Het woord ‘anderhalvemetersamenleving’ gaat ongetwijfeld de Van Dale halen. Sterker nog, het zou zomaar eens het woord van 2020 kunnen worden. Gevoed door experts en de overheid realiseren we ons inmiddels dat onze maatschappij (voorlopig althans) ingericht moet worden als een anderhalvemetersamenleving. De gevolgen daarvan ervaren we elke dag.
Dat is voor iedereen een uitdaging. Kantoren, fabrieken, winkels, openbare ruimten en scholen breken er hun hoofd over. Maar het is vooral de horeca die zich uitgedaagd ziet om aan deze opdracht succesvol vorm en invulling te geven. Gelukkig zijn we in de hotelbranche ondernemend en creatief, twee belangrijke factoren om succesvol te kunnen zijn! Maar dan moeten onze inventieve oplossingen niet ál te zeer tegengewerkt worden. Pas dan krijgen onze ideeën een kans van slagen.
De alledaagse praktijk na de crisis
Je hebt ze vast op (social) media langs zien komen; de publicaties, kolderieke filmpjes en kritische beschouwingen over hoe we de anderhalvemetersamenleving in de horeca moeten realiseren. Recentelijk zagen we bijvoorbeeld in de restaurantbranche diverse concepten ontstaan rondom het aspect ‘afhalen’. Gedurende de (zomer)maanden zullen dit blijvertjes zijn. Ook operationele oplossingen zoals de hygiëne in de openbare ruimtes en kamers, gebouwventilatie, de routing in de panden en instructies richting personeel en gasten zijn inmiddels in horecaconcepten geïntegreerd. Nagenoeg elke horecaondernemer heeft op dit moment de indeling van zijn of haar onderneming anders ingericht. Ze lopen tegen vraagstukken aan die lastig te beantwoorden zijn, maar ze hebben één ding gemeen. Er moet ruimte voor zijn, nu en in de toekomst!
Bij het heropenen van de horeca moet je als ondernemer verstandig ‘toetsen’ hoe de inperking van de vierkante meters in de praktijk uitpakt. Niet alleen logistiek, operationeel en financieel. Ook op vergunningsvlak. Dat je tegen uitdagingen aan zult lopen is evident. Voor hotels met een restaurant en een terras is de schade wellicht nog te overzien, zeker gezien het zomerseizoen. Maar wat doe je als het terrasseizoen voorbij is en de coronacrisis (en dus de anderhalvemetereconomie) doorzet? Jouw terras is dan alleen nog maar een buitenruimte die je niet eens mag gebruiken. Vooralsnog heeft de overheid met name gefaciliteerd en meegedacht om fysieke verruiming toe te staan. Zeker op gemeentelijke grond, waar vaak markten en evenementen samen gaan met de uitbreiding van terrassen.
Tegen welke beperkingen loopt jouw bedrijf aan?
Vanuit de overheid zullen vroeg of laat altijd regels (beperkingen) worden opgelegd aan het gebruik van het terras van jouw hotel. Ze mogen vaak niet worden verwarmd, is muziek uitgesloten en mag een terras niet worden voorzien van (hoge) zijwanden of overkapping, want dan wordt het gezien als een gebouw (waardoor ook bouw- en brandveiligheidsregels van toepassing zijn).
Ook zijn er tijdsperiodes vastgelegd (bijvoorbeeld van november t/m maart) wanneer het terras niet gebruikt mag worden. Daarnaast geldt er voor de afmeting van het terras vaak een harde begrenzing. Met name in stedelijke gebieden zijn de bekende grondmarkeringen voortdurend een spel tussen de gemeente (handhaving) en de ondernemer. Nog afgezien van het ‘binnen de lijntjes’ ondernemen en de vraag of uitbreiding van het terras mogelijk is (denk aan terras dat grenst aan openbare ruimte of een smalle steeg) worden vaak kosten in rekening gebracht (precario) voor het gebruik van een terras op gemeentegrond. En dan heb je vaak nog te maken met restricties en voorwaarden voor het gebruik van parasols, bloembakken en andere sfeerbepalende elementen. Ga er maar aan staan als ondernemer.
