Buitenlanders bezoeken ons land niet alleen voor een stedentrip of vakantie, maar ook voor zakelijke doeleinden. Nederland voldoet aan de criteria om een goede gastheer te kunnen zijn voor een congres of een meeting. Om die reden staat Nederland in de Top 15 van de wereldcongresranglijst van de International Congress and Convention Association (ICCA).
De meetings & conventions markt is goed voor de Nederlandse economie. Ter illustratie: een internationaal congres in Nederland dat 200 buitenlandse bezoekers trekt, levert de Nederlandse economie ruim 125.000 euro op. ICCA en de Union of International Associations (UIA) verzamelen jaarlijks de gegevens over de Nederlandse en internationale zakenreismarkt. Daarnaast verzamelt het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC) ook ieder jaar haar eigen congresstatistieken. Elk jaar inventariseert ICCA de internationale associatiecongressen, welke wereldwijd plaatsvinden. Nederland heeft in 2009 haar tiende plaats op de ranglijst van internationale congresdestinaties weten vast te houden, maar moet deze positie wel delen met Oostenrijk. In 2009 noteerde ICCA 236 meetings en congressen voor Nederland. In 2008 waren dit er 227; wat een stijging betekent van vier procent.
Verschuiving
De landen in de Top15 lijst van ICCA zijn nagenoeg dezelfde gebleven. De VS en Duitsland zijn sinds 2004 onveranderd de nummer één en twee op de lijst. Alleen de landen op plaats 14 en 15 van de ranglijst hebben hun plaats moeten afstaan aan landen die nieuw zijn opgenomen (Zweden op een veertiende plek en Zuid-Korea op de vijftiende plek). Vooral door de opkomst van de zogenaamde BRIC-landen (Brazilië, Rusland, India en China) zien we een verschuiving plaatsvinden. Nederland is in vier jaar tijd niet veel van positie veranderd, maar China staat nu als negende op de lijst genoteerd, terwijl het in 2006 nog op de veertiende plek stond. Een van de motieven hiervoor is, dat Azië goedkoper en daardoor aantrekkelijk is als conferentieland. Daarbij komt dat in Aziatische landen veel technische ontwikkelingen plaatsvinden. Niet voor niets wordt dit jaar de wereldtentoonstelling in China gehouden.
Sportieve doelstellingen
Nederland blijft qua ontwikkelingen ook niet stil staan. Zo is het NBTC dit jaar een samenwerkingsverband aangegaan met NOC*NSF om het aantal sportevenementen en sportgerelateerde congressen in Nederland te vergroten. Zo namen vijf Nederlandse steden, onder leiding van het NBTC en NOC*NSF, in de eerste week van mei 2010 deel aan de internationale sportbijeenkomst SportAccord in Dubai. Voor het eerst presenteerden de steden (waaronder Den Haag en Eindhoven) zich hier gezamenlijk aan internationale sportfederaties en bestuurders, met als doel het naar Nederland krijgen van de meer grootschalige sportevenementen. Omdat in Nederland talloze stichtingen en verenigingen actief zijn, wordt er veel georganiseerd. De meeste evenementen in Nederland vinden hun oorsprong in de wetenschap of zijn branchegerelateerd. Met name op het gebied van water, voedsel, de bloemenindustrie en chemie doet Nederland het internationaal goed. De creatieve industrie, zoals gaming en fashion, is een nieuw focusgebied.
Goede locatie
Waarom is Nederland populair als congresdestinatie? Vooral omdat de Nederlanders veel talen spreken, ons land mooie locaties heeft en de infrastructuur hier goed is. Waarschijnlijk speelt ook mee dat Nederland een stabiel politiek-economisch klimaat heeft. Onze bereikbaarheid wordt ook geprezen; wij beschikken over prima lucht- en spoorwegverbindingen, terwijl ons wegennet goed onderhouden is.
In de ranglijst van congressteden staat Amsterdam op een zevende plek. Maar er zijn ook andere locaties in Nederland zeer populair bij de buitenlandse evenementenbezoekers: Groningen vindt men vaak interessant, vanwege de relatie met aardgas, en hoewel Nederlanders Maastricht 'een heel eind weg' vinden, draait de gemiddelde Amerikaan zijn hand niet om voor een reis van ruim twee uur vanaf Schiphol. Andere gewilde congreslocaties in Nederland zijn: Noordwijk aan Zee, Den Haag, Maastricht en Rotterdam. Welke locatie gekozen wordt, hangt vaak af van de aard van het 'event'. Als het bijvoorbeeld over mensenrechten gaat, zul je dat het liefst in Den Haag (met het Vredespaleis en het Internationaal Gerechtshof) organiseren. In het geval van een 'corporate event', bijvoorbeeld bedoeld om een nieuw product aan de man te brengen, wordt gedacht aan een bestemming die boardmeetings, teambuildingsessies, overnachtingen en presentaties tegelijk aankan. Dan is het imago van een stad weer iets minder belangrijk.
