Joost Callaars, eigenaar en oprichter van het Event Management Platform Yellenge, zag in aanloop naar de coronacrisis de event- en congreswereld al veranderen. Nu vindt hij dat hotels meer kunnen doen dan alleen vierkante meters aanbieden. “Als hotelorganisatie is het waardevol om ook buiten de eigen hotelmuren te denken.”
Nu de hotelbranche weer volledig vrij mag draaien en de aanvragen voor congressen en evenementen weer binnenkomen, is het voor de hotellerie van belang om die evenementen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Voor nu, maar ook zeker voor in de (nabije) toekomst. Ieder evenement is een marketing moment voor het hotel; voor de bezoekers, de eventuele organisatie en de sprekers.
Toen Joost Callaars in 2008 zijn platform Yellenge lanceerde, deed hij dat uit een gevoel van gemiste kansen binnen de evenementenbranche. Voornamelijk het gemis in interactie tussen spreker en publiek was hem een doorn in het oog. “Interactie zorgt ervoor dat de ‘ontvangers’ zich veel meer onderdeel gaan voelen van het event. Dat aspect is inmiddels goed geïntegreerd in de wereld van congressen en events, maar het kan altijd beter. Tijdens het traject van het organiseren van een event wordt er vaak geroepen dat ‘er iets met interactie’ moet worden gedaan. Dan wordt interactie alleen maar geïntegreerd omdat er interactie moet zijn. Het is van groot belang hoe je dat vorm en inhoud geeft.”
Dat begint volgens Callaars bijvoorbeeld al op het moment dat de uitnodigingen worden verstuurd naar de (potentiële) doelgroep. Hij noemt het een marketingmoment. “Want wat je op dat moment al kan doen is de interactie opzetten. Vraag in de mail over welke (sub)onderwerpen de doelgroep geïnformeerd wil worden. Wat je vaak ziet is dat het volledige programma van een congres al dichtgetimmerd is voordat de doelgroep überhaupt wordt uitgenodigd. Door de doelgroep een deel van het programma te laten samenstellen zijn ze onderdeel van het programma.”
Veranderingen
In de vijftien jaar dat zijn bedrijf bestaat is de evenementenbranche behoorlijk ontwikkeld. Al voor het uitbreken van de coronacrisis zag Callaars de congres- en evenementenbranche veranderen. Het hybridemodel had zich al lang en breed genesteld. Het is geen fenomeen dat werd gekatapulteerd door de uitbraak van de pandemie. “Niet iedereen heeft zin om voor één of twee dagen vanuit de Verenigde Staten naar Amsterdam te reizen voor een congres, ook niet vóór de crisis. Maar voor diezelfde persoon is de key-note of een andere sessie wel interessant. Wij hebben het hybridemodel vrij snel in ons platform geïntegreerd door plenair alles te kunnen streamen. Daarmee lever je een dienst aan mensen die wel geïnteresseerd zijn in de diensten van jouw evenement maar niet bereid zijn de kilometers te maken om fysiek aanwezig te zijn. Daarbovenop kan het zorgen voor extra omzet. Bij een betaald congres kun je delen van het congres voor een gereduceerd tarief aanbieden aan degenen die het event vanuit huis willen volgen.” In de klantenkring van Yellenge bewegen zich grote overheidsinstellingen en corporate klanten die bij de uitbraak van de pandemie alles op slot gooiden. Zonde, vindt Callaars. Hij zag dat voornamelijk de kleinere events en congressen stappen maakten en mogelijkheden aangrepen die tijdens de perioden van gedeeltelijke lockdowns wél konden. “De eerste drie maanden was er heel erg weinig. Dat kwam voornamelijk omdat men dacht dat in september alles weer mocht. Dat liep anders. Toen de evenementenbranche er na de zomervakantie achter kwam dat de coronacrisis nog wel even zou duren, is men toch gaan experimenteren met hybride en volledig digitaal. Dat is goed bevallen.”