De huidige regelgeving en beperkingen zorgen dat het zowel qua ruimte als qua tijd, lastig manoeuvreren wordt om de anderhalvemetersamenleving voor de horeca rendabel te krijgen. Zoals gezegd heeft de overheid nu de ruimte om de horecazaken te ondersteunen. De verwachting is dat ondanks de vele creatieve ideeën om eraan te voldoen, je als ondernemers in de nabije toekomst tegen allerlei voorschriften, regels, kosten en gemeentelijke voorwaarden aanloopt. Op zoek naar verruiming en ruimte voor jouw noodzakelijke creatieve en vooral duurzame oplossingen, moet je op zoek naar draagvlak en coulance. Juist nu is het belangrijk om begrip voor elkaar te kweken en elkaar te helpen. Belangrijk is het om in gesprek te gaan én te blijven. Zo creëer je draagvlak en vergroot je de gunfactor en dus je kansen.
Ga het gesprek met de gemeente aan
Om verruiming van je mogelijkheden te realiseren is instemming van je gemeente noodzakelijk. Als bevoegd gezag heeft het college, de burgemeester (en soms zelfs de raad) beslissingsbevoegdheid om de benodigde toestemmingen en vergunningen te verstrekken. Het is dus zaak om de gemeente te betrekken in je plannen. Kijk samen goed naar de mogelijkheden die er zijn om regels (tijdelijk) te versoepelen en vergunningenprocedures te vereenvoudigen.
Denk hierbij aan een melding-‘systematiek’ (tijdelijke regels vaststellen). Deze maakt het mogelijk om van je terras een bouwwerk te maken. Binnen de melding worden dan voorwaarden gesteld waaraan het bouwwerk moet voldoen. Denk aan eisen vanuit (brand)veiligheid, constructie, afmetingen, kleurstelling en/of materiaalgebruik. Ook zal de exploitatievergunning, drank- en horecavergunning tijdelijk moeten worden aangepast.
De omgevingsdialoog
Het gesprek met de gemeente is één, maar hoe zit het met de directe omgeving van je hotel en terras? Zitten je buren te wachten op jouw oplossingen en een eventuele verruiming van de mogelijkheden? De zogenaamde ‘omgevingsdialoog’ is een goed communicatiemiddel om jouw plannen bespreekbaar te maken en om tegelijkertijd aandacht te geven aan de wensen en zorgen van de omgeving. Kortom, je betrekt de omgeving en zorgt voor draagvlak.
Stel je opent een horecazaak met bijbehorend terras midden in een woonwijk. Het terras is een echte eyecatcher voor potentiele gasten. Overdag genieten van een hapje en een drankje en ’s avonds een plek om te genieten van muziek. Je hebt een goed uitgewerkt businessplan, de eerste gesprekken bij de gemeente zijn gevoerd en je bent van plan om de formele vergunningenprocedure te starten. Je vertrouwt erop dat de gemeente de juiste vergunning verleent – zeker gezien de coulance die er nu voor de horeca is - en dit communiceert via een bekendmaking in een lokaal weekblad. Geen vuiltje aan de lucht zou je zeggen.
Helaas is de realiteit soms pijnlijk anders. Die coulance bijvoorbeeld is niet blijvend. Mede door onwetendheid en angst voor het onbekende (wat gaat daar nu gebeuren, hebben we hier overlast van?), leert de ervaring ons dat niet iedere omwonende gecharmeerd is van jouw horecazaak. Die terrasuitbreiding was toch maar tijdelijk? Soms reageren omwonenden formeel naar de gemeente via een bezwaar uit angst voor het onbekende of - als je net gestart bent - via een handhavingsverzoek om je bedrijfsvoering ter discussie te stellen. Behalve een gespannen situatie, kan dit leiden tot eindeloze en kostbare procedures met alle financiële gevolgen van dien.
Ook een gemeente zit niet te wachten op conflicten over een ontwikkeling. Dergelijke conflicten worden immers vaak over de rug van de gemeente uitgevochten. Om dit te voorkomen zie je steeds vaker dat de omgevingsdialoog als middel (al dan niet verplicht) wordt ingezet.
