Schone, goed onderhouden ruimtes zijn het visitekaartje van uw hotel. Gasten beoordelen een hotel op smetteloze kamers en gangen, maar natuurlijk ook op een stralende en opgeruimde lobby. Schoonmaak is in de hotelbranche daarom van vitaal belang. Een schoon hotel zorgt ervoor dat gasten sneller zullen besluiten om nog eens terug te komen. Maar waar ligt nu het omslagpunt in de keuze om het zelf te doen of uit te besteden?
Als u kiest voor outsourcing, hoe kiest u dan het professionele schoonmaakbedrijf dat bij uw hotel past? OSB, de organisatie van schoonmaak- en bedrijfsdiensten, geeft u een handleiding. En als u, in geval van outsourcing, kiest voor een bedrijf met het OSB-Keurmerk zit het met de kwaliteit wel goed!
Veel hoteliers worstelen met schoonmaak. Eigen personeel laten schoonmaken of een professioneel schoonmaakbedrijf inhuren? Het blijft een moeilijk vraagstuk. Alles op een rijtje gezet is een professioneel schoonmaakbedrijf vaak gunstiger voor hotels vanaf 40 kamers. Het schoonmaken van hotelkamers is niet te vergelijken met het schoonmaken van andere gebouwen zoals bijvoorbeeld kantoorpanden. Hotelmedewerkers, inclusief de schoonmakers, moeten extra veel aandacht hebben voor detail en een groot gevoel voor hospitality.
In geval van outsourcing is het belangrijk dat hotelier en schoonmaakbedrijf met elkaar in gesprek blijven. Zo kunnen veel problemen voorkómen worden. Communicatie is het sleutelwoord.
Regulier en specialistisch
Schoonmaak kent regulier en specialistisch onderhoud. Aangezien de hotelbranche een branche is waarin gastvrijheid, beleving, representativiteit, wisselend gebruik van ruimten, fluctuerende bezoekersaantallen en een performance van 7 dagen per week, 24 uur per dag centraal staan, is regulier schoonmaakwerk, dat dagelijks of wekelijks gebeurt, al niet standaard. Voor specialistisch onderhoud zijn speciale maatregelen vereist of is specifieke kennis noodzakelijk, zoals voor glazenwassen of gevelreiniging. Voor deze werkzaamheden wordt vaak op hoogte gewerkt. Om dat veilig te kunnen doen, moeten de bedrijven zich aan strenge voorschriften houden (zie verder www.osb.nl/platforms/osb-segment-awog/veilig-werken/).
Inbesteden versus uitbesteden
In hotels wordt circa 37% van de schoonmaak in eigen beheer uitgevoerd en 63% uitbesteed. De trend is duidelijk: outsourcen van schoonmaakpersoneel neemt toe. Een vaak gehoorde reden voor het in eigen beheer houden van de schoonmaak is dat deze werknemers meer betrokken zijn bij het bedrijf waar ze voor werken. Professionele schoonmaakbedrijven ontkrachten dit laatste argument echter. Omdat medewerkers vaste werkplekken hebben, krijgen ze uiteindelijk net zoveel binding met hun werkplek/het hotel als de mensen die in dienst van het hotel zijn.
Door de schoonmaak in eigen beheer te houden kan niet-schoonmakend personeel in de rustige uurtjes worden ingezet om de schoonmaak te doen. Voor veel hoteliers is dit een belangrijk argument om de schoonmaak binnenshuis te houden. Ook noemen hoteliers vaak het ‘meters-maken’ als nadeel van uitbesteden. Bij het uitbesteden van de schoonmaak wordt vaak scherp ingeschreven om de kosten te drukken, waardoor de winst gehaald moet worden uit het maken van veel meters per uur en er weinig ruimte is om, waar dat nodig is, wat extra aandacht te besteden aan schoonmaak.
