De hotellerie zou zich meer als een eenheid moeten presenteren tegenover de organisatoren van congressen en symposia, vindt Wilco de Jong, voorzitter van de Vereniging Nederlandse Congresbelangen. Toch is hij niet blij met de berichten over een aparte werkgroep voor vergader- en conferentiebedrijven binnen Koninklijk Horeca Nederland. ’We hebben toch al VNC en NCB? Volgens mij begrijpen de hotels dit ook niet.’
De Jong schetst de doelstelling van de VNC: ’Bij de oprichting in 1979 ging het erom elkaar te leren kennen; om kennisoverdracht en om dingen af te stemmen. De congresmarkt was een ratjetoe, het was allemaal erg solistisch. Iedereen wist wel dat er een RAI was, en De Doelen, en een MECC, maar samenwerking was er niet. De grote congresorganisatoren vingen elkaar naar hartelust vliegen af. Logisch in het zakenleven, maar als je het over grote congressen hebt, zorg dan eerst dat die naar Nederland komen. Wie ze dan precies organiseert is van secundair belang; daarover kun je altijd nog over straat gaan rollen. Maar dan valt er in ieder geval iets te verdelen.’
Netwerken
Zo geformuleerd lijkt het of het VNC hetzelfde wil als het Nederlands Congres Bureau; het NCB heeft immers als missie het naar Nederland halen van grote internationale congressen. Hoe verhouden VNC en NCB zich tot elkaar? De Jong: ’Het VNC steunt het NCB van harte. Ik denk ook dat het een goede, professionele club is. Het NCB is vooral in het buitenland actief. Het is een bedrijf; wij zijn een vereniging. De VNC is voor kennisoverdracht en voor het netwerken binnen de Nederlandse markt. Bovendien richt de VNC zich ook op de kleinere "corporate meetings" in eigen land. Het NCB laat die links liggen, terwijl het toch een belangrijk stukje van de markt is. Wij organiseren bijvoorbeeld bijeenkomsten waarbij hotels en congresbureaus de "travelmanagers" uit het Nederlandse bedrijfsleven ontmoeten, en we verzorgen cursussen conferentiemanagement.’
Volgens De Jong is het belangrijk dat hotels zich gezamenlijk aan het bedrijfsleven presenteren: ’Er schort nogal wat aan de manier waarop de hotellerie de congreswereld benadert, vooral doordat men gewend is als individueel hotel naar een individuele klant te kijken. De benadering van de congresbranche is te versnipperd. De hotellerie zou gezamenlijk moeten optreden. Het NCB doet dat voor de buitenlandse markt, maar ook binnen Nederland zou dat moeten.’
Gezamenlijk optreden wordt, volgens De Jong, voor de meeste hôteliers pas belangrijk bij congressen die zo groot zijn dat een hotel het niet in zijn eentje afkan. ’Het gebeurt nog veel te vaak dat congresgangers veertig kilometer van het congres in een hotel van de eigen keten worden ondergebracht en niet bij de buurman. Dan kom je als congresganger die naar de RAI moet, en dus in Amsterdam wil zijn, in het Novotel in Den Haag terecht. Gelukkig zijn er regionale congresbureaus die dat inzien en de hotels daarop attenderen. In de grote stedelijke gebieden wordt gelukkig met congresmappen gewerkt waarbij de hotellerie zich als één geheel presenteert. Als je alleen maar op het belang van je eigen keten let, kun je een congres aan je neus voorbij zien gaan; dan komt het misschien niet eens naar Nederland.’
Ook de prijspolitiek van hotels blijft volgens De Jong een heikel onderwerp: ’Je blijft gedonder houden met de prijzen. Als een klant op het laatste moment komt met zijn verzoek, dan kun je het volle pond binnenhalen en het is begrijpelijk dat dat gebeurt. Maar je hebt er ook die de prijs juist wat verlagen in de hoop in de toekomst diezelfde klant nog eens te krijgen. Er is geen eenduidigheid. Ik zou bijna zeggen: laat viersterrenhotels een vast bedrag vragen en laat vijfsterrenhotels eveneens een vast bedrag vragen, maar dat blijft waarschijnlijk een utopie. Rondom de Gay Games is bijvoorbeeld geprobeerd alle Amsterdamse hotels op één prijsniveau te krijgen, maar dat is uiteindelijk toch weer mislukt. Het Amstel hotel vindt zichzelf namelijk geen vijfsterrenhotel, maar "vijfsterren plus". Dan zegt L’Europe onmiddellijk: wij ook, hoor!'
Onbegrijpelijk
De Jong heeft in het verleden het verschil tussen VNC en NCB erg vaak moeten uitleggen en kijkt dan ook niet op van de suggestie dat het best logisch zou zijn als NCB en VNC zouden samengaan: ’Daar hebben we natuurlijk wel over gesproken, maar tot nog toe is het niet echt van de grond gekomen. Het secretariaat van de VNC is nu wel ondergebracht bij het NCB in Amsterdam. Dat werkt prima en het is misschien een stap in de richting van integratie. We weten elkaar in ieder geval gemakkelijk te vinden.’
Het VNC praat overigens met meer partijen. De Jong: ’We zijn op het moment in gesprek met collega-brancheorganisaties als de Direct Marketing en Selling Associatie DMSA en de vereniging van evenementenbureaus Vecta. Daar hebben we raakvlakken mee. We bekijken of het wenselijk is om in een federatief verband verder te gaan.’