Markt van de toekomst
Met containerbegrippen als ‘het nieuwe normaal’ heeft Callaars niet zoveel. Hij kijkt pragmatisch naar de toekomst van de markt en ziet daarin een aantal ontwikkelingen. “Wat veel softwareontwikkelaars zijn gaan doen is een fysiek event in een digitale omgeving gieten, waarin je bijvoorbeeld als bezoeker in een virtuele wereld rondloopt en gesprekken kan aangaan en volgen. Hartstikke tof, maar wij merken dat onze doelgroep geen behoefte heeft om als virtueel poppetje (ook wel Avatar genoemd, red.) in een virtuele omgeving rond te lopen.” Met de focus op inhoudelijk sterke congressen en events voorziet de eigenaar van Yellenge voor zijn doelgroep geen oplossing in het omtoveren van een fysiek event naar een volledig digitaal event. “Je mist de laag van fysieke communicatie, zowel verbaal als non-verbaal. Als ik ergens fysiek ben en ik zie een groepje mensen praten, kan ik aan de houding van die mensen en de onderwerpen waarover zij praten bepalen of ik mij kan mengen in het gesprek. Tijdens een virtueel event zie je poppetjes staan, maar voel je niet aan of je deel kan gaan uitmaken van het gesprek. Inhoudelijk congressen zijn juist zeer goed online te organiseren, maar leg de focus dan op kennisoverdracht in plaats van op het nabootsen van netwerken.”
Los van de interactie tussen sprekers en bezoekers is het volgens Callaars ook van groot belang dat de eventmanager of de hotelier in contact staat met problemen die buiten de hotelmuren plaatsvinden. “Een event of congres organiseren is meer dan het verhuren van vierkante meters.” Waar de Nijmegenaar op doelt is het meedenken over onder andere de logistiek buiten de hotelmuren en daar kan een stuk software de oplossing zijn. “Ik noem als voorbeeld het huisartsencongres in het World Forum in Den Haag. Daar komen 2500 mensen op af. Dat kan de stad en de omgeving qua logistiek moeilijk aan als iedereen op hetzelfde tijdstip bij de parkeergarage en bij de check-in balie aankomt. We hebben een module ingebouwd waarin we iedereen persoonlijk een tijdslot meegeven. Daar gaat niet iedereen zich aan houden, maar dan krijg je ter plaatse geen verkeersinfarct voordat het event plaatsvindt.”
Dat software het organiseren van een event gemakkelijker maakt is bekend. Maar ook tijdens calamiteiten kan juist software zorgen voor het soepel laten verlopen van alle processen. “Een kettingbotsing op de A12 zorgde ervoor dat een halfuur voordat het event zou starten er nog maar 150 van de 600 deelnemers binnen waren. Paniek bij de eventmanager. Wij hebben een module ingebouwd die heet: ‘are you delayed?’. Iedereen die er al is, is ingecheckt dus daarvan zijn we op de hoogte. Iedereen die er niet is krijgt een melding op zijn of haar smartphone waar je vrij eenvoudig kunt aangeven dat je vertraagd bent en hoe laat je verwacht er te zijn. Op basis daarvan krijg je realtime data en kan je als eventmanager besluiten om een halfuur later beginnen omdat je weet hoe laat iedereen er ongeveer is.”
Over Yellenge
Yellenge, door Joost Callaars opgericht in 2008, is een premium Event Management Platform geheel van Nederlandse bodem. Met Yellenge wordt het organiseren van een event, hoe complex ook, eenvoudiger en wordt de bezoeker van het event een betrokken deelnemer. Geen monoloog maar een dialoog. Yellenge is een complete alles-in-één oplossing voor elke type fysiek, hybride of online event: van eventwebsite, registratie met ticketverkoop tot check in met live badge printing on demand. Van het stellen van vragen, het beantwoorden van stellingen, netwerken tot en met social media, photowall en evaluatie. Yellenge is een premium product, meertalig en compleet.
yellenge.nl
024 848 5135