Kosten afhankelijk van omzet
Er zijn echter veel meer en overtuigendere argumenten voor het uitbesteden van schoonmaak aan een professioneel bedrijf. Veel hoteliers hebben behoefte aan continuïteit en willen daarnaast graag een aanspreekpunt voor het hele schoonmaakproces. Ook komen steeds meer hoteliers erachter dat schoonmaken een vak is, met op de vloer professionals die een opleiding genoten hebben. Die weten welk materiaal met welke middelen schoongemaakt moet worden. Professionals die hygiëne hoog in het vaandel hebben staan en zorgen voor een dagelijkse continuïteit. Hoteliers laten het daarom graag over aan een bedrijf dat duidelijke opleidingseisen stelt en die, indien gewenst, de gehele administratieve rompslomp op zich neemt. Het is bijvoorbeeld mogelijk om vaste prijsafspraken te maken zodat je als hotelier altijd weet waar je aan toe bent. Een voorwaarde is dan wel dat een goede samenwerking met veel overleg mogelijk is.
Flexibiliteit is ook een veelgenoemd voordeel van uitbesteden. Het schoonmaakbedrijf kan de pieken en dalen van het hotel opvangen. Dit kan meestal op zeer korte termijn, en ook in spoedeisende situaties. Op die manier zijn de kosten afhankelijk van de omzet. Dit geeft de hotelier controle over dit onderdeel van de bedrijfsvoering. En dat wil natuurlijk elke ondernemer.
Kostenplaatje niet doorslaggevend
Het kostenplaatje blijkt voor veel hoteliers niet als enige aspect doorslaggevend.
Het is bijzonder moeilijk om een eenduidig antwoord te geven op de vragen: ‘hoe lang duurt het om een hotelkamer schoon te maken?’ ‘En wat kost dat dan?’ Dat heeft namelijk alles te maken met de grootte van de kamer, de eisen van de hotelier, de classificatie van het hotel (3 of 5 sterren) en de gebruikte materialen in de kamer. Verder maakt het nog uit of een kamer schoongemaakt moet worden voor een nieuwe gast (een vertrekkamer) of gewoon tussendoor voor een gast die nog blijft.
Het is wettelijk verboden om de schoonmaak per kamer te factureren. Veel hoteliers maken echter wel een rekensommetje per kamer om de verschillende schoonmaakbedrijven met elkaar te vergelijken of uit te rekenen of uitbesteden goedkoper is dan het in huis regelen van de schoonmaak. Maar die cijfers zijn uitsluitend voor eigen gebruik. Het breekpunt voor uitbesteden (dus wanneer dat rendabel is) ligt rond de veertig kamers. Hotels met minder kamers regelen de schoonmaak meestal in eigen beheer.
De kosten van uitbesteden verminderen de vaste personeelskosten. De kosten van kamerschoonmaak zijn immers flexibel. Daarmee houdt de hotelier dus ook duidelijk een vinger aan de pols. Als er een tijdje minder werk is en niet alle kamers verhuurd zijn, blijven de kosten lager. De kosten zijn geflexibiliseerd en dat betekent dat omzet en kosten zijn gekoppeld. Het hotel betaalt alleen voor de schoonmaak die daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Zo blijft de verhouding prijs/kwaliteit in tact. Dus: minder klanten en minder omzet = minder schoonmaak(kosten).
Hotelschoonmaak moet voldoen aan wettelijke eisen
Als u als hotelier besluit om de schoonmaak uit te besteden, zijn er een aantal zaken waar u rekening mee moet houden. Slechte schoonmaak in hotels heeft namelijk gevolgen. Naast het feit dat een schoon hotel nu eenmaal meer klandizie oplevert, loopt een hotel dat zich niet aan de wettelijke schoonmaakeisen houdt, kans om daarvoor beboet te worden. Daarbij gaat het niet enkel over hygiëne maar ook over arbeidsvoorwaarden en rechten en plichten van werkgevers en werknemers.
