Het outsourcen van taken die niet de kern van een hoteloperatie raken, kan hoteliers flinke voordelen opleveren op het gebied van kostenbesparing en efficiëntie. Bert Smit, hoofddocent en researcher Hotel Management aan de Breda University of Applied Sciences, signaleert een aantal duidelijke pluspunten, maar stipt ook nadelen aan. Daarnaast neemt hij enkele trends waar die in de toekomst van invloed kunnen zijn op de manier waarop hotels aan outsourcing doen.
“Outsourcen heeft een aantal voordelen. Je besteedt een deel van je activiteiten uit aan een ander en die partij moet zorgen dat de processen worden uitgevoerd volgens de afspraken die je maakt. Dat zorgt er onder andere voor dat de overhead lager wordt, want een deel van het regelen en trainen van mensen wordt door iemand anders gedaan”, legt Smit uit. “Vaak zijn die organisaties erin gespecialiseerd en kunnen zij dit effectiever en efficiënter uitvoeren, want als hotelier kan je niet op elk vlak deskundig zijn. Ook spreid je de risico’s en verantwoordelijkheden, al blijf je als hotelondernemer natuurlijk verantwoordelijk voor alles wat je gasten aangaat en wat er in het gebouw gebeurt. Of outsourcing financieel rendabel is, hangt af van verschillende factoren. Je eigen financiële positie bijvoorbeeld, hoeveel zekerheid je in wilt bouwen. Maar ook wat voor type ondernemer je bent en de waarde die je hecht aan bepaalde processen, of je zaken als F&B of housekeeping in eigen hand wilt houden. Je geografische plek in relatie tot de arbeidsmarkt is eveneens een belangrijk onderdeel. Het kunnen aangaan van zo’n contract vergt bovendien bepaalde kennis, je moet wel weten wat je doet wanneer je iets gaat outsourcen of een tender uitschrijft.”
Dit artikel is onderdeel van de White paper: Dossier Outsourcing.
Smit noemt met name onderhoud, sales (door middel van OTA’s) en ICT als onderdelen die geschikt zijn om te outsourcen. Hoteliers doen erin het geval van outsourcing goed aan om zicht te houden op de processen die zij bij een andere partij neerleggen: “Het risico is natuurlijk dat bepaalde dingen niet gaan zoals je hoopt of hebt afgesproken, terwijl je wel bepaalde kwaliteit wilt bieden aan je gasten. Wat je ook ziet is outsourcing met open boekhouding, zodat duidelijk is: ‘Wil je dit extra? Dan kost het ook zoveel extra.’ Er is dan geen vast bedrag afgesproken. Wanneer er met gesloten contracten wordt gewerkt, gaat de supplier vaak zo goedkoop voor zichzelf werken en dat is niet altijd het beste voor jouw gasten of staff. De samenwerking moet zo open mogelijk zijn. Als dat niet het geval is, is het vaak geen duurzaam partnership. Dan is het meestal voor een jaar of vier, waarbij een supplier initieel iets goedkoops aanbiedt en later geen aandacht meer voor je heeft en doortrekt naar de volgende plek waar een goedkoop tarief neergelegd kan worden.”
Kwaliteitscontrole
Om kwaliteit en een goede samenwerking te garanderen, denkt Smit wel dat er een professionaliseringsslag gaande is in de hotellerie. Het aanstellen van een contractmanager is bijvoorbeeld steeds gebruikelijker: “Dat kennen we al uit andere vakgebieden, er ontstaat meer regie vanuit de eigen organisatie over uitbestede processen. Daaraan gekoppeld wordt kwaliteitscontrole soms ook geoutsourcet aan weer een derde partij. Dan ontstaat er een driemanschap tussen opdrachtgever, supplier en een onafhankelijke, objectieve kwaliteitscontroleur. Dat is al heel lang de standaard bij bijvoorbeeld facilitaire dienstverleners bij grote real estate kantoren en ziekenhuizen. De hotellerie begint ook die kant op te bewegen en dat is heel gezond. Voor relatief kleinere ondernemers is dit ook makkelijker, omdat je anders overal deskundig in moet zijn, en je die kwaliteitscontrole dus deels uitbesteedt.”
Smit observeert nog een trend waarbij kleinere hotelondernemers of -ketens kunnen profiteren van outsourcing. Hij merkt dat er samenwerkingen op het gebied van inkoop ontstaan die tot partnerschappen bij andere processen kunnen leiden: “Dat levert schaalvoordelen op zonder dat deze bedrijven afhankelijk van elkaar worden of elkaar overnemen. Op die manier ontstaat een nieuwe vorm van outsourcing. Zeker als je dicht bij elkaar zit is het best logisch om samen te zoeken naar een housekeepingpartner, dat is voor die partner ook interessanter want hij kan dan in meer kamers die dicht bij elkaar liggen aan de slag. Dat is makkelijker te organiseren dan wanneer men geografisch op verschillende plekken moet opereren. Die gezamenlijke inkoop zie je ook met F&B en het kan ook met diensten als ICT en onderhoud.”
Dit artikel is onderdeel van de White paper: Dossier Outsourcing.
Blijf op de hoogte!
Twee keer per week het actuele en relevante hotelnieuws in je mailbox? Schrijf je hier in voor onze digitale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