Veranderende wetgeving: nu al op anticiperen
Deze vorm van (burger)participatie wordt door steeds meer overheden erkend en zelfs de toekomstige wetgever onderkent deze vorm van communicatie. Participatie is namelijk een belangrijke pijler onder de Omgevingswet die volgend jaar in werking treedt. De omgeving moet in een vroegtijdig stadium worden betrokken bij de voorbereiding van de beleids- en besluitvorming. Volgens de wetgever zorgt dit voor betere besluiten, meer draagvlak en snellere procedures.
Uiteraard hoef je niet per se te wachten op de Omgevingswet. Het betrekken van de omgeving bij je plan kan nu ook al. Het is sowieso slim om de wensen van je buren in een vroeg stadium te weten en daar rekening mee te houden. Je verkleint in elk geval de kans op een formele juridische procedure. Dus sta je op het punt een horecazaak te starten, te veranderen of ben je in gesprek met een makelaar, pandeigenaar of ontwikkelaar? Betrek dan je omgeving en schakel een overheidsintermediair in die jou ondersteunt in het betrekken van de omgeving en de overheid bij jouw plannen.
Een dergelijke dialoog wordt in het kader van een ruimtelijke procedure overigens soms door een gemeente opgelegd. In tegenstelling tot vroeger, toen een plan alleen ter inzage werd gelegd aan de omgeving. Anno nu draait de gemeente dit om en vraagt aan jou als initiatiefnemer om het plan voor te leggen aan de omgeving. Wil je dit goed doen en rekening houden met de wensen van de gemeente, dan is het raadzaam om externe expertise in te schakelen. Dat is overigens ook verstandig als een dergelijke dialoog niet wordt opgelegd door de gemeente.
Wat houdt de omgevingsdialoog in?
Schakel je een externe expert in, dan stemt deze ook met de gemeente af wat de (beleidsmatige en juridische) kaders zijn van de omgevingsdialoog. De uitkomst van de dialoog moet immers ook planologisch en juridisch uitvoerbaar zijn. De gemeente gebruikt de resultaten namelijk bij de afweging om jou al dan niet een vergunning te verlenen.
De manier waarop de omgevingsdialoog wordt gevoerd is vormvrij. Wel zijn er gemeentes die een aantal handvaten bieden hoe een dergelijke dialoog op te stellen. Dit is een bijkomend voordeel, aangezien je zelf vrij bent in het vormgeven van de dialoog. Je kunt de dialoog gewoon in je eigen omgeving voeren of laten plaatsvinden bij de buurtbewoners. Dat zorgt voor een ontspannen sfeer en praat in ieder geval een stuk makkelijker. Een externe expert kan de wensen van de omgeving vertalen in mogelijke gevolgen voor de planvorming en deze weer vertalen in een uiteindelijke vergunningaanvraag.
Een succesvolle dialoog betekent dus betrokkenheid bij je exploitatie en een heldere uitleg over hoe jouw plannen in de omgeving passen zonder anderen tot last te zijn. Dat is winst. De kans op ellenlange (beroeps)procedures wordt daarmee veel kleiner. Natuurlijk is dit geen garantie, maar een constructieve dialoog en onderling begrip verkleint de kans op vervelende procedures drastisch.
Trek gezamenlijk op
Bovenstaand kan voor veel horecabedrijven van toepassing zijn. Het is dan ook verstandig om gezamenlijk (per gebied, stadsdeel, dorp) op te trekken richting de gemeente. In dat geval kunnen eenduidige kaders worden gesteld die voor alle partijen helder, reëel en transparant zijn.
Het doorlopen van het vergunningentraject voor een aantal ‘verenigde’ ondernemers biedt ook financiële voordelen. En - niet onbelangrijk - door een eenduidige informatiestroom naar de gemeente versnel je het proces en de procedures.
Zoek dus zeker ondersteuning als het gaat om het bespreken van je plannen met de gemeente. Bundel je ideeën en maak een blauwdruk die je aan de gemeente voorlegt. Bekijk dit grondig met een adviseur en de gemeente. Door op die manier samen op te trekken, creatief te blijven in het zoeken naar oplossingen en dit samen met gemeentes om te zetten in daden, kunnen we nog lang blijven genieten van horeca zoals het bedoeld is. Ook zolang de anderhalvemetersamenleving geldt!
Auteur: Stephan van Mulken
Overheidsintermediair bij HorecaMonitor - Horeca consult