Uit een brief van de Voorzitter van de Tweede Kamer van 9 juli 2013 over een onderzoek van de Inspectie SZW in de hotelbranche blijkt het volgende:
‘…De Inspectie SZW controleert de schoonmaaksector zowel in interventieteamverband, bestaande uit vier teams, als in een landelijk project Schoonmaak. Al jaren constateert de Inspectie SZW bij veel bedrijven overtredingen. De vier interventieteams constateren misstanden op het gebied van belasting- en premiebetaling, uitkeringen, onderbetaling en illegale tewerkstelling. Zo hebben het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV), gemeenten, Belastingdienst en Inspectie SZW gedurende de looptijd van drie jaar tezamen voor ruim € 37 miljoen aan boetes, naheffingen en vorderingen opgelegd… In de hotelbranche bleek in 2013 bij ruim 25 % van de gecontroleerde hotels sprake te zijn van een of meer overtredingen van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML), de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) of de Arbeidstijdenwet (ATW).’
Voor veel hoteliers is het moeilijk zicht te krijgen op alle wettelijke regelingen en eisen. Zeker als het over de schoonmaak gaat. Daarom is het verstandig om met een professioneel schoonmaakbedrijf in zee te gaan dat verstand heeft van zaken. Binnen de schoonmaakbranche bestaat er een keurmerk voor bedrijven die zich houden aan alle regels en die voldoen aan een hele lijst van eisen. Dit is het OSB-Keurmerk. Kiezen voor een professioneel schoonmaakbedrijf met dit keurmerk vermindert het risico op naheffing of boetes van de belastingdienst of Inspectie SZW. Dit neemt een hoop zorg uit handen. Het OSB-Keurmerk werd in 2013 ontwikkeld. Een schoonmaakbedrijf met dit keurmerk garandeert kwaliteit en is financieel betrouwbaar. Op http://www.osb.nl/ledenlijst-met-osb-keurmerk/ staat het register van de bij OSB aangesloten leden. Deze leden worden jaarlijks gecontroleerd door een onafhankelijke instantie op de toepassing van wetten en regelgeving, afdracht van belastingen en premies, de toepassing van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag en enkele schoonmaakspecifieke eisen, zoals het beschikken over de juiste verzekeringen en uiteraard op de naleving van de CAO.
De hotelier kan er dus zeker van zijn met professionals van doen te hebben. Niet alleen op het gebied van schoonmaken met verstand van zaken, maar ook op het gebied van het naleven van de regels. Want je moet er toch niet aan denken dat je een naheffing krijgt of een boete omdat bijvoorbeeld een schoonmaker niet over de juiste papieren beschikt? Als opdrachtgever bestaat namelijk de kans dat u als hotelier aansprakelijk wordt gesteld wanneer uw schoonmaakbedrijf in gebreke blijft.
Schoonmaaktips voor hotels
1. Vraag het schoonmaakbedrijf om de kamers/ruimtes in uw hotel die u wilt laten schoonmaken te bekijken. Het bedrijf kan vervolgens een offerte uitbrengen. Let op: wees realistisch en laat u niet direct verleiden door de laagste prijs!
2. Wilt u ook glasbewassing laten uitvoeren? Vraag dan ook hoe het bedrijf veilig werken op hoogte heeft geïntegreerd in de bedrijfsvoering. Het OSB-Keurmerk Glas & Gevel geeft u daarover in elk geval zekerheid.
3. Vraag naar een vast contactpersoon bij het schoonmaak- of glazenwassersbedrijf. En bespreek vooraf de klachtenprocedure zodat u weet hoe te handelen als u bijvoorbeeld niet tevreden bent over de kwaliteit van het uitgevoerde werk.
4. Bekijk kritisch de website van het bedrijf. Hier kunt u ook vaak recensies vinden.
5. Vraag of het bedrijf lid is van een brancheorganisatie en controleer of het in het bezit is van een keurmerk, zoals het OSB-Keurmerk.
Binnenkort publiceert Hospitality Management een uitgebreide whitepaper over schoonmaak in de hotellerie. Houd daarvoor de website in de gaten.
OSB
OSB, de Ondernemersorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten, is de werkgeversorganisatie van de schoonmaak- en glazenwassersbranche in Nederland. Het in 2013 geïntroduceerde OSB-Keurmerk staat voor betrouwbare bedrijven die beschikken over de juiste vakkennis en goed omgaan met hun personeel en belasting en premies betalen. Alle bij OSB aangesloten bedrijven zijn gehouden aan het Keurmerk en worden regelmatig getoetst. www.OSB.nl
HM302014
