging voor de hotellerie? Hans van der Kooij, sectormanager hotels van Koninklijk Horeca Nederland, denkt van niet: ‘In mijn opinie kan videoconferencing nooit een vervanging zijn voor persoonlijk contact. Twee jaar geleden hebben wij een themabijeenkomst gehouden over videoconferencing waarbij we de mogelijkheden lieten zien, in samenwerking met KPN. Ofschoon men enthousiast was over de kwaliteit, wordt het in de praktijk nog steeds weinig gebruikt. Ik ken - zo voor de vuist weg - maar twee hotels die VC-diensten aanbieden.’
Wim Waninge, hoofd communicatie van het Bedrijfschap Horeca, ziet in de toenemende toegankelijkheid van videoconferencing evenmin een gevaar: ‘Je moet videoconferencing beschouwen als een nieuw soort dienstverlening. Als twee partijen via video willen vergaderen, zullen ze toch ergens bijeen moeten komen. Een hotel kan dan veel toegevoegde waarde bieden rondom het vergaderen. Vooral dankzij de toenemende mondialisering moeten de zakenhotels nu goed kunnen scoren.’
Waninge wijst erop dat een verandering in het dienstenaanbod een normale ontwikkeling is: ‘De vergadermarkt zal wel veranderen door videoconferencing, maar niet noodzakelijk in negatieve zin. Mobiele telefonie was net zoiets. Het bieden van een telefoonverbinding met de buitenwereld was een
belangrijke dienstverlening binnen hotels. Dat belang is enorm afgenomen aangezien nu elke zakenman een GSM heeft. Maar daarvoor in de plaats is Internet gekomen: hotels kunnen nu een Internetverbinding op de kamer aanbieden. Zo komen er voortdurend nieuw diensten in plaats van de oude. Het is de kunst om daarop in te spelen.’
Voorlopig geen hype
Aangezien de hotellerie een behoudende bedrijfstak is, kan men zich afvragen hoe snel de VC-faciliteiten ingang zullen vinden. Minder dan drie procent van de hotels met drie tot vijf sterren heeft een Internetaansluiting op de kamers, en dat terwijl circa vijftig procent van de Nederlandse bevolking inmiddels gebruik maakt van Internet. In de Verenigde Staten, waar twee jaar geleden een VC-hype heerste, is inmiddels ongeveer zeven procent van de vergadercentra uitgerust met apparatuur voor videoconferencing. Geen reden dus voor ondoordachte acties, maar even nadenken over videoconferencing kan geen kwaad.
De weinige Nederlandse hotels die VC-faciliteiten aanbieden bezitten zelf meestal geen apparatuur. Het Okura in Amsterdam zegt twee tot drie VC-bijeenkomsten per jaar te organiseren. De apparatuur daarvoor wordt ingehuurd. Vanwege de hoge kosten en de geringe vraag ziet Okura hierin weinig zakelijke kansen, aldus public relations manager Jasja Blanken. ‘We maken er weinig winst op, en constateren tot nu toe geen echte toename.’
Een ketenhotel in het midden des lands, dat liever niet met naam wordt genoemd, zegt nog ‘huiverig’ te zijn. De betreffende salesmanager: ‘We constateren wel een toename van het aantal aanvragen. In het afgelopen halfjaar hebben we voor het eerst drie VC-bijeenkomsten georganiseerd, op verzoek. We huurden de faciliteiten in; de verbinding ging met ISDN-lijnen. Maar elke keer traden er technische problemen op. We zijn dus er nog niet laaiend enthousiast over.’
Vergadercultuur
Met het oog op deze bevindingen is het de vraag of het inhuren van apparatuur nog steeds de beste optie is. Het risico op technische problemen is per definitie groter bij eenmalige installaties dan bij een eigen vaste opstelling. De kosten van een goed set top systeem vallen tegenwoordig nogal mee. Het probleem is natuurlijk dat er in de markt nog weinig vraag is naar deze faciliteiten. Het is echter niet ondenkbaar dat deze vraag snel zal toenemen, nu de kosten en de technologische bezwaren steeds kleiner worden. Het lijkt erop dat de meeste hotels voor wat betreft VC nogal passief afwachten tot de aanvragen binnenkomen, in plaats van er actief mee naar buiten te treden.
De ‘technology push’ van videoconferencing zal de vergadercultuur op den duur ongetwijfeld veranderen; het wordt veel makkelijker om een nationale of internationale vergadering te beleggen. Maar aan direct contact zal altijd wel behoefte blijven. Video-conferencing is geen vervanging, maar een aanvulling. TNO doet inmiddels onderzoek naar de effectiviteit van het televergaderen. Daarbij is gebleken, dat het essentieel is dat gesprekspartners elkaar individueel kunnen aankijken, en dat dus niet voortdurend de hele groep mensen in beeld is. Als aan deze voorwaarde wordt voldaan, kan volgens het onderzoek een videovergadering zelfs efficiënter zijn dan een gewone vergadering. Een mogelijke reden hiervoor is, dat gesprekspartners niet door elkaar kunnen praten, omdat dan een onverstaanbare geluidsbrij ontstaat. Wellicht gaat videoconferencing ons leren om gedisciplineerd te vergaderen.
M302000