Nieuwe aanwinst
In Hospitality Management nummer vijf van 2005 werd al geconcludeerd dat er een gebrek was aan ‘all in' accommodaties. Toen waren de locaties voor ruim 1.000 bezoekers op één hand te tellen. Aan dit probleem is de afgelopen vijf jaar flink gewerkt. Het Novotel City Center Amsterdam opende in mei dit jaar een volledig nieuw Convention Centre (goed voor zo’n 1.000 personen). Midden in een zware crisis is 26 miljoen geïnvesteerd; een bijzondere keuze. Het Novotel (611 kamers) voegt met de verbouwing en renovatie een van de grootste vergadercentra aan de hoofdstad toe en zet zich op de kaart in conferentieland.
Directeur Remco Groenhuyzen: ‘Het afgelopen jaar kampten we met een enorme afname van de vraag naar congreslocaties. Met de extra ruimte van het Convention Centre willen we ons meer professionaliseren. Bovendien hebben we nu een zeer flexibel aanbod voor de markt, want we kunnen de grote zaal opsplitsen in zes kleinere zalen. We hebben er bewust voor gekozen om een aparte ingang te creëren voor het Convention Centre. De gasten hoeven niet te zoeken en door het hele hotel te lopen, maar komen gelijk aan op de plaats van bestemming.’
Medische wereld
Het Novotel kreeg veel aanvragen uit het buitenland van gasten die een grote conferentie in het hotel wilde houden. Groenhuyzen: ‘Gasten gaan ervan uit dat je in zo’n groot hotel voldoende ruimte hebt voor een conferentie. Helaas moesten we vaak nee verkopen wegens te weinig zaalruimte. Deze gasten sliepen dan wel bij ons, maar hielden het congres in de RAI, hier vlak bij. We liepen destijds dus een groot deel van de inkomsten mis.’
Met de komst van het nieuwe Convention Centre kan het hotel nu met gemak 450 deelnemers onderbrengen, die bij wijze van spreken het gebouw niet uit hoeven bij een meerdaagse bijeenkomst. Gasten kunnen nu confereren, eten en slapen onder één dak. ‘Op deze manier houden we onze gasten binnen. De medische wereld, waaruit we veel aanvragen krijgen, wordt nu ook beter bediend. Bovendien zijn wij - anders dan Okura en Krasnapolsky - een vier- en geen vijfsterrenhotel. Voor veel organisatoren, vooral medische bedrijven, geldt dat tegenwoordig als een voordeel.'
Buitenlandse bezoekers
Van ruim 10 procent buitenlandse gasten die in 2008 in Nederland verbleven, overnachtte ongeveer 31 procent met een zakelijk motief in Nederland. In 2008 verbleven dus zo’n 3,1 miljoen buitenlandse zakenreizigers in Nederland; dat blijkt uit een onderzoek van het CBS (2008). Bijna tweederde van de buitenlandse zakelijke gasten verbleef toentertijd één tot drie nachten in Nederland. Slechts 10 procent overnachtte acht nachten.
Buitenlandse zakenreizigers verblijven nagenoeg altijd in een hotel (98 %) en kiezen vrijwel nooit voor een overnachting in een huisjescomplex, camping of groepsaccommodatie. Vanuit Duitsland komen de meeste zakenreizigers naar ons land (ruim 530.000). Het Verenigd Koningrijk (bijna 525.000) staat op nummer 2. Duitsland en het Verenigd Koningrijk worden gevolgd door de Verenigde Staten (zo’n 360.00), België (bijna 235.000) en Spanje (180.000).
Een internationaal congres trekt over het algemeen ook veel bezoekers uit Nederland zelf. Ook zij leveren meerwaarde op voor de Nederlandse economie, al zal deze lager liggen dan de meerwaarde van de buitenlandse bezoekers.
