Het budget voor zakelijke evenementen is gemiddeld met tien procent gedaald. Dit is allereerst te danken aan de economische recessie, maar ook aan de manier van informatie overbrengen. De MICE-markt moet persoonlijker worden. Het ‘one size fits all’ is niet meer van deze tijd.
We hebben nogal wat te slikken gehad – crisis, Mexicaanse griep – en waar we nu vooral behoefte aan hebben is persoonlijk, doordacht en relevant één-op-ééncontact. In de MICE-markt zie je deze tendens terug, maar tegelijkertijd zijn de digitale netwerken niet meer weg te denken. We hebben het hier over de immense populariteit van sociale online netwerken, als LinkedIn en Facebook.
Directeur of schoonmaker, 'iedereen' heeft een profiel dat gebruikt wordt om het zakelijke netwerk uit te breiden. Maar internetcontacten sluiten persoonlijk contact zeker niet uit. Relaties daadwerkelijk onderhouden, wordt nauwelijks via de digitale weg gedaan. Kennis en informatie moeten op een persoonlijke manier worden overgebracht.
Aandacht voor het individu
En wat is er dan van belang bij het plannen van een evenement? De prijs, locatie en de grootte van de ruimte zijn traditionele speerpunten. Maar meer dan ooit overschaduwt klantenservice - weer dat persoonlijk contact - tegenwoordig al het voorgaande. Het zit hem in de gastvrijheid, maar ook in de beleving van de locatie. Hoe is de sfeer? Het interieur? Zijn er nog bijzondere extra’s in de vorm van f&b of attenties? Organisatoren zoeken naar de 'gevoelige snaar' van hun bezoekers. Daarom wordt de beslissing voor een bepaalde locatie nu meer dan voorheen gemaakt op basis van emotie en persoonlijke belevenissen. Dit zorgt ervoor dat het evenement uniek en persoonlijk wordt. Zo sluit het beter aan bij de wensen van de klant én de informatieoverdracht is effectiever.
Nederland doet het goed als destinatie voor internationale congressen. In 2007 vonden in ons land, volgens het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC), 1.350 internationale congressen en bijeenkomsten plaats, met een gemiddelde duur van 3,7 dagen en 264 deelnemers per congres of bijeenkomst. Een derde van het aantal buitenlandse bezoekers komt naar Nederland om een zakelijke reden. Je kunt dus wel zeggen dat deze zakelijke groep een positieve bijdrage levert aan de economie. Een zakelijke reiziger geeft namelijk per dag twee keer zoveel uit dan een toeristische bezoeker. Per jaar vertegenwoordigt de groep zakelijke reizigers een waarde van maar liefst bijna 1,4 miljard euro.
Congresgangers zijn duidelijk een bron van inkomsten die je binnen wilt halen en houden. En dat gebeurt met succes. Nederland is in de International Congress and Convention Association ranglijst opgeklommen van de elfde naar de tiende plaats (als populaire congresdestinatie; zie de tabel). In 2008 werden maar liefst 227 congressen in Nederland georganiseerd. Dat is minstens om de dag een congres. In 2007 kwam het totaal op 195 congressen; dat is een stijging van 16 procent. Die stijging is de danken aan de geïntensiveerde marktbewerking om internationale congressen naar ons land te halen. Om de concurrentie het hoofd te blijven bieden is en blijft gerichte marktbewerking essentieel. Het bieden van toegevoegde waarde is volgens het NBTC een absolute voorwaarde.
Bamboe en kunst
Wat verstaan we onder toegevoegde waarde? Een trend die we meer en meer zien in de MICE-branche – en waar eigenlijk niet? – is duurzaam ondernemen. Maatschappelijk en milieuvriendelijk organiseren wordt ook hier steeds vaker een visitekaartje. Ivo Lammers, salesmanager bij Parthen (zie 'De Overstap') noemt MVO in de meetingbranche een leuke binnenkomer die zeer gewaardeerd wordt. Milieubewustzijn komt bijvoorbeeld terug in de congresbenodigdheden; denk hierbij aan een badge van FSC-papier of een lanyard van bamboe.
Naast MVO is software ook een onderwerp van gesprek als het gaat om conferenties en vergaderingen. Hotelpersoneel raakt steeds vertrouwder met software en gaat opzoek naar nieuwe gadgets. Zo biedt het Mövenpick Hotel Amsterdam City Centre haar gasten al de mogelijkheid tot gratis vergaderen via het internet aan. Videoconferencing is niet nieuw, maar maakt een grote stap voorwaarts met een nieuw systeem van Panasonic, welke het mogelijk maakt om HD-kwaliteit displays te gebruiken tijdens de communicatie. Slechte beeldkwaliteit tijdens vergaderingen of meetings via het web zijn hiermee verleden tijd. In Japan komt dit nieuwe systeem in oktober van dit jaar al op de markt. De verschijningsdatum in Europa is nog niet bekend; evenmin hoeveel het gaat kosten.
Videoconferencing past helemaal in de trend van ontmoeten en tegelijkertijd innoveren. Best Western Hotel Haarhuis zoekt het ook in de combinatie. Zij bieden het ‘cultureel inspirerend vergaderarrangement’ aan. Na een ochtend vergaderen in het hotel, wordt er in de pauze een wandeling gemaakt naar het Museum voor Moderne Kunst Arnhem waar de gasten kunnen lunchen in het Museumcafé. Daarna volgt een rondleiding door het museum, zodat de gasten weer helemaal artistiek geïnspireerd hun bijeenkomst kunnen uitzitten, eenmaal terug in het hotel.
Als we allemaal creatief en persoonlijk omgaan met het overbrengen van informatie, zal Nederland volgend jaar beslist opnieuw gestegen zijn op de wereldranglijst voor congresdestinaties.
HM302009