De Jong is op voorhand minder enthousiast over de komst van een nieuwe partij op de belangenbehartigingsmarkt van de congreswereld: de werkgroep vergader- en conferentiebedrijven die Koninklijk Horeca Nederland dit voorjaar heeft ingesteld. 'Dat komt vooral doordat er totaal geen overleg is geweest,' zegt hij. ’Ik moest het via de pers vernemen. Zij hebben nog steeds geen contact met ons opgenomen. Onbegrijpelijk. Ik denk dat ik zelf maar eens ga bellen voor opheldering.’
Koninklijk Horeca Nederland meldde in haar persbericht dat in de werkgroep alleen hotels en vergader- en congreslocaties vertegenwoordigd zijn, terwijl het VNC een breder ledenbestand heeft. KHN verwacht synergie tussen de werkgroep en de VNC. De Jong: ’Als ik dat lees wordt ik een beetje boos. Het merendeel van onze leden heeft ook vergader- en congresaccomodaties. Ik vind het een beetje Holland op zijn smalst. Laten we minimaal met elkaar om de tafel gaan zitten. Voor mijn part komt één van die leden bij mij in het bestuur zitten, of gaat alles gewoon als één club verder. Om nou weer een nieuwe zuil in te stellen ... De hotellerie begrijpt dit volgens mij ook niet. De behoefte aan die werkgroep komt volgens mij meer vanuit Koninklijk Horeca Nederland dan vanuit de leden. Maar goed, ik ga het gesprek wel aan.’
Overigens zou De Jong hotels zonder eigen vergader- of congresaccomodatie best verwelkomen als VNC-lid. ’Het zijn toeleveranciers voor congressen, dus waarom niet? De VNC kan nog wel wat krachtiger, zeker om Nederland als congresland neer te zetten.’
Erkenning
De grootste trots van de VNC is de Erkenningsregeling voor hotels met congresfaciliteiten en congrescentra. Hij is ingesteld in 1991, in samenwerking met het ministerie van Economische Zaken en ondergebracht in een aparte stichting in Rotterdam. ’Anders zou je een verstrengeling van belangen kunnen krijgen,’ aldus De Jong. ’Je kunt scheve gezichten krijgen en de verdenking van vriendjespolitiek op je laden als je - als voorzitter van de VNC - een vinger in de pap hebt bij het geven van erkenningen. Dus hebben we gezegd: geen gezeur; eerlijk spel; apart onderbrengen.’ (De Jong is wel bestuurslid van die stichting.)
De stichting werkt met bedrijfsbezoeken; dan wordt een lijst met 140 punten afgelopen. Daarbij wordt vooral scherp gelet op de zaalinrichting. Na de erkenning volgt een extra controle via een 'mystery guest'. Er zijn nu 72 erkende congresbedrijven; een tiental is afgewezen. Volgens De Jong kan de erkenningsregeling nog wat krachtiger in de markt worden gezet: 'Ik hoor wel dat congresorganisatoren er inmiddels op letten of een bedrijf de erkenning heeft of niet. Dat is op zich positief. En alle grote jongens hebben de erkenning al vanaf de eerste dag. Er zijn echter nog vrij veel kleinere bedrijven die kwalitiatief prima zijn, maar niet vragen om de erkenning. Daar moet ik actiever achteraan gaan zitten. Iedere accommodatie die VNC-lid is, zou erkend moeten zijn.’
Het is hoogconjunctuur, dus je mag aannemen dat het met de congresbranche goed gaat. ’Het kan niet op,' beaamt De Jong. ’Wel zie je dat de duur van congressen wat afneemt. Drie, vier dagen is tegenwoordig normaal. Je ziet ook dat er de laatste twee, drie jaar steeds meer 'last minute' boekingen komen voor grote bijeenkomsten van tussen de vijfhonderd en vijftienhonderd man. Dat betekent dus dat de doorlooptijden korter zijn; dat het minder gemakkelijk wordt om te plannen; dat je meer moet doen om pieken op te kunnen vangen. Door die korte termijn aanvragen kunnen dingen soms geen doorgang vinden. Anderzijds betekent het dat partijen vaker bij elkaar gaan zitten om te kijken of ze het samen voor elkaar kunnen krijgen. Dat vergt inventiviteit en creativiteit, en je ziet gelukkig wel nieuwe dingen gebeuren.’
Hij geeft een voorbeeld: ’Er wordt meer werk gemaakt van goed wervend materiaal om op korte termijn klanten binnen te halen. Dat ligt nu kant en klaar in de la. Vroeger bestond een congresmap voor het overgrote merendeel uit droge feiten en grafieken. Tegenwoordig wordt goed materiaal ook vaak gezamenlijk gemaakt; door de steden en via het NCB.’
Maar de concurrentie wordt steeds groter. Steeds meer Europese en Amerikaanse bedrijven organiseren bijeenkomsten in Azië. Het spirituele van dat werelddeel trekt, en natuurlijk speelt ook het reisplezier een rol. Professionele congresorganisatoren wijden in hun offertes steeds vaker een aparte paragraaf aan het sociale element. Vijftien jaar geleden ging het alleen om het congres zelf. Toch blijft Nederland aantrekkelijk als congresland, vindt De Jong. ’De Nederlander heeft een internationaal blikveld; hij spreekt zijn talen en ontvangt de buitenlander meestal met open armen.’
Auteur: Paul Bataille
HM30JAAR HM301998