Crisistijden
Nog meer dan de toeristische reismarkt heeft de zakelijke reismarkt te leiden gehad onder de economische crisis. In 2008 nam het aantal zakelijke overnachtingen (van buitenlanders en Nederlanders samen) in de Nederlandse hotels met 6 procent af tot 15,7 miljoen. De daling zette vorig jaar door. In de eerste vijf maanden van 2009, lag het aantal overnachtingen met een zakelijke reden bijna 9 procent lager dan in dezelfde periode een jaar eerder (CBS, 2009).
Ook de aswolk zorgde in april 2010 voor inkomstendaling, omdat congressen vaak al langer van te voren zijn vastgelegd. Corporate bijeenkomsten worden kort van te voren geboekt, maar in de huidige tijd wordt er twee keer nagedacht of de bijeenkomst wel écht noodzakelijk is en of het niet goedkoper kan. Ook bedrijven die nog goed draaien, willen minder groot uitpakken dan normaal, omdat al te luxueuze bijeenkomsten tegenwoordig slecht vallen bij het grote publiek. De media kijken mee. Daardoor hebben zogenaamde ‘resort-bestemmingen’ het nog zwaarder gekregen dan andere meeting destinaties. Er komen minder deelnemers dan voorheen op congressen af en de sponsoring is moeilijker rond te krijgen.
Verreweg de meeste zakenreizigers blijken ons land in het voorjaar (30%) of najaar (29%) te bezoeken. Meer dan de helft van de zakenreizigers (53%) brengt een bezoek aan Nederland in een van deze vier maanden: januari, juni, september of november.
Het gros van de buitenlandse zakenreizigers is te vinden in de vier grote steden (Amsterdam, Den Haag, Rotterdam en Utrecht). Globalisering, het ontstaan van nieuwe handelsrelaties en toenemende mobiliteit van doelgroepen, zullen leiden tot meer interessante ontwikkelingen in de internationale congres- en vergadermarkt.
De toekomst
Het aantal internationale congressen dat wereldwijd georganiseerd wordt, zal voorlopig door blijven groeien, omdat naast de van oudsher grote en brede congressen, regionale en meer gespecialiseerde congressen in de agenda gezet worden. En waar een terugtredende (nationale) overheid ruimte achterlaat, is plaats voor verenigingen die voor hun ledenbelangen opkomen.
De opkomst van de nieuwe media en de digitalisering van congressen zorgen ook voor veranderingen in de ‘meetingindustrie’. Online sociale netwerken worden veel vaker ingeschakeld voor vakspecifieke informatie. De informatie die op een congres verstrekt wordt, blijkt niet langer de reden te zijn om ernaartoe te gaan. Internet biedt voldoende informatie.
Desalniettemin kan internet ook als succesvol hulpmiddel gebruikt worden bij congressen. Als gevolg van de IJslandse natuurramp in april, bijvoorbeeld, signaleerde ICCA nieuwe ontwikkelingen: er ontstonden videoconferenties en grote evenementen veranderden in ‘hybrid meetings’ waar sprekers via het digitale medium de bezoekers op locatie toe spraken.
De meetingindustrie heeft alle mogelijkheden om zich aan het veranderende congresklimaat aan te passen en zich te ontwikkelen, zolang men de mogelijkheden maar gebruikt en blijft inzien dat de industrie kan blijven groeien.
Bronnen: NBTC, QM maart 2010, LAgroupe, ICCA.
Tips & Tricks
- Mensen komen niet langer alleen voor de inhoud naar congressen. Activiteiten buiten de deur zijn een welkome afleiding. Bied dus ook activiteiten buiten de deur aan. Zeker historische (zoals eten in de Ridderzaal) zijn in trek.
- Zet meer in op ‘alles onder één dak’ accommodaties en zorg voor een langere beschikbaarheid.
- Nederland heeft nog steeds te kampen met een relatieve onbekendheid van congres- en vergaderbestemmingen buiten Amsterdam. Een samenwerkingsverband met een (internationaal) congresbureau kan ervoor zorgen dat ook uw locatie beter op de kaart komt te staan.
- De concurrentie binnen Europa is groot. Een goede prijs/kwaliteit verhouding loont.
- Investeer in snelle internetverbindingen; veel conferenties gaan digitaal of maken gebruik van ‘social media’.
- Congresbestemmingen dicht bij huis zijn meer in trek dan verre bestemmingen. Focus op de congreswensen van buurlanden.
Auteurs: Nienke Duimelaar en Nienke van Haasteren
HM302010
