Tijdens, en vooral na, de pandemie dachten veel mensen dat fysieke bijeenkomsten en evenementen passé waren. Hybride en zelfs volledig digitale events leken de toekomst te hebben. Maar niets is (gelukkig!) minder waar: live evenementen maken een ongekende comeback. Mensen willen elkaar in de ogen kijken, en hotels en eventlocaties spelen hier goed op in.
Toch is de wereld niet meer hetzelfde als voorheen. De verwachtingen van klanten zijn veranderd, de flexibiliteitseisen zijn toegenomen en technologische innovaties hebben een nieuwe standaard gezet. Deze nieuwe standaard vereist dat reserveringssystemen voor zalen, groepen en evenementen steeds slimmer worden. De tijd van Excelsheets en handmatige offertes is definitief voorbij!
Van standaard boekingstool naar strategische technologie
Waar een reserveringssysteem voor groepen en evenementen vroeger vooral diende om beschikbaarheid bij te houden, zou het vandaag een integraal onderdeel van de commerciële strategie moet zijn. Moderne systemen bieden een reeks geavanceerde functionaliteiten die de efficiëntie verhoogt en de klantervaring verbetert:
Realtime beschikbaarheid & dynamic pricing
Hotels en conferentiecentra implementeren systemen die in realtime de beschikbaarheid van zalen (en uiteraard kamers!) tonen en prijzen automatisch aanpassen op basis van vraag en bezetting. Net zoals bij hotelkamers kan een flexibele prijsstrategie bijdragen aan een betere bezettingsgraad en omzetoptimalisatie.
Geautomatiseerde offertes & contracten
Snelle respons is key. Nieuwe reserveringssystemen stellen eventplanners in staat om binnen enkele minuten gedetailleerde offertes te ontvangen, inclusief upsell-opties zoals catering, av-apparatuur en breakout rooms. Contracten en betalingen kunnen bovendien direct digitaal worden afgehandeld.
Naadloze integratie met PMS, RMS en CRM
De kracht van moderne software zit in de connectiviteit. Reserveringssystemen moeten integreren met Property Management Systems (PMS), Revenue Management Systems (RMS) en Customer Relationship Management (CRM)-systemen. Deze integraties zorgen voor een geoptimaliseerde workflow van reserveringsaanvraag tot een factuur die klopt! Uiteraard geeft dit ook inzicht en waardevolle data over klantgedrag
Data-driven besluitvorming
Door geavanceerde rapportages kunnen hotels trends en piekperiodes analyseren en hierop inspelen met beter gerichte marketingcampagnes. Ook het benaderen van bestaande klanten wordt eenvoudiger dankzij slimme inzichten uit historische boekingen.
Selfservice & AI: de nieuwe standaard in eventplanning
Selfservice platforms en AI-gestuurde oplossingen veranderen de manier waarop groeps- en eventreserveringen worden gedaan. Klanten verwachten snelheid en gemak, terwijl hotels hun processen willen optimaliseren. De combinatie van AI en selfservice technologie maakt beide mogelijk.
Selfservice: klanten regelen het zelf
Hotels en eventlocaties implementeren steeds vaker online portals waarmee klanten zelfstandig hun reservering kunnen beheren. De voordelen hiervan zijn legio:
Directe beschikbaarheid en prijsweergave
Klanten hoeven geen offertes meer aan te vragen, maar zien in realtime welke zalen beschikbaar zijn en wat hiervan de kosten zijn. Dit versnelt het beslissingsproces en verhoogt de conversieratio.
Aanpasbare eventpakketten
In plaats van standaardopties kunnen planners zelf hun evenement samenstellen door catering, audiovisuele middelen en zaalopstellingen toe te voegen. Dit verhoogt niet alleen de klanttevredenheid, maar zorgt er ook voor dat hotels extra omzet genereren door upselling!
Snelle offertes en directe betalingen
Selfservice platforms genereren automatisch offertes, sturen digitale contracten en bieden directe betaalopties. Dit voorkomt lange doorlooptijden en minimaliseert het risico op no-shows.
AI: slimmer boeken, beter inspelen op behoeften
AI-algoritmes voegen een extra laag intelligentie toe aan reserveringssystemen:
Gepersonaliseerde aanbevelingen
Op basis van eerdere boekingen en voorkeuren kan AI aan klanten suggesties doen voor arrangementen, cateringopties of extra services. Dit verhoogt de kans op een succesvolle conversie en een betere klantbeleving.
Chatbots en virtuele assistenten
AI-gestuurde chatbots begeleiden klanten door het boekingsproces, beantwoorden vragen over zaalopstellingen en prijzen en kunnen zelfs offertes aanpassen of boekingen wijzigen. Dit verlaagt de druk op salesmedewerkers en versnelt de service.
Automatische prijsoptimalisatie
AI analyseert vraagpatronen en past tarieven dynamisch aan. Hierdoor kunnen hotels hun bezettingsgraad optimaliseren en seizoensgebonden trends beter benutten.
Voorspellende analyses voor betere strategieën
AI helpt hotels anticiperen op piekmomenten door trends te analyseren uit eerdere boekingen. Bijvoorbeeld: als een bepaald type zakelijke bijeenkomst elk jaar in september populair is, kan het hotel hierop inspelen met vroegboekaanbiedingen en gerichte marketingcampagnes!
De toekomst: een seamless event journey
De digitale transformatie van groeps- en evenementenreserveringen is in volle gang. Hotels die investeren in slimme, geïntegreerde technologieën profiteren niet alleen van efficiëntere processen, maar ook van een sterkere concurrentiepositie. De trend richting selfservice, data-analyse en integratie met andere operationele systemen zet zich onverminderd voort.
Wat ooit een bijzaak was, wordt nu een strategisch wapen: het juiste reserveringssysteem kan het verschil maken tussen een event dat vlekkeloos verloopt en een gemiste kans. Hotels en eventlocaties die deze ontwikkeling omarmen, kunnen zich niet alleen onderscheiden, maar ook slimmer en winstgevender opereren in een markt waar fysieke ontmoetingen weer de maat zijn!
Patrick van der Wardt houdt zich als ‘The Hotel IT Guy’ bezig met technologiestrategieën voor hotels. Voor Hospitality Management schrijft hij de Hotel Tech Update.
Blijf op de hoogte!
Twee keer per week het actuele en relevante hotelnieuws in uw mailbox? Registreer hier voor onze gratis digitale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
